郭團(tuán)衛(wèi)

（華能沁北電廠 河南 濟(jì)源 454662）

企業(yè)檔案管理中影響企業(yè)記憶的因素及對(duì)策

郭團(tuán)衛(wèi)

（華能沁北電廠 河南 濟(jì)源 454662）

本文分析了企業(yè)檔案工作與企業(yè)記憶之間的關(guān)系，指出了企業(yè)檔案管理中存在的影響企業(yè)記憶的因素，并提出改進(jìn)企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)企業(yè)記憶長(zhǎng)期保存的對(duì)策。

企業(yè)；檔案記憶；因素；對(duì)策

企業(yè)檔案是在企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄，是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)記憶是企業(yè)在管理和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成并能為全體職工普遍接受和共同遵循的理想信念、價(jià)值觀念和行為規(guī)則。企業(yè)檔案工作與企業(yè)記憶建設(shè)都是企業(yè)基礎(chǔ)管理的一部分，分屬不同的管理范疇，但二者相輔相成，互相依托。隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得持續(xù)性發(fā)展，必須高度重視企業(yè)檔案工作及企業(yè)記憶建設(shè)。

1.企業(yè)檔案工作與企業(yè)記憶之間的關(guān)系

企業(yè)檔案以具體的物質(zhì)形態(tài)而存在，是對(duì)企業(yè)記憶零散的表層反映，企業(yè)記憶是從客觀真實(shí)地記載企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的企業(yè)檔案中，經(jīng)過(guò)加工、提煉、升華的內(nèi)在現(xiàn)象。從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，企業(yè)記憶和企業(yè)檔案有同一層含義，二者缺一不可，有著密不可分的關(guān)系。

1.1 企業(yè)檔案工作是對(duì)企業(yè)記憶的傳承、證實(shí)、弘揚(yáng)和展示

企業(yè)檔案是企業(yè)在其生產(chǎn)、經(jīng)驗(yàn)等實(shí)踐過(guò)程中直接產(chǎn)生的本源性記憶的第一手材料，是真實(shí)的、連續(xù)的、廣泛的企業(yè)記憶本身，因此，檔案視為企業(yè)記憶的一種形態(tài)，它即在企業(yè)記憶之中，又作為企業(yè)記憶的一部分。通過(guò)檔案工作，人們可以跨越時(shí)空的界限將企業(yè)記憶保存起來(lái)，延伸并傳遞信息。檔案是最原始的、真實(shí)的歷史實(shí)踐活動(dòng)的記憶，可以作為證據(jù)，證實(shí)企業(yè)發(fā)展歷史上曾經(jīng)發(fā)生過(guò)的事件。通過(guò)檔案編研工作我們可以有意識(shí)地、選擇性地強(qiáng)化記憶，塑造記憶，從而對(duì)企業(yè)的光輝歷程和豐功業(yè)績(jī)進(jìn)行弘揚(yáng)和展示。

1.2 企業(yè)記憶是企業(yè)檔案存在的根本

企業(yè)之所以要建立自身的檔案，直接原因是源于檔案本身的價(jià)值——記錄和承載信息。檔案是一個(gè)企業(yè)核心經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基墊，是后人參考和學(xué)習(xí)的寶貴經(jīng)驗(yàn)。每個(gè)企業(yè)檔案的建立都是以企業(yè)主流意識(shí)和需求為導(dǎo)向，通過(guò)記載、展現(xiàn)相關(guān)的企業(yè)檔案信息，繼而形成了符合企業(yè)具有時(shí)代特征的主流意識(shí)形態(tài)、占主導(dǎo)地位的企業(yè)記憶和記憶集合，從而起到對(duì)企業(yè)員工思維和意識(shí)的導(dǎo)向作用，鞏固并深化既有的企業(yè)秩序和企業(yè)文化，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了有力的非物質(zhì)保障。企業(yè)記憶的保護(hù)是企業(yè)建立檔案的根本原因，需要保存企業(yè)記憶的內(nèi)在要求催生了企業(yè)檔案工作的出現(xiàn)和建立。一個(gè)企業(yè)從產(chǎn)生到發(fā)展，必定會(huì)形成許多種類的檔案文件，這些檔案文件的產(chǎn)生證明了企業(yè)從無(wú)到有的一步一步發(fā)展，當(dāng)這個(gè)企業(yè)的發(fā)展完善到一定程度的時(shí)候，企業(yè)管理者們逐漸意識(shí)到企業(yè)記憶是需要被企業(yè)整合保存并掌握的，以便于運(yùn)用在指導(dǎo)下一次的企業(yè)管理發(fā)展中，把對(duì)企業(yè)記憶的保存提升到管理的戰(zhàn)略高度，更強(qiáng)調(diào)了企業(yè)記憶在企業(yè)發(fā)展中的重要性。

