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城建聲像檔案管理工作存在的問題及解決途徑

趙棱艷

佳木斯市城市建設(shè)檔案館 154002

[摘要]聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了聲像檔案的完整、保管及利用。城建聲像檔案主要有照片、影片、底片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、縮微膠片、磁盤、光盤等不同載體形式包括城市規(guī)劃、市政工程、工業(yè)和民用建筑、公共交通、園林綠化等城市建設(shè)的方方面面。但由于歷史沿襲下來的分散保存狀況，難以及時(shí)統(tǒng)一管理完整歸檔，城建聲像檔案始終存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題。筆者結(jié)合城建聲像檔案管理的現(xiàn)狀，就如何做好新時(shí)期的城建聲像檔案工作，談些看法。

[關(guān)鍵詞]城建聲像檔案；問題；解決對(duì)策

隨著城市建設(shè)事業(yè)的深入發(fā)展及城市化進(jìn)程的加快，在城市建設(shè)工作和各類活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案，形象直觀地反映了城市面貌，真實(shí)記錄了城市發(fā)展的軌跡。但聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了聲像檔案的完整、保管及利用。城建聲像檔案主要有照片、影片、底片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、縮微膠片、磁盤、光盤等不同載體形式包括城市規(guī)劃、市政工程、工業(yè)和民用建筑、公共交通、園林綠化等城市建設(shè)的方方面面。但由于歷史沿襲下來的分散保存狀況，難以及時(shí)統(tǒng)一管理完整歸檔，城建聲像檔案始終存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題。筆者結(jié)合城建聲像檔案管理的現(xiàn)狀，就如何做好新時(shí)期的城建聲像檔案工作，談些看法。

一、城建聲像檔案管理工作中存在問題

1.聲像檔案意識(shí)不強(qiáng)。城建聲像檔案有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《檔案法》學(xué)習(xí)還不夠深入，聲像檔案的意識(shí)薄弱，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。許多城建聲像檔案形成部門出于使用方便需要，不愿將其交給檔案部門管理，對(duì)聲像資料任意處置，致使照片底片損毀或丟失，錄像制品也因多次使用，造成部分珍貴聲像資料丟失，以致難以對(duì)城建聲像統(tǒng)一集中管理，并及時(shí)完整歸檔。

2.編研工作滯后。城建檔案編研工作是城建檔案信息開發(fā)利用的重要形式之一。通過編研工作向社會(huì)提供信息集中、傳播便捷、實(shí)用性強(qiáng)的城建檔案信息產(chǎn)品是城建檔案館的重要工作目標(biāo)。目前，城建聲像檔案編研檔案工作存在著組織管理不到位，有的還未設(shè)專門的編研機(jī)構(gòu)，編研人員大多是兼職；有的雖然設(shè)置了專門的編研機(jī)構(gòu)，但因缺少技術(shù)骨干、知識(shí)結(jié)構(gòu)配備不合理等情況，難以有效開展編研工作等諸多問題。

3.保管條件差。由于經(jīng)費(fèi)有限，一些單位面對(duì)老化的技術(shù)設(shè)備，或因資金困難無力更換，或因辦公費(fèi)用限制無法購(gòu)買，直接影響了工作的開展。城建聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，卻只有少數(shù)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，多數(shù)單位還將聲像檔案與其他檔案混存，恒濕、恒溫、防磁等保存要求無從談起，致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損消磁等，很難實(shí)現(xiàn)聲像檔案的長(zhǎng)久保存和有效利用。

4.檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理。由于城建檔案管理人員年紀(jì)相對(duì)較大，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，對(duì)新鮮事物的接受能力相對(duì)較慢，對(duì)聲像檔案管理知識(shí)和保護(hù)技術(shù)要求等相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)不夠深入、理解不夠精準(zhǔn)，從而影響城建聲像檔案的齊全完整以及更好地開發(fā)利用。

二、提高認(rèn)識(shí)，有效改善城建聲像檔案管理工作

1.加強(qiáng)宣傳，齊抓共管。首先，要通過對(duì)城建檔案管理法規(guī)制度的宣傳,徹底改變“重質(zhì)量、輕檔案”的觀念。運(yùn)用現(xiàn)代化信息手段，掌握城市建設(shè)動(dòng)態(tài)，確保城建聲像檔案管理工作按計(jì)劃、分步驟地有條不紊順利開展，從而使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到城建聲像檔案真實(shí)、生動(dòng)再現(xiàn)城市建設(shè)進(jìn)程，反映城市發(fā)展演變歷程。其次，要加強(qiáng)部門配合、共同管理。建議城建檔案工作主管部門與政府有關(guān)城市建設(shè)項(xiàng)目審批及管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，聯(lián)合制定有關(guān)文件規(guī)范，齊抓共管，以保證本區(qū)域內(nèi)城建聲像檔案管理工作的順利開展，為保留城市原貌和各項(xiàng)新建工程全貌提供珍貴翔實(shí)的聲像檔案資料。第三，要列舉由于歸檔意識(shí)不強(qiáng)、收集渠道不暢、收集工作不力而造成聲像檔案管理不善的實(shí)例,剖析忽視城建聲像檔案的危害性,從崦增強(qiáng)做好城建聲像檔案資料收集、管理工作的緊迫感、責(zé)任感，提高做好城建聲像檔案管理工作的自覺性。

2.加大城建聲像檔案編研力度。一是提高認(rèn)識(shí)，開拓思路。加強(qiáng)館室之間的交流，進(jìn)行資源整合，徹底改變關(guān)門編研、閉館自守的工作局面；面向社會(huì)拓寬編研思路改變單一的紙質(zhì)載體編研產(chǎn)品格局，向聲、形、影等多種載體并存的深層次研發(fā)延伸，使編研工作從低層次摘編逐步向多元化、深層次開發(fā)發(fā)展。二是更新技術(shù)，運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加快城建檔案編研工作的進(jìn)程。采用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)、光盤技術(shù)、數(shù)碼影像技術(shù)及電子通訊等現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行城建檔案編研工作，推進(jìn)檔案編研產(chǎn)品電子化，并通過網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)檔案信息開發(fā)、傳播、利用到反饋的全過程。

3.注重庫房建設(shè)，購(gòu)置先進(jìn)的聲像設(shè)備。聲像檔案的保存，首先要爭(zhēng)取資金，加強(qiáng)聲像檔案庫房的建設(shè)和改造，添置必要的檔案裝具和聲像設(shè)備，為聲像檔案提供一個(gè)恒溫、恒濕、避光、防塵等良好的保存環(huán)境，延緩聲像載體的自身老化，減慢載體上所存信息的自然衰減。保證城建聲像檔案的完好無損、便于利用。

4.提高檔案管理人員素質(zhì)。首先，要強(qiáng)化聲像工作人員的大局意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，確保城建聲像檔案齊全、完整和高質(zhì)量，要突出重點(diǎn)，攻克難點(diǎn)，務(wù)求出實(shí)效、出精品。其次，城建聲像檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技術(shù)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷提高自身的科學(xué)文化水平、業(yè)務(wù)水平、理論水平，從而建立一支素質(zhì)高、技術(shù)硬和務(wù)實(shí)精干的復(fù)合型的城建聲像檔案管理人員隊(duì)伍。