文／四川省疾病預(yù)防控制中心　盧曉文

新時(shí)期事業(yè)單位的人事檔案管理改進(jìn)分析

文／四川省疾病預(yù)防控制中心盧曉文

為了能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，人事檔案管理作為事業(yè)單位統(tǒng)籌工作中的重要組成部分應(yīng)當(dāng)在新時(shí)期的背景下進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，讓事業(yè)單位提供社會(huì)公共服務(wù)工作能夠順利的開展。本文通過對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位的人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行描述，提出其中所存在的問題，并根據(jù)這些問題提出相應(yīng)的改進(jìn)策略。

新時(shí)期；事業(yè)單位；人事檔案管理

事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)有效的人事檔案管理，可以使人事檔案的作用得到有效的發(fā)揮。一是有助于用人單位充分的了解職工的基本信息，為單位選人用人和干部選拔提供重要參考；二是為職工本人的切身利益如工資、職務(wù)職稱晉升、保險(xiǎn)及退休等提供信息憑證。因此，事業(yè)單位要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的變化來及時(shí)的進(jìn)行人事檔案管理的改進(jìn)，以此來為用人單位提供可靠有效的檔案資源。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)松散。由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的工作并沒有進(jìn)行重視，檔案管理工作通常被安排到其他工作的后面進(jìn)行，這樣的狀況導(dǎo)致人事檔案不能進(jìn)行及時(shí)的更新，檔案管理工作變得形式化。因?yàn)樯蠈訉?duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠，事業(yè)單位的其它部門不能對(duì)人事檔案管理的工作進(jìn)行積極的配合，使得單位的檔案管理具有一定的滯后性。

（二）管理手段體制陳舊。人事檔案是對(duì)個(gè)人教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、品德作風(fēng)及政治面貌的詳細(xì)記錄，是個(gè)人在職稱變動(dòng)、辦理保險(xiǎn)時(shí)的重要依據(jù)。然而現(xiàn)在的人事檔案管理還是延續(xù)著“檔隨人走”的體制，這樣的狀況在一定程度上束縛了人才的流動(dòng)，調(diào)崗的過程也變得繁瑣。檔案管理部門因?yàn)闊o法對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一全面的管理，使得收集的檔案缺乏一定的完整性。

（三）工作人員素質(zhì)不高。人事檔案管理是一項(xiàng)比較繁瑣的管理工作，需要管理人員進(jìn)行有效的收集、整理、分類。但是在事業(yè)單位的檔案管理工作過程中，工作人員僅是負(fù)責(zé)檔案的收集，沒有對(duì)檔案進(jìn)行合理的分類。且檔案管理工作大多是由兼職人員進(jìn)行管理的，在工作過程中并沒有專業(yè)的檔案管理意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，在一定程度上影響了檔案的真實(shí)性和可靠性。

（四）檔案管理系統(tǒng)落后。如今互聯(lián)網(wǎng)跟人們的生活息息相關(guān)，計(jì)算機(jī)被廣泛的運(yùn)用到人們的工作中，事業(yè)單位的檔案管理工作卻沒有隨著時(shí)代的發(fā)展變化來進(jìn)行檔案收集和錄入的革新。雖然事業(yè)單位有相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，但是工作人員對(duì)于這個(gè)系統(tǒng)的使用只是進(jìn)行個(gè)人基本信息的存儲(chǔ)，要想查閱相關(guān)工作人員的完整信息還需要找出紙質(zhì)的檔案，這在一定程度上影響了檔案的有效利用率。

二、新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理的改進(jìn)措施

（一）改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念。為了避免因“檔隨人走”的體制束縛人員的流動(dòng)，新時(shí)期下事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)當(dāng)由單位管理轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)的直接管理。①事業(yè)單位想查找某一個(gè)工作人員的檔案可以從社會(huì)的人事檔案保管機(jī)構(gòu)來進(jìn)行調(diào)動(dòng)，這樣可以讓人才的工作調(diào)動(dòng)變得靈活，有利于事業(yè)單位的檔案管理部門及時(shí)的完善工作人員的檔案，保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

（二）增強(qiáng)檔案管理工作的意識(shí)。要想事業(yè)單位的檔案管理工作能夠順利的進(jìn)行，單位的領(lǐng)導(dǎo)首先要轉(zhuǎn)變觀念，同其他工作一樣的重視單位的檔案管理工作。為了能夠保證檔案管理工作能夠順利的開展，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)讓事業(yè)單位的其它工作部門來積極配合檔案管理工作。為了能夠提高事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行合理的配置，如公開招聘檔案管理及相關(guān)專業(yè)的人員，讓具有專業(yè)檔案管理基礎(chǔ)的工作人員來對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、分類、使用和更新。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化。在進(jìn)行檔案管理的過程中應(yīng)當(dāng)將手工操作的管理方式和現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理方式進(jìn)行有效的結(jié)合。在檔案管理人員進(jìn)行檔案收集、整理和歸檔的時(shí)候，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案材料進(jìn)行詳細(xì)的輸入，便于在網(wǎng)上查看工作人員的信息。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)及時(shí)的修補(bǔ)檔案管理系統(tǒng)的漏洞，通過及時(shí)的升級(jí)來保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。檔案管理人員還需要對(duì)網(wǎng)上檔案的記錄進(jìn)行備份，防止因?yàn)殡娔X外在原因和硬件故障所引起檔案丟失的狀況發(fā)生。

（四）提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。僅僅配置專業(yè)的檔案管理工作人員還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，事業(yè)單位還要對(duì)已經(jīng)在職的檔案管理人員進(jìn)行不定期的培訓(xùn)，讓他們能夠了解檔案管理的重要性，掌握人事檔案管理的政策、規(guī)定、技術(shù)要求和職業(yè)道德要求。除此之外，檔案管理人員還需要有一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，在進(jìn)行信息化管理網(wǎng)上信息錄入的過程中保證操作的速度和質(zhì)量，以保證人事檔案的有效利用。

三、結(jié)束語

為了能夠讓事業(yè)單位的人事檔案管理跟上時(shí)代的發(fā)展，單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)予以相應(yīng)的重視。通過改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，融入現(xiàn)代化的檔案管理方式，再加上檔案管理工作人員素質(zhì)的提高，從而使得事業(yè)單位的人事檔案可以被有效的利用，并且讓檔案真正的發(fā)揮出參考價(jià)值。

注釋：

①韓秀革.事業(yè)單位4人事檔案管理思考[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技,2011,18 (05):12-13.