2.企業(yè)檔案管理存在的影響企業(yè)記憶長(zhǎng)期保存的因素

2.1 檔案意識(shí)淡薄，對(duì)企業(yè)記憶的構(gòu)建進(jìn)程構(gòu)成了最大障礙

由于宣傳和經(jīng)驗(yàn)等方面的原因，無(wú)論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還是一般員工，大多對(duì)企業(yè)檔案管理仍停留在“企業(yè)文件資料的收集、保存與查閱”的認(rèn)知層次上，檔案意識(shí)普遍比較淡薄，遠(yuǎn)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案在凝固企業(yè)記憶、塑造企業(yè)文化、提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力方面的基礎(chǔ)性作用。即便是一些企業(yè)檔案工作人員，對(duì)所從事工作的重要性了解也不是很深，習(xí)慣于看門(mén)守?cái)偸降毓芾砥髽I(yè)檔案，“兩耳不聞窗外事，一頭鉆進(jìn)故紙堆”，忙忙碌碌無(wú)人知曉，和企業(yè)其他部門(mén)缺少交流和溝通，造成企業(yè)檔案工作的“孤島”現(xiàn)象。可以說(shuō)，由于檔案意識(shí)問(wèn)題，電子文件收集缺漏、大量有價(jià)值的文件被忽視、重要的檔案資料被處理掉等現(xiàn)象并不鮮見(jiàn)，對(duì)構(gòu)建完整、真實(shí)的企業(yè)記憶造成了最大的障礙。

2.2 管理人才缺乏，在企業(yè)記憶的維護(hù)與塑造形成了明顯短板

企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)高低嚴(yán)重影響著檔案信息服務(wù)的質(zhì)量，關(guān)系著企業(yè)記憶的維護(hù)與塑造。目前，很多企業(yè)的檔案管理都是作為企業(yè)管理的輔助性工作，在人員配備上多是為解決企業(yè)的困難，年齡偏大、學(xué)歷偏低、檔案專業(yè)知識(shí)匱乏、企業(yè)行業(yè)知識(shí)不足，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)差、知識(shí)技能更新慢，無(wú)法提供更深層次的服務(wù)，不能適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案工作的要求。

2.3 開(kāi)發(fā)利用不夠，對(duì)企業(yè)記憶作用的發(fā)揮造成很大制約

檔案管理的最終目標(biāo)是提供利用。但一方面，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)差。往往坐等上門(mén)，且僅能提供原始的檔案信息，無(wú)法滿足使用者的期望；另一方面，編研工作滯后，缺乏檔案信息的分析與研究，難以提供對(duì)企業(yè)發(fā)展有價(jià)值的信息資源；第三方面，提供利用服務(wù)的形式單調(diào)，沒(méi)有給查閱者形成滿意的檔案使用體驗(yàn)。這些問(wèn)題，制約了企業(yè)檔案在企業(yè)記憶方面作用的發(fā)揮。

2.4 管理創(chuàng)新滯后，在企業(yè)記憶的長(zhǎng)期保存方面存有隱患

相對(duì)其他工作而言，檔案人員工作相對(duì)獨(dú)立，默默耕耘著這份“功在當(dāng)代、利在千秋”的偉業(yè)，這種環(huán)境容易使檔案人員缺少創(chuàng)新和競(jìng)爭(zhēng)的動(dòng)力。

