文／烏魯木齊職業(yè)大學(xué)　潘海燕

人事檔案收集管理工作中存在的主要問題及對策

文／烏魯木齊職業(yè)大學(xué)潘海燕

人事檔案收集管理工作存在著許多問題亟待解決，結(jié)合筆者工作實(shí)踐對此提出建議和策略。

人事檔案；收集管理；問題；對策

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)體制的結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型，社會(huì)人員流動(dòng)成為目前我國人才管理的主要現(xiàn)象，并且人才流動(dòng)模式在體制上有了一定的創(chuàng)新和相關(guān)系統(tǒng)的保護(hù)措施，相應(yīng)的人事檔案管理工作也就有必要得到進(jìn)一步系統(tǒng)和完善，使二者相互結(jié)合，以形成人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。但從人事檔案收集管理工作的實(shí)際看，仍存在著管理體制和人員素質(zhì)以及人事信息材料完備等方面的若干問題，這些問題的出現(xiàn)給我國檔案的收集管理工作帶來困擾，并成為目前人事制度改革中急需解決的問題。本文通過對當(dāng)前人事檔案收集管理工作中所存在主要問題的系統(tǒng)性分析，結(jié)合目前我國檔案收集和人事考核等相關(guān)制度，對我國人事檔案收集管理工作提出了具有實(shí)際操作性的建議。

一、人事檔案收集管理工作中存在的主要問題

人事檔案管理工作關(guān)系到人事制度改革的各個(gè)環(huán)節(jié)，是各單位人事管理部門都非常重視的問題，而檔案的收集管理工作更是人事檔案工作的重中之重，同樣也受到人事管理部門的關(guān)注和重視。目前我國人事檔案收集管理工作中存在的主要問題有：

（一）管理意識淡薄。在眾多的管理體制中，檔案管理是貫穿其中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，關(guān)系到人事制度的完善與否，是各單位值得重視的問題，但是從目前情況看，在人事檔案收集工作中，管理人員意識較為淡薄是人事檔案收集工作的普遍問題。這是由于歷史等方面的原因，使管理者意識普遍淡薄，尤其是“事不關(guān)己，高高掛起”的思想非常嚴(yán)重，導(dǎo)致檔案收集工作人員的管理意識下降，對檔案收集工作的重要性認(rèn)識不足，以至于對人事檔案收集過程中的各項(xiàng)工作不明晰。另外，由于人事檔案所有者對檔案歸檔工作不重視、意識差，疏忽了人事檔案是當(dāng)事人組織關(guān)系以及個(gè)人考核培訓(xùn)等活動(dòng)的重要依據(jù)，因而導(dǎo)致了檔案管理工作人員的消極態(tài)度，甚至使得有些個(gè)人檔案長時(shí)間的脫檔，而最終影響了檔案當(dāng)事人的個(gè)人前途和職業(yè)發(fā)展，也對人事檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性造成了較大損害，給我國人事檔案管理工作的完善帶來了不利影響。

（二）存檔材料缺失嚴(yán)重。在人事檔案的信息收集過程中，檔案收集人員應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)部門對檔案管理的規(guī)定來進(jìn)行檔案收集，不能遺漏或者缺失。但是在實(shí)際檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性的事情，并非是分割開來的。換言之，人事檔案的信息內(nèi)容上存在著連貫性和融合性，并不是每個(gè)階段獨(dú)立存在的，認(rèn)識到該問題的重要性是檔案管理工作人員的一個(gè)最基本要求。盡管如此，情況仍不容樂觀，從檔案信息所顯示出來的內(nèi)容可以看出，我國人事檔案管理存在著嚴(yán)重的缺失現(xiàn)象。如：一份檔案中，有的缺少學(xué)歷材料，有的缺少入黨材料，有的缺少工作經(jīng)歷等基本狀況材料，這對各個(gè)部門人事檔案的入檔管理都是有負(fù)面影響的。再加之目前檔案收集工作基本處于被動(dòng)收集狀態(tài)，單位的人事檔案管理人員不能及時(shí)向其所在單位組織（人事）部門或者檔案當(dāng)事人收集材料，一般都是等檔案當(dāng)事人主動(dòng)把自己的檔案上交單位；或者是單位不進(jìn)行檔案的定期監(jiān)督和檢查，這些又為人事檔案的遺失找到了借口。因此對以上發(fā)現(xiàn)情況應(yīng)引起足夠的重視，因?yàn)檫@關(guān)系到檔案管理工作的落實(shí)和質(zhì)量的提升。

