程群英

（鄂州職業(yè)大學(xué)圖書館 湖北 鄂州 436000）

高校創(chuàng)建文檔一體化爭(zhēng)議

程群英

（鄂州職業(yè)大學(xué)圖書館 湖北 鄂州 436000）

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，公文檔案的管理業(yè)開始由實(shí)體管理理向信息化管理轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作于文書管理工作發(fā)生了新的變化，文檔一體化研究成為檔案學(xué)界關(guān)注的重點(diǎn)。

高校；文檔一體化；爭(zhēng)議

隨著人類文明的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)全球化，信息全球化正給全球帶來一場(chǎng)巨大變革，而高校檔案工作也同樣深受著這場(chǎng)變革的影響。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，公文檔案的管理業(yè)開始由實(shí)體管理理向信息化管理轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作于文書管理工作發(fā)生了新的變化，文檔一體化研究成為檔案學(xué)界關(guān)注的重點(diǎn)。

一、關(guān)于文檔一體化的涵義

文檔一體化，可以理解為：“文檔”即文件與檔案；“一體”則形容關(guān)系密切，如同一個(gè)整體：“化”則表示轉(zhuǎn)變成某種性質(zhì)和狀況；“一體化”是指事物之間相互聯(lián)系，相互滲透，從而形成一個(gè)有機(jī)整體的趨勢(shì)和過程。對(duì)于文件和檔案定義的綜述表明兩者是不同階段的同一事物，但二者又具有不同的本質(zhì)特性，因而“文檔一體化”不能簡(jiǎn)單定義。大致可分為兩種：

1、狹義的涵義指的是機(jī)關(guān)內(nèi)文書工作檔案工作合而為一的一體化,實(shí)現(xiàn)方式也僅局限在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部。這與民國(guó)時(shí)期的“檔案連鎖法”有一定關(guān)系。這一觀點(diǎn)建立在狹義文件觀的基礎(chǔ)上，具有一定的片面性。更重要的是它忽視了文檔一體化的理論基礎(chǔ)，切斷了文件盒文檔一體化的有機(jī)聯(lián)系。

2、20世紀(jì)80年代后期以來，以陳兆教授為代表的檔案學(xué)者逐步認(rèn)同了廣義的文件觀。他的《再論檔案的定義——兼論文件的定義和運(yùn)動(dòng)周期問題》以及后來1993年出版的中國(guó)大百科全書。檔案學(xué)分冊(cè)》標(biāo)志著我國(guó)檔案界對(duì)廣義文件概念已基本達(dá)成共識(shí)。廣義文件觀是強(qiáng)調(diào)現(xiàn)行文件和歷史檔案都是廣義文件運(yùn)動(dòng)過程中的某一特定階段，文件管理是檔案管理的前提，檔案管理是文件管理的延伸和發(fā)展，兩者是一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，因?yàn)閮烧弋吘故前l(fā)展階段不同的同一性質(zhì)的同一事物。西方檔案學(xué)者通過論述文件運(yùn)動(dòng)階段衍生出文件周期理論。這一理論很快成為文檔一體化管理的認(rèn)識(shí)即包括一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)現(xiàn)行文件與半現(xiàn)行文件管理的一體化，又包括文件中心與檔案館之間的業(yè)務(wù)銜接，檔案管理人員之間相互依存、相互促進(jìn)，從而使文件、檔案一體化管理得以有效進(jìn)行。

綜上所述，對(duì)于文檔一體化的內(nèi)涵是以生命周期理論為基礎(chǔ)理論指導(dǎo)，通過實(shí)現(xiàn)文件處理環(huán)節(jié)的有效銜接，并借助計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論角度出發(fā)，對(duì)文書處理和檔案管理從組織制度、管理方式到工作程序進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之系統(tǒng)化、規(guī)范化，確保從現(xiàn)行文件到館藏檔案整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程的全面控制和科學(xué)管理。實(shí)現(xiàn)文檔一體化需以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)代表的信息技術(shù)作為技術(shù)保障，因?yàn)槲臋n一體化不只是理論上設(shè)想的一種管理思路與模式，更是實(shí)踐中需要實(shí)施的一種管理方式和手段，它需要強(qiáng)大的技術(shù)支持。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)推廣簡(jiǎn)化了文檔管理程序，也提高了文檔管理效率，更重要的是它改變了文件的生成和載體特點(diǎn)，使越來越多的文件依賴計(jì)算機(jī)生成和讀取。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和普及改變了文件運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、處理和利用等方式的特點(diǎn)，使計(jì)算機(jī)生成的文件通過網(wǎng)絡(luò)可以遠(yuǎn)程傳遞、異地處理和全球利用。因此文件、檔案一體化管理的必要性在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下變得更加突出，實(shí)現(xiàn)的可能性也更大了。