3.改進(jìn)企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)企業(yè)記憶長(zhǎng)期保存的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)檔案的宣傳工作，增加全員檔案意識(shí)，從而提升對(duì)企業(yè)記憶的保存意識(shí)

檔案宣傳工作是檔案工作重要的組成部分，是讓全社會(huì)和企業(yè)員工認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案工作，支持檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要窗口，它滲透、貫穿于保存企業(yè)記憶的全過(guò)程。在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，許多人特別是從事檔案工作以外的人，只有在查閱檔案資料時(shí)，才知道檔案的唯一性，才體會(huì)到檔案資料的珍貴，在日常工作和頭腦中沒(méi)有真正領(lǐng)會(huì)到檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的重要作用，更談不上有保存企業(yè)記憶的意識(shí)所在。因此，作為企業(yè)記憶的見(jiàn)證者和構(gòu)建者，檔案工作人員要應(yīng)積極利用查閱檔案解決問(wèn)題以及在各項(xiàng)活動(dòng)中發(fā)揮作用的實(shí)例，向領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工匯報(bào)和展示檔案工作的重要性，及時(shí)宣傳檔案工作的方針、政策，使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解檔案工作的動(dòng)向，增強(qiáng)全員的檔案參與意識(shí)，使他們善于發(fā)現(xiàn)素材，收集素材，自覺(jué)將自己手中有價(jià)值的資料向檔案室移交，使企業(yè)記憶永久性得到保存。

3.2 改善檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，切實(shí)提高專業(yè)素質(zhì)

綜合性強(qiáng)、涉及面廣、內(nèi)容龐雜、聯(lián)系緊密是絕大多數(shù)檔案具有的基本特點(diǎn)，檔案管理工作者在收集、整理、鑒定、保管、編研、提供利用中都貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種活動(dòng)。如果不精通檔案專業(yè)知識(shí)，缺乏相關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，就會(huì)影響上述業(yè)務(wù)活動(dòng)的準(zhǔn)確性、有效性，檔案管理的質(zhì)量和水平也就無(wú)從談起。因此，針對(duì)企業(yè)基層檔案人員非專業(yè)人員多、工作經(jīng)驗(yàn)缺乏和企業(yè)情況復(fù)雜等特點(diǎn)，企業(yè)檔案部門(mén)不但要開(kāi)展檔案理論知識(shí)、法律知識(shí)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的系統(tǒng)培訓(xùn)，而且要結(jié)合企業(yè)實(shí)際進(jìn)行具體工作方法的傳授。定期或不定期地召開(kāi)檔案管理專業(yè)人員理論研討會(huì)，通過(guò)信息交流和資源共享，促進(jìn)各基層單位檔案管理與研究水平不斷提高，同時(shí)應(yīng)有計(jì)劃地委派檔案管理人員參加國(guó)家有關(guān)部門(mén)舉辦的各種研修活動(dòng)，從更寬廣的領(lǐng)域強(qiáng)化他們的理論素質(zhì)。

3.3 進(jìn)一步豐富檔案的利用服務(wù)，發(fā)揮其在激活與傳承企業(yè)記憶中的作用

增強(qiáng)服務(wù)理念，變被動(dòng)為主動(dòng)，為企業(yè)記憶建設(shè)提供完善的檔案信息。作為檔案管理人員要定期了解目前檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，堅(jiān)持“以人為本”的思想，不斷拓寬服務(wù)方式和服務(wù)理念，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)作用，以一流的服務(wù)、一流的業(yè)績(jī)，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展服務(wù)。積極開(kāi)展企業(yè)檔案編研工作，提高服務(wù)水平。大量的企業(yè)檔案信息呈現(xiàn)為靜止?fàn)顟B(tài)，檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，由傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)為提供綜合檔案信息的高層次服務(wù)，使利用者直接獲得信息，縮短收集信息的時(shí)間，提高工作效率。積極對(duì)館藏檔案信息進(jìn)行深入挖掘，加工、提煉、整合升華，開(kāi)發(fā)深層次的編研工作，如編纂“企業(yè)大事記”、“企業(yè)組織沿革”、“企業(yè)年鑒”、“企業(yè)經(jīng)營(yíng)史”、“企業(yè)榮譽(yù)榜”、“全宗介紹”、、“產(chǎn)品介紹”、“科研成果簡(jiǎn)介”、“工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介”等專題性資料，使這些資料成為企業(yè)記憶建設(shè)的教科書(shū)和企業(yè)培訓(xùn)的必修課程。豐富檔案的利用形式，發(fā)揮企業(yè)記憶的教育指導(dǎo)功能。企業(yè)檔案集中了企業(yè)發(fā)展、人力、財(cái)務(wù)、科研等大量信息，這些檔案信息資源真實(shí)地記錄了企業(yè)發(fā)展的整個(gè)過(guò)程，也是無(wú)數(shù)前輩工作者對(duì)工作的總結(jié)，對(duì)科學(xué)發(fā)展規(guī)律的認(rèn)知，凝聚著企業(yè)的精神和價(jià)值觀念。

