?

淺議新時期檔案資源的整合及開發(fā)利用

夏文青

青島市市南區(qū)教育體育局 266003

[摘要]檔案工作是各級單位工作的重要組成部分，其主要工作內(nèi)容和職責(zé)是記錄歷史，為現(xiàn)實提供服務(wù)。當(dāng)前我國的檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了檔案信息化管理，服務(wù)職能也逐步向社會化服務(wù)過渡，檔案資源已然成為社會資源的重要組成部分。鑒于此本文分析了我國檔案資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀，并有針對性地提出了整合和開發(fā)利用檔案資源的有效措施，以期切實推動檔案工作的有序發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]檔案資源；新時期；開發(fā)利用

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案的內(nèi)容、形式、歸屬和利用等都呈現(xiàn)出多元化和多樣化，檔案形式已由紙質(zhì)檔案發(fā)展為聲像檔案和電子檔案等。同時，電子檔案因其形象、便捷和直觀的特點受到越來越多的檔案使用者的歡迎。新時期的檔案工作呈現(xiàn)出多樣化、社會化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化等特點。如今檔案工作的重點已經(jīng)發(fā)生了根本性的改變，已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)槿绾纬浞掷脵n案信息資源，最大化、最優(yōu)化地為檔案利用者服務(wù)。因此，當(dāng)前我們應(yīng)采取有效措施充分開發(fā)利用檔案資源，使其能夠更好地為社會提供服務(wù)。

一、我國檔案資源利用的現(xiàn)狀

首先，我們必須對我國當(dāng)前檔案資源的使用現(xiàn)狀有充分的認(rèn)識，才能找到存在的問題，從而提出整合和開發(fā)利用檔案資源的有效措施，達(dá)到事半功倍的效果。我國檔案資源目前存在的主要問題是現(xiàn)代化管理落后，很多地方和單位仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式；檔案人員的整體素質(zhì)普遍不高，很多檔案都沒有得到充分的利用，也難以發(fā)揮其應(yīng)有的社會經(jīng)濟價值。此外，我國檔案的編研工作仍然是一片空白，且未能引起相關(guān)部門和人員的重視雖然說檔案工作的重點已經(jīng)發(fā)生了根本性的改變，但是在檔案網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)方面還是比較落后，不能很好的實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。這些問題都在一定程度上制約著我國檔案資源的開發(fā)和利用，有礙社會整體的進(jìn)步。

二、新時期檔案資源開發(fā)的新思路

1.提高對檔案管理工作的認(rèn)識

近年來，隨著我國社會的不斷發(fā)展，對檔案工作也提出了新的要求。對比國外檔案管理事業(yè)，其管理工作已經(jīng)步入了發(fā)簪新階段，檔案已成為各個單位科研和生產(chǎn)工作的重要組成部分，去掉對企業(yè)的發(fā)展作用重大。但是，我國仍有很多單位對檔案工作的重要性并沒有充分的認(rèn)識，甚至有些單位沒有設(shè)立穩(wěn)定的檔案機構(gòu)，也沒有配備專業(yè)的檔案管理工作人員，這都在一定程度上制約了檔案工作的發(fā)展。為此，必須從思想上加深認(rèn)識，明確檔案管理工作的重要作用，設(shè)有專門保管檔案的先進(jìn)設(shè)備和庫房，妥善保管重要檔案資料，以免帶來難以彌補的損失。

2.完善檔案管理制度

建立健全地質(zhì)檔案管理規(guī)章制度，將一些文件材料整理歸檔，采取切實可行的措施，保證檔案管理制度的有效實施。同時，擺正工作重點，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其能夠充分地發(fā)揮應(yīng)有的作用，從而確保檔案能夠被納入科學(xué)的管理體制。除此之外，還要建立科學(xué)的業(yè)務(wù)考核制度，最大程度調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。

