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加快推進(jìn)中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的途徑

林琳

黑龍江護(hù)理高等?？茖W(xué)校 黑龍江哈爾濱 150001

[摘要]學(xué)校檔案管理是對(duì)學(xué)校工作和教學(xué)活動(dòng)的實(shí)際情況的真實(shí)記載，通過學(xué)校檔案可以有效的體現(xiàn)出學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，所以加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，可以有效的提高學(xué)校工作的效率，加快推進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)改革的深入進(jìn)行。作為中職學(xué)校，在檔案管理工作中，更需要做到與時(shí)俱進(jìn)，加快推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，確保檔案管理水平的提升。文中對(duì)中職學(xué)校。

[關(guān)鍵詞]中職學(xué)校；檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)；現(xiàn)狀；途徑

當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度不斷加快，在這種情況下，中職院校為了能夠與社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程相適應(yīng)，面臨著重大的變革，這也給中職學(xué)校檔案工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。在當(dāng)前新形勢(shì)下，中職學(xué)校需要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作，加快推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)，確保檔案管理工作能夠?yàn)橹新殞W(xué)校的健康、有序發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理者整體素質(zhì)不高

目前我國(guó)中職學(xué)校由于更重視專業(yè)教學(xué)和科研工作，而對(duì)檔案管理工作缺乏重視，這就導(dǎo)致當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，在檔案管理工作中不僅存在人員配備不合理的情況，同時(shí)部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)、系統(tǒng)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，由于自身對(duì)檔案管理知識(shí)缺乏了解，從而導(dǎo)致其業(yè)務(wù)水平較低。再加之學(xué)校對(duì)檔案人員缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致中職學(xué)校檔案管理人員在檔案收集、整理、保管和利用等工作缺乏熟練度，而且檔案工作缺乏規(guī)范性。

（二）檔案信息載體結(jié)構(gòu)過于單一

目前部分中職學(xué)校檔案管理工作還采用手工操作方式來完成，管理方式較為落后，檔案人員在對(duì)檔案加工過程中通過手工操作，不僅勞動(dòng)強(qiáng)度較大，而且工作效率較低，嚴(yán)重影響了檔案處理的速度。而且這種手工操作方式使檔案人員沒有時(shí)間和精力來對(duì)檔案資料進(jìn)行利用和開發(fā)。同時(shí)由于管理方式落后，也給檔案查閱工作帶來了較大的難度，案卷在經(jīng)常翻閱過程中極易出現(xiàn)破壞及磨損的情況，而且檢索速度較慢，查找精確度有所欠缺，不利于檔案管理水平的提升。

（三）收集的資料不夠完整

在當(dāng)前中職學(xué)校檔案收集工作中，由于檔案管理部門與其他部門之間缺乏有效的溝通，這就導(dǎo)致部分會(huì)議文件無法及時(shí)進(jìn)行收集歸檔。特別是由于對(duì)各類會(huì)議情況不了解，這就導(dǎo)致一些外出參加會(huì)議人員在不能及時(shí)將會(huì)議文件歸檔時(shí)，由于檔案管理人員對(duì)此不了解，從而導(dǎo)致這部分資料無法收集。另外，教學(xué)檔案也需要及時(shí)進(jìn)行歸檔。但部分教師認(rèn)為教學(xué)檔案是自己課堂上所取得的成果，不應(yīng)該進(jìn)行歸檔，應(yīng)該屬于自己所有，這種思想的存在也導(dǎo)致教學(xué)檔案歸檔不及時(shí)，收集過程中存在較大的難度。

二、推進(jìn)中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的途徑

（一）科學(xué)配備檔案人員

學(xué)校檔案需要集中進(jìn)行保存和管理，這就需要指定專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作。作為檔案管理人員不僅需要對(duì)職教辦學(xué)的規(guī)律進(jìn)行熟知，而且還要具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，具有較強(qiáng)的政治素質(zhì)，在工作中嚴(yán)格遵循檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。同時(shí)，為了能夠更限的提高中職學(xué)校檔案管理的質(zhì)量和水平，則需要加強(qiáng)檔案工作的硬件建設(shè)。學(xué)校不僅要設(shè)立專門的檔案室，而且還要做好檔案保存過程中的各種保護(hù)措施，確保檔案的安全性和完善性，從而確保中職學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范性。

（二）實(shí)行檔案信息化建設(shè)，提升現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為了社會(huì)信息化發(fā)展過程中必不可缺的內(nèi)容，更是學(xué)校檔案工作朝著現(xiàn)代化方向邁進(jìn)的必經(jīng)途徑。一方面，樹立適應(yīng)新形勢(shì)的觀念，也就是將中職學(xué)校檔案作為核心信息資源的觀念；另一方面．實(shí)際管理過程中應(yīng)與時(shí)代同步，樹立起中職學(xué)校檔案管理新理念，編制出完善的和現(xiàn)代化管理要求相符的管理體系以及運(yùn)行機(jī)制。另外，充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)及信息檢索終端等諸多的先進(jìn)辦公設(shè)施，對(duì)檔案信息資料進(jìn)行全面收集、有效處理、科學(xué)傳遞，從而將檔案實(shí)際服務(wù)質(zhì)量不斷提升。

（三）做好檔案收集整理工作，加強(qiáng)管理

中職學(xué)校檔案工作應(yīng)始終遵循著以我為主的立卷歸檔原則，對(duì)本單位中的文件材料、開展公務(wù)活動(dòng)時(shí)形成的核心會(huì)議材料、勞動(dòng)工資等諸多的材料加以及時(shí)收集。在收集完文件材料后，應(yīng)結(jié)合不同的門類以及載體按照年度、類別分別進(jìn)行整理與歸檔。另外，嚴(yán)格根據(jù)檔案管理的要求，重視檔案的收集、整理、鑒定以及保管等環(huán)節(jié)，努力抓好檔案的編目、檢索、編研工作，構(gòu)建完善的檢索體系、檔案文件匯編等一系列的參考資料，以滿足檔案工作的實(shí)際需求。

（四）提供服務(wù)，開發(fā)利用

在開發(fā)利用學(xué)校檔案信息資源時(shí)，應(yīng)始終遵循著相關(guān)規(guī)章制度辦事，樹立良好的服務(wù)態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量水平。不斷提高學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，積極的開發(fā)它的教育功能，將檔案從之前的以藏為主朝著以開發(fā)利用為主方向上轉(zhuǎn)變。確保檔案檢索工具的完善性，匯編諸多的能夠?qū)W(xué)校特色全面反映的利用價(jià)值高的編研材料，采用先進(jìn)的多媒體手段輔助檔案管理，以使管理方法呈現(xiàn)出科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)呈現(xiàn)出高效化、檔案工作呈現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐，讓檔案信息資源良好的服務(wù)于教育教學(xué)。

（五）依法治檔，建章立制

中職學(xué)校檔案管理工作應(yīng)始終堅(jiān)持著依法治檔，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)從事檔案工作的人員業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)、管理操作能力等諸多方面的要求越來越高，檔案事業(yè)要想持續(xù)健康的發(fā)展，就必須以依法治檔為核心，強(qiáng)化制度化建設(shè)，確保檔案管理作用的有效發(fā)揮。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，中職學(xué)校在檔案管理工作中需要加快信息化建設(shè)，充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采用現(xiàn)代化檔案管理手段和方法，強(qiáng)化檔案管理工作效率和質(zhì)量，確保中職學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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