紀(jì)勇江蘇省洪澤湖漁業(yè)管理委員會(huì) 223300

?

新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探究

紀(jì)勇
江蘇省洪澤湖漁業(yè)管理委員會(huì) 223300

[摘要]新時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理工作呈現(xiàn)出越來越多的弊端，在傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代要求的前提下，對(duì)其進(jìn)行改革與創(chuàng)新是發(fā)展的必經(jīng)之路。本文通過對(duì)新時(shí)期檔案管理存在的問題進(jìn)行總結(jié)，立足于創(chuàng)新與改革的意義，并在其具體踐行的原則之上，提出事業(yè)單位檔案管理工作的新思路。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；改革創(chuàng)新；事業(yè)單位

作為以社會(huì)公益為主要目的的重要組織，如今事業(yè)單位的管理工作越來越受到人們的重視。然而，就目前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，其已經(jīng)嚴(yán)重落后于時(shí)代，無法滿足工作開展的具體要求。因此進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理工作，并在其基礎(chǔ)上進(jìn)行改革與創(chuàng)新，對(duì)其發(fā)展而言顯得尤為迫切。

一、新時(shí)期檔案管理創(chuàng)新與改革的意義

首先，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的系統(tǒng)教育和培訓(xùn)，能強(qiáng)化其檔案管理技巧掌握與方法應(yīng)用，這有利于提升檔案管理的效率。

其次，引入與利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理工具，能夠使檔案管理工作能夠獲得更為精細(xì)的數(shù)據(jù)，這不僅有利于提升事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)化及網(wǎng)絡(luò)化水平，也能夠間接提升其科學(xué)化水平。

最后，優(yōu)化檔案管理人員及工具配置，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中所存在的問題，并以科學(xué)方法高效解決。這樣既能實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理體制在理論和實(shí)踐上的不斷完善，也有利于推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作走向更為現(xiàn)代化的道路。

二、新時(shí)期檔案管理存在的問題

首先，事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較為薄弱。該問題產(chǎn)生的原因在于部分事業(yè)單位其本身對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)且科學(xué)的認(rèn)識(shí)，加之國(guó)家相關(guān)政策以及法律貫徹力度較低，致使檔案管理得不到應(yīng)有的重視，間接導(dǎo)致了管理混亂、流程模糊、機(jī)制殘缺等問題。另一方面，部分事業(yè)單位空有檔案管理制度卻不予以貫徹和落實(shí)，不僅沒有特定人員負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)也沒有真正發(fā)揮過自身的監(jiān)督落實(shí)的職能，使得檔案管理的處境異常尷尬。

其次，方法陳舊，缺乏創(chuàng)新。隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，事業(yè)單位的日常檔案信息管理工作愈發(fā)繁瑣，但面對(duì)如此局面仍舊沿用單一的管理方法，則必然導(dǎo)致管理效率的低下以及工作質(zhì)量的落后。同時(shí)由于缺乏對(duì)現(xiàn)代設(shè)備的引入與運(yùn)用，缺乏對(duì)管理方法和管理機(jī)制的創(chuàng)新，甚至導(dǎo)致信息更新落伍，大量資源丟失的不利結(jié)果。

第三，檔案資源開發(fā)利用率低?？萍及l(fā)展的日新月異，促使各行各業(yè)都在不斷引入最為先進(jìn)的信息技術(shù)，并將其作用于自身的產(chǎn)業(yè)發(fā)展及企業(yè)管理過程之中?？墒怯捎谖覈?guó)事業(yè)單位的檔案管理工作并未能被充分的重視，所以現(xiàn)代化設(shè)備的引入和利用率亦非常低。部分事業(yè)單位檔案管理設(shè)備不齊全、環(huán)境條件較差，直接造成了檔案資源利用率低的局面。

第四，檔案管理人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高。就事業(yè)單位來說，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)其所從事的工作具有非常重要的作用。但從目前的現(xiàn)狀來看，真正專職從事檔案管理的專業(yè)人員少之又少，多數(shù)事業(yè)單位所采取的都是其它崗位人員兼職這一方式。專業(yè)知識(shí)以及業(yè)務(wù)素質(zhì)的匱乏，導(dǎo)致其對(duì)檔案管理工作力不從心，久而久之消磨掉自身的工作責(zé)任心，從而在頻繁的工作變動(dòng)中，影響了檔案管理工作的穩(wěn)定性。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新原則

事業(yè)單位作為國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，其檔案是其所有信息的匯集中心，重要性不言而喻。故而新時(shí)期在對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的過程中，還必須堅(jiān)守以下原則。

第一，規(guī)范、靈活原則。這意味著對(duì)事業(yè)單位檔案管理方法的創(chuàng)新必須堅(jiān)持靈活性與規(guī)范性的統(tǒng)一，即在堅(jiān)守事業(yè)單位總體相關(guān)規(guī)章制度的前提下，根據(jù)自身發(fā)展特點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行靈活管理。

第二，職責(zé)、權(quán)益原則。它是指在創(chuàng)新檔案管理制度的過程中，對(duì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部以及工作人員的權(quán)利指責(zé)做到明確劃分、清晰定位，這樣做的目的在于，當(dāng)檔案管理工作出現(xiàn)細(xì)節(jié)問題或紕漏時(shí)，能夠快速責(zé)任到人、得到公平處理。