3.增加檔案資源的信息儲備量

充分整合和開發(fā)利用檔案資源的基礎(chǔ)是擁有豐富的檔案資料。傳統(tǒng)的檔案管理模式是檔案工作者收集、整理、保管、統(tǒng)計和檢索檔案資料，這些工作為開發(fā)和利用檔案資源奠定了基礎(chǔ)。檔案資源的信息儲備離不開檔案管理員的搜集和整理，作為檔案管理人員在增加檔案資源的信息儲備時，要注重檔案資源的系統(tǒng)性和連貫性，結(jié)合本單位的實際情況，有針對性地、專業(yè)的開發(fā)利用檔案資源，實現(xiàn)檔案資源利用的最大化。

4.提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作要求相關(guān)工作人員具備扎實的專業(yè)基礎(chǔ)、寬泛的知識面，同時要具備一定的奉獻(xiàn)精神，因檔案管理工作的好壞與檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)密切相關(guān)，特別是在檔案信息數(shù)字化管理階段，人才是工作質(zhì)量的保證之一。由此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換管理觀念、不斷更新自己的知識結(jié)構(gòu)，從而更好地適應(yīng)時代發(fā)展的需求。同時，管理部門也應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案工作人員結(jié)構(gòu)和管理人員的知識結(jié)構(gòu)，引進(jìn)計算機網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)人才，通過人才的引進(jìn)更好地維護(hù)檔案后臺管理工作。此外，要定期對檔案工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，使他們能夠盡快地掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)和技能的運用。

5.推動檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

隨著我國經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足當(dāng)前的需求，因此，我們必須推動檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，采用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，使檔案資源能夠得到最大限度的開發(fā)和利用。檔案資源的數(shù)字化建設(shè)主要分為兩個方面：一是將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化；二時將現(xiàn)有的電子文件的收集歸檔管理。同時建立檔案資料數(shù)據(jù)庫、逐步實現(xiàn)借閱、查詢自動化，進(jìn)一步提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

6.注重系統(tǒng)開發(fā)，推進(jìn)檔案資源共享的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程

檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化管理具有方便、快捷、連續(xù)等優(yōu)點，因此在實際工作中，我們應(yīng)當(dāng)注重系統(tǒng)開發(fā)，加快檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行。對檔案資料進(jìn)行檢索編輯，建立檔案數(shù)據(jù)庫，但注意應(yīng)能夠要充分結(jié)合本單位的實際情況，建立能夠體現(xiàn)自身特色的數(shù)據(jù)庫。

7.整合檔案資源，提高檔案資源的利用率

要想增強檔案資源的開發(fā)意識，首先要做好日常工作，建立服務(wù)意識，提供基本的服務(wù)；其次，要對檔案開展編研工作，從而填補這一區(qū)域的空白，通過對檔案內(nèi)容的編輯和歸檔，實現(xiàn)對檔案信息的系統(tǒng)加工，從而提高檔案資源的開發(fā)利用率。

8.結(jié)合經(jīng)濟發(fā)展的大環(huán)境，開拓檔案服務(wù)市場

隨著科技和經(jīng)濟的飛速發(fā)展，一些跨學(xué)科新興產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)生為檔案管理部門提供了更為豐富的市場前景。檔案管理部門可以根據(jù)服務(wù)對象的可觀要求尋找合適的檔案資料。及時準(zhǔn)確的將現(xiàn)有的資源提供給使用者。此外，廣大檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)調(diào)整工作思路，樹立經(jīng)濟意識，變被動為主動，將檔案資源的整合和開發(fā)利用真正的落到實處，創(chuàng)造出檔案資源利用的最大效益。

結(jié)語

總之，我國的檔案管理工作已經(jīng)初步實現(xiàn)了信息化管理和社會化服務(wù)的職能轉(zhuǎn)變，檔案信息資源為社會的發(fā)展和經(jīng)濟效益的提高做出了巨大貢獻(xiàn)。因此，在今后的檔案管理工作中，我們要充分利用有利條件更好地整合和開發(fā)利用檔案資源。

參考文獻(xiàn)

[1]曹滇俠.做好企業(yè)檔案管理工作的對策[J].檔案管理,2014(06)

[2]倪念紅.淺議新時期檔案信息資源開發(fā)的有效方法和途徑[J].四川政協(xié)報,2014(08)

[3]岳英麗.企業(yè)檔案工作科學(xué)管理方法探究[J].檔案管理,2014(06)