二、關(guān)于文檔一體化的理論依據(jù)探析

隨著檔案工作現(xiàn)代化管理水平的提高，文檔一體化的研究逐漸成為檔案界研究的新熱點(diǎn)。關(guān)于文檔一體化，在西方發(fā)達(dá)國(guó)家，美國(guó)最早提出并發(fā)展了它。到80年代初，這種管理方式已在歐美開始推行。到了90年代，這種從信息系統(tǒng)源頭做起的方法得到更多人的支持。而今天，文檔一體化已成為信息檔案管理的必然趨勢(shì)。

文檔一體化的理論依據(jù)包括文件生命周期理論，基于數(shù)字化的信息資源管理理論，以及以前端控制為特征的檔案價(jià)值鑒定理論和以來源原則為核心的檔案整理理論。由于社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，各事物相互依存并發(fā)展，文檔一體化的形成與發(fā)展也并不是單一一種理論就支持文檔工作得以實(shí)現(xiàn)的，它是文件管理工作于檔案管理工作兩者所涉及的理論知識(shí)體系，其中包括文件生命周期理論。

1.文件生命周期理論是文檔一體化管理的主要理論基礎(chǔ)，是現(xiàn)代檔案學(xué)理論的重要理論成果之一。它是研究文件從最初到產(chǎn)生到最終銷毀或進(jìn)館永久保存的整個(gè)連續(xù)的運(yùn)動(dòng)過程。

生命周期理論大致可分為三個(gè)基本內(nèi)容：

第一，文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存，是一個(gè)連續(xù)、完整的運(yùn)動(dòng)過程。在此過程中，文件的價(jià)值效用、服務(wù)對(duì)象等不斷變化，從而形成不同的運(yùn)動(dòng)階段。

第二，文件在運(yùn)動(dòng)過程中具有階段性的變化。中外基于國(guó)情和文檔管理體制的不同將此過程大致分為三個(gè)階段，即現(xiàn)行、半現(xiàn)行、非現(xiàn)行。由于文件在不同運(yùn)動(dòng)階段又呈現(xiàn)其各自不同的特性，此三個(gè)階段的特點(diǎn)也各自不相同。在現(xiàn)行階段，文件對(duì)機(jī)關(guān)的現(xiàn)行作用做突出；在半現(xiàn)行階段其現(xiàn)行作用開始衰退；而在非先行階段已基本喪失。

另外，陳兆教授根據(jù)總結(jié)又將文件周期理論劃分為制作產(chǎn)生階段、現(xiàn)實(shí)試用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。文件在運(yùn)動(dòng)過程中，其價(jià)值形態(tài)總會(huì)發(fā)生規(guī)律性變化，因而文檔一體化管理要遵循這些規(guī)律。

第三，文件在各個(gè)運(yùn)動(dòng)階段其內(nèi)在因素有一定對(duì)應(yīng)關(guān)系。

文件的內(nèi)在因素包括服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所、管理形式等。它們因其運(yùn)動(dòng)階段價(jià)值形態(tài)不同而與文件各運(yùn)動(dòng)階段之間存在一種內(nèi)在對(duì)應(yīng)關(guān)系。

綜合可以看出，文件生命周期理論具有十分重要的理論基礎(chǔ)地位，因而全面研究、探討文件生命周期理論是實(shí)現(xiàn)文件與檔案管理一體化最重要的理論準(zhǔn)備和前提條件。

2、信息資源管理最早誕生于美國(guó)。1980年，美國(guó)政府頒布的《文書削減法》是信息資源管理理論形成的標(biāo)志，由于信息資源管理具有巨大的優(yōu)越性，誕生之后，其理念很快滲透到了社會(huì)的各行各業(yè)。我國(guó)在20世紀(jì)90年代初，引進(jìn)并開始涉及信息資源管理的理論與實(shí)踐研究。