第三，制定、執(zhí)行原則。它是指檔案制度的創(chuàng)新既要基于科學(xué)的前提，保證其合理性與系統(tǒng)性，還要保證其具備可執(zhí)行性。任何制度的設(shè)立，只有在具體落實(shí)的過程中才能得到進(jìn)一步穩(wěn)定和不斷晚上。

第四，動(dòng)態(tài)、靜態(tài)原則。指的是事業(yè)單位的檔案管理，需要在保證其穩(wěn)定發(fā)展的同時(shí)進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新，通過與國(guó)際接軌的方式，吸納和引入最為先進(jìn)的管理方法，提高其科學(xué)化水平。

四、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革路徑

首先，強(qiáng)化檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，創(chuàng)新培訓(xùn)機(jī)制。

隨著信息化、數(shù)字化時(shí)代的紛至沓來，事業(yè)單位的檔案管理人員更需要不斷強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升業(yè)務(wù)能力。這就需要建立全新的檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，同時(shí)結(jié)合單位以往對(duì)于檔案管理制度的落實(shí)、實(shí)施情況，打造一套集網(wǎng)絡(luò)和實(shí)體培訓(xùn)于一身的新型培訓(xùn)機(jī)制。依靠加強(qiáng)對(duì)其技術(shù)、知識(shí)的培訓(xùn)，以提高有關(guān)理論的檔案管理實(shí)踐能力。

其次，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。

現(xiàn)代化信息技術(shù)的高速發(fā)展，促使越來越多的事業(yè)單位想要將信息手段作用于檔案管理過程中，以實(shí)現(xiàn)便捷、高效的管理過程。鑒于此，事業(yè)單位需要集合自身的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)實(shí)，引入適于本單位的檔案管理的軟硬件施設(shè)；在能夠確保檔案信息準(zhǔn)確傳遞、及時(shí)傳遞的前提下，使用掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技技術(shù)對(duì)各類檔案進(jìn)行電子文檔和圖片格式類的數(shù)據(jù)保存，使檔案收集集紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)于一體。同時(shí)，事業(yè)單位在確保企業(yè)信息安全的條件下，可以利用網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供或汲取可用的信息資源，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)勢(shì)共享。

第三，加強(qiáng)檔案管理服務(wù)，提升利用率。

據(jù)社會(huì)調(diào)查顯示，目前我國(guó)各產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域、事業(yè)機(jī)關(guān)當(dāng)中，檔案利用率低是一種極為普遍的不利現(xiàn)象，事業(yè)單位也是如此。事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的習(xí)慣性放逐，促使其得不到足夠的重視，進(jìn)而導(dǎo)致利用率低下；另一方面，檔案利用率低，又會(huì)反作用于檔案管理事業(yè)，促使其得不到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及單位整體的重視，長(zhǎng)此以往形成難以突破的惡性循環(huán)。鑒于此，事業(yè)單位應(yīng)該創(chuàng)新管理服務(wù)職能，比如利用內(nèi)部局域網(wǎng)，加強(qiáng)檔案的信息檢索功能；開發(fā)和建立高效的在線服務(wù)功能系統(tǒng)，提供優(yōu)質(zhì)的在線服務(wù)，借以提高檔案的利用率。

最后，從根本上創(chuàng)新檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理能力。

完善的檔案管理制度是保證事業(yè)單位各項(xiàng)工作質(zhì)量以及的基本，根據(jù)我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作過程中所呈現(xiàn)出的現(xiàn)狀和問題，創(chuàng)新檔案管理制度，建立并不斷完善一套適于單位發(fā)展的全新的管理制度就顯得尤為必要。具體說來需要：①結(jié)合單位檔案管理工作的自身特點(diǎn)，建立與之相適應(yīng)且科學(xué)化的管理體系。明確檔案管理機(jī)制創(chuàng)新的方向和內(nèi)容，尤其是對(duì)檔案管理過程中的機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置要進(jìn)行明確規(guī)定；②創(chuàng)新檔案管理制度，需要堅(jiān)持“約束的地位平等”，即既要約束檔案管理人員，也要約束事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)，以此來保證檔案管理的規(guī)范性和獨(dú)立性。③明確過失、賞罰分明，獎(jiǎng)勵(lì)檔案管理工作過程中高度負(fù)責(zé)的員工，懲罰那些趨于自身利益對(duì)于檔案信息進(jìn)行非法行為的人員，培養(yǎng)管理人員的工作積極性和責(zé)任感，以促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

綜上所述，新時(shí)期事業(yè)單位要想從根本上改變目前檔案管理過程中所呈現(xiàn)的各種不利因素、加強(qiáng)檔案管理工作，最需要的步驟就是創(chuàng)新。唯有從管理機(jī)制、人才培養(yǎng)、服務(wù)體系以及現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用等角度加大創(chuàng)新力度，才有可能保證事業(yè)單位檔案管理建設(shè)工作走向平穩(wěn)、高

效的發(fā)展道路，才能更好的服務(wù)于事業(yè)單位自身和整個(gè)社會(huì)的人民大眾。

參考文獻(xiàn)

[1]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2011(20).

[2]林華.信息時(shí)代如何做好檔案管理工作[J].科技信息,2010(21).

[3]周寧媛.加速檔案信息化建設(shè) 提高檔案服務(wù)水平[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2006(04).

[4]趙春園.淺談如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作[J].珠江水運(yùn),2010(14).