文／青島職業(yè)技術(shù)學(xué)院 遲玉福

實物檔案是學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的以物質(zhì)實體為載體的物品檔案。實物檔案具有直觀性和多樣性的特點，能夠直接反映學(xué)校發(fā)展和各方面工作取得成就，具有較高保存利用價值和良好的文化教育功能。對實物檔案進行統(tǒng)一管理，才能使其得到有效保護，充分發(fā)揮其作用。

一、確定實物檔案的歸檔范圍

實物檔案的來源復(fù)雜、種類繁多、形式多樣，應(yīng)根據(jù)實際情況確定歸檔范圍。學(xué)校實物檔案主要包括：

1.榮譽類。學(xué)校獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等。

2.印信實物檔案。機構(gòu)變更或撤消、合并廢止的印章，包括鋼印、膠印、木印等。

3.實體性科技成果及相關(guān)技術(shù)資料、學(xué)校資助獲得的專利證書、師生參加競賽比賽創(chuàng)作的實體性作品及相關(guān)技術(shù)資料、有代表性的產(chǎn)品。

4.注冊登記的各種證件。

5.學(xué)校成立以來使用過的牌、匾。

6.上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給學(xué)校的題詞、賀信、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。

7.學(xué)校對外交往中獲贈的重要紀(jì)念品。

8.學(xué)校組織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品。

9.其它有保存價值的實物。

二、確定實物檔案歸檔時間

實物檔案有別于其他類別檔案，應(yīng)當(dāng)隨時歸檔。如榮譽類、獲贈紀(jì)念品、禮品字畫等收到后立即歸檔，競賽比賽作品活動結(jié)束后立即歸檔。由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實物確需在有關(guān)部門暫時留用的，應(yīng)先將歸檔實物移交檔案管理部門歸檔登記后再辦理借用手續(xù)。

三、明確歸檔要求

1.在公務(wù)活動中形成、獲得或征集到的實物檔案應(yīng)收集齊全、保持整潔、無破損，按時整理歸檔。任何部門和個人不得隨意丟棄、損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。

2.凡歸檔的實物檔案必須要有相應(yīng)的文字說明，收集的實物沒有明確標(biāo)明主題和時間的，移交單位或個人應(yīng)在移交時對實物的主題和時間進行說明。獎品實物檔案歸檔時應(yīng)說明頒獎單位、獲獎單位、獲獎時間、獲獎名稱等信息。禮品、字畫歸檔時應(yīng)隨附清單，說明名稱、接受事由、時間、地點、接收人，捐（贈）人。

3.印章歸檔時應(yīng)附印模一式兩份。

四、實物檔案的整理

歸檔實物按種類進行分類，以件為單位進行整理，實物檔案較多的單位可按種類結(jié)合年度進行分類。

1.實物種類可根據(jù)各單位實際情況劃分，一級類目用SW表示，二級類目用阿拉伯?dāng)?shù)字分別表示實物的種類，如：證書類（分類號SW11）；牌匾類（分類號SW12）；書畫類（分類號SW13）等。

2.歸檔實物的檔號一般由全宗號——分類號——件號組成或全宗號——分類號——年度——件號組成。

3.實物類檔案整理時應(yīng)在不影響實物品相的位置粘貼標(biāo)簽或加蓋檔號章，標(biāo)記檔號。證書類的實物檔案證書皮與證書內(nèi)頁貼標(biāo)簽或加蓋檔號章。

4.歸檔實物按種類結(jié)合時間進行排列，為保護歸檔實物的安全存放，可裝盒后排列上架，檔案盒式樣可參考管理類檔案盒的式樣定制；

5.實物檔案整理歸檔后應(yīng)編制實物檔案目錄，內(nèi)容包括序號、檔號、題名、授獎單位、受獎單位、形成日期、實物種類、保管期限、存放位置、互見號、備注等項目。

6.實物檔案的保管期限參照其價值劃定保存年限,分為長久和定期兩種。

五、實物檔案的數(shù)字化

1.實物類檔案應(yīng)在歸檔后進行數(shù)字化備份，刻錄制作成光盤歸檔，同時在兩者之間建立準(zhǔn)確的標(biāo)識關(guān)系。

2.實物類檔案首先應(yīng)采用掃描的方式進行數(shù)字化處理，無法使用掃描設(shè)備進行數(shù)字化的，采用數(shù)碼相機拍照的方式進行數(shù)字化處理。

3.實物檔案數(shù)字化工作中應(yīng)記錄使用的設(shè)備名稱、型號，使用的軟件程序版本等信息。隨著社會信息化的不斷發(fā)展，及時進行轉(zhuǎn)換處理，以保障數(shù)字化信息的準(zhǔn)確性和可識別性。

六、實物檔案的保管

實物檔案應(yīng)由統(tǒng)一保存在學(xué)校檔案館；反映部門特色的實物檔案可存于各部門。部分實物（如榮譽獎匾、獎旗、獎狀、獎杯、錦旗等）需要在會議室展示或在公共場所固定擺放，實物可放置在原位置不動，但必須對實物進行編目并在實物檔案背面的右上角、底座等位置粘貼檔號標(biāo)簽,同時對每件實物拍照。實物檔案應(yīng)進行專庫或?qū)９耜惲斜９埽ㄆ趯n案庫房、裝具、實物檔案進行除塵，防止退色損毀，確保實物檔案完好。

七、實物檔案的開發(fā)與利用

檔案部門應(yīng)制定歸檔實物的借閱利用制度，嚴格履行借閱手續(xù)開展歸檔實物的借閱利用工作。

1.實物檔案原則上只對各級單位提供利用服務(wù)，借用單位須出具介紹信并說明理由，經(jīng)檔案館負責(zé)人批準(zhǔn)。

2.實物檔案原則上不外借，因舉辦展覽、迎接檢查等確需使用實物檔案原件，必須嚴格辦理登記手續(xù)，使用完畢后按期歸還檔案館。

3.因工作需要，應(yīng)歸檔的實物確需在有關(guān)單位保留一段時間的，須先將實物移交檔案檔案館歸檔，再辦理檔案借用手續(xù)。

4.借出的實物檔案，使用單位須確定專人負責(zé)妥善保管，不得污損、遺失。借用或單位自存期間發(fā)生丟失、損毀的，按照國家檔案法追究責(zé)任。

5.檔案館要科學(xué)編制實物檔案目錄和檢索工具，印制實物檔案資料匯編，并將可開放的實物檔案電子照片進行網(wǎng)上公布，方便利用。