3.4 創(chuàng)新檔案利用方式，使企業(yè)記憶價(jià)值得到充分發(fā)揮和挖掘

檔案人員一定要具有創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案利用形式進(jìn)行拓展和創(chuàng)新，探索檔案利用的新方法、新特點(diǎn)，尋找最佳的利用方式，檔案利用工作開(kāi)展的好，才能使企業(yè)員工們有保存企業(yè)記憶的意識(shí)。

以先進(jìn)的意識(shí)引導(dǎo)檔案利用方式的創(chuàng)新。一是形象意識(shí)。良好的服務(wù)形象帶給人們不僅是精神上的愉悅，還會(huì)加深人們對(duì)你的印象。當(dāng)人們走進(jìn)檔案室查閱他們所需的檔案時(shí)，我們應(yīng)該以周到熱情的檔案供給服務(wù)，準(zhǔn)確迅速的檔案咨詢服務(wù)，積極主動(dòng)的檔案指導(dǎo)工作迎接他們，對(duì)所需的檔案未能如愿時(shí)，檔案人員不是以簡(jiǎn)單的沒(méi)有或表示歉意的方式處理，而是通過(guò)主動(dòng)介紹、咨詢、指導(dǎo)等手段使利用者得到滿意，并及時(shí)反饋用戶需求和各種特殊服務(wù)。讓利用者真正感到檔案工作的存在，真正體會(huì)到保存企業(yè)記憶的意義所在。二是主動(dòng)意識(shí)。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程的加快，傳統(tǒng)的等用戶上門(mén)的利用方式已不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求，必須采用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的方法提供利用。這就要求我們充分了解企業(yè)的需求和發(fā)展趨勢(shì)，根據(jù)用戶的需要和預(yù)測(cè)需要，迅速、及時(shí)、準(zhǔn)確、有針對(duì)性地為不同層次的用戶提供主動(dòng)的服務(wù)。

檔案工作，尤其是檔案利用工作都應(yīng)當(dāng)圍繞企業(yè)的需求開(kāi)展，無(wú)論是思想觀念和認(rèn)識(shí)，還是利用方式和服務(wù)手段都應(yīng)多元化。把檔案室建成文化、信息交流中心，建成愛(ài)國(guó)主義教育基地，使我們的利用工作和利用方式更符合企業(yè)發(fā)展的需要，使企業(yè)記憶得到充分的發(fā)揮和進(jìn)一步的挖掘。

[1]丁華東.社會(huì)記憶建構(gòu)—檔案文獻(xiàn)編纂社會(huì)功能的新闡釋[J].檔案與建設(shè)，2008(4)：1-4

[2]樊如夏，鄭志榮.影響數(shù)字檔案信息安全的因素與對(duì)策[J].檔案學(xué)通訊，2007(6):74

[3]丁華東.論檔案與社會(huì)記憶控制[J].檔案學(xué)通訊，2011(3)：5

[4]譚飛菲.企業(yè)檔案與企業(yè)記憶控制的關(guān)系及意義的探討[J].《群文天地》2011（20）：257-258

郭團(tuán)衛(wèi)，男，1973年3月出生，副研究館員，檔案學(xué)本科畢業(yè)，學(xué)士學(xué)位，華能沁北電廠檔案主管。