信息資源管理是國(guó)際、國(guó)家和社會(huì)各組織機(jī)構(gòu)為達(dá)到預(yù)定目的，綜合運(yùn)用各種手段，將組織內(nèi)部形成、運(yùn)用的包括文件、檔案、圖書、情報(bào)、信息系統(tǒng)、信息人員、資金、設(shè)備等在內(nèi)的各種信息資源加以綜合，形成一體的信息系統(tǒng)網(wǎng)，實(shí)行全面管理的一種管理思想和管理模式。

信息資源管理就是利用全部信息資源實(shí)現(xiàn)自己的戰(zhàn)略目標(biāo)。信息資源管理提示我們，文檔一體化要與種信息資源管理一體化（即通常所稱的圖、情、檔一體化）進(jìn)程相協(xié)調(diào)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展看，網(wǎng)絡(luò)化是文獻(xiàn)信息工作，包括文檔一體化管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)。在確保國(guó)家機(jī)密和商業(yè)機(jī)密完全的前提下，可以考慮與相關(guān)的內(nèi)部網(wǎng)、局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)相連接，與網(wǎng)上的文件和檔案信息檢索中心即虛擬檔案館連通。文件與檔案管理的“信息化”將成為國(guó)家信息化、社會(huì)信息化、經(jīng)濟(jì)全球化的重要內(nèi)容之一。

3、以前端控制為特征的檔案價(jià)值鑒定理論是檔案學(xué)研究的熱點(diǎn)。所謂檔案價(jià)值鑒定，即“根據(jù)檔案內(nèi)容對(duì)日后工作的有用性，來預(yù)見地判定對(duì)其是否保存以及保存多長(zhǎng)時(shí)間”。檔案價(jià)值的鑒定工作應(yīng)結(jié)合立卷、收集、整理及日常保管等各環(huán)節(jié)同步進(jìn)行，并融入文檔一體化管理的過程中。要確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性，則要求工作人員對(duì)檔案實(shí)施前端控制。所謂前端控制就是要求檔案部門及工作人員必須在文件產(chǎn)生階段就積極參與，以確保檔案自身內(nèi)容的質(zhì)量及其檔案管理的質(zhì)量，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高文檔工作人員的工作效率。文件價(jià)值的鑒定是一個(gè)以前端控制為主要特征，并有可能伴隨文件生命周期的展開而多次進(jìn)行的過程。

4、檔案整理理論的核心是來源原則。來源原則的正式提出是在法國(guó)大革命之后，特別是在由原則給檔案工作造成嚴(yán)重困難之后。來源原則是指保持“檔案館按照檔案的來源進(jìn)行整理和分類，要求保持同一來源的檔案不可分散，不同來源的檔案不得混淆的整理原則?！弊鹬貦n案的來源是來源原則的基本內(nèi)容，也是檔案來源原則的基礎(chǔ)，尊重全宗的完整性也是來源原則的重要內(nèi)容。在文檔一體化管理的過程中，文件的收集、整理、鑒定、編目等工作必須堅(jiān)持和尊重來源原則；信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化背景下的文檔管理，也必須始終如一地堅(jiān)持和尊重來源原則。

三、關(guān)于文檔一體化的前景探析

近年來，對(duì)文檔一體化管理進(jìn)行探討和研究的工作者很多，然而目前仍存在很多弊端。因此此項(xiàng)工作在許多方面還有待改進(jìn)。

（1）更新整個(gè)社會(huì)尤其是檔案管理工作者的檔案意識(shí)。整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案工作了解的越前面越有利于檔案管理工作的展開。因此，要提高全員檔案意識(shí)，又需全方位、多層次的宣傳。

（2）改革檔案高層管理體制。高層管理對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的有效運(yùn)作尤為重要。因而只有革新體制，積極探索檔案管理新機(jī)制才能優(yōu)化資源，以最高限度地統(tǒng)籌規(guī)劃整個(gè)檔案管理系統(tǒng)。

（3）加強(qiáng)檔案方面的高等教育，培養(yǎng)更多的信息專業(yè)人才。由于信息現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，我國(guó)傳統(tǒng)檔案高等教育建設(shè)已不能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需要，必須創(chuàng)新檔案教育體制，使其培養(yǎng)人才能符合新時(shí)代檔案管理工作的需要。

程群英（1972-），女，湖北鄂州人。