（三）管理機(jī)制落實(shí)不到位。我國人事檔案管理有其自身的一套管理機(jī)制，管理機(jī)制的體系化體現(xiàn)了我國人事從上到下的垂直管理，為檔案工作的順利實(shí)施提供了有效保障。盡管如此，但在這種體制的實(shí)踐中仍體現(xiàn)了它不健全的一面，尤其是在檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和管理人員的配備上，許多單位并沒有設(shè)置嚴(yán)格且專門的檔案管理部門，而是由綜合管理部門進(jìn)行協(xié)管，為人事檔案缺失埋下了不安全隱患。而在人員的配備上也存在極其不足的現(xiàn)象，按照檔案管理的規(guī)定，人事檔案管理人員應(yīng)是具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的，但在實(shí)際中卻往往出現(xiàn)無人管理的情況，不僅沒有設(shè)置專業(yè)的管理人員，甚至基本的綜合管理人員都沒有設(shè)置，這給人事檔案收集管理工作帶來了難度?？梢姍n案收集管理機(jī)制的不健全是人事檔案管理工作中的一大缺憾。

（四）檔案收集管理人員專業(yè)化程度有限。人事檔案收集管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而又專業(yè)性較強(qiáng)的工作，但在實(shí)際中有些檔案管理人員的工作狀況并不到位，工作人員工作落實(shí)不到位多半是由人員配備機(jī)制上的不健全而導(dǎo)致的。還有些在人員配備較為健全的部門，工作人員的專業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)也存在著較大問題。通常情況下，對人事檔案的收集和管理應(yīng)該是由具有一定專業(yè)的工作人員來采集，但實(shí)際上這些管理人員卻并非檔案管理專業(yè)人員，或者說是并沒有上崗資格的人員，這非常不利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與制度化。由此看來，檔案在整理、歸檔、裝訂方面都需要專業(yè)性強(qiáng)的工作人員來承擔(dān)，否則會(huì)給人事檔案管理的收集工作帶來較大的阻礙。

二、完善我國人事檔案收集管理工作的基本措施

人事檔案收集管理工作關(guān)系到部門單位人事制度的健全和完善，為人事的日常管理提供個(gè)人信息資料，如何使收集工作與人事管理能完美的銜接，對此有以下幾點(diǎn)建議：

（一）要增強(qiáng)檔案收集管理工作人員責(zé)任意識及檔案當(dāng)事人的歸檔意識。人事檔案管理是我國部門單位進(jìn)行人事管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對于實(shí)踐中所出現(xiàn)的問題，經(jīng)分析，多半是工作人員的責(zé)任意識差的原因，因此強(qiáng)化檔案收集管理人員的檔案意識是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，使其認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，認(rèn)識到檔案管理工作對部門單位的人事檔案的重要意義，從根本上轉(zhuǎn)變思想，形成完善檔案的管理意識，為人事檔案的管理工作提供先導(dǎo)。另外，人事檔案管理部門應(yīng)注意對工作人員的教育和培養(yǎng)，不斷加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任意識，充分認(rèn)識檔案工作的重要性，加強(qiáng)本部門人事檔案管理的宣傳，把人事檔案和當(dāng)事人的前途發(fā)展緊密的聯(lián)系在一起，并以此喚起檔案當(dāng)事人的歸檔意識，讓其認(rèn)識到檔案對其自身發(fā)展的重要價(jià)值，使其能主動(dòng)及時(shí)上交檔案材料，讓檔案管理工作成為當(dāng)事人職業(yè)發(fā)展和個(gè)人成長的見證，以體現(xiàn)人事檔案對當(dāng)事人自身發(fā)展的重要價(jià)值。

（二）要多渠道收集完整的檔案信息資料。檔案信息資料的收集工作是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。隨著我國政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，部門單位對人事檔案管理工作的越來越重視。各部門在聘用工作人員時(shí)對應(yīng)聘人員的考察、考核、學(xué)歷、學(xué)位、各種培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)晉升等信息的需要不斷增多，這給人事檔案材料的收集工作帶來更高的要求。再比如人才流動(dòng)，檔案在未隨著人員流動(dòng)轉(zhuǎn)移的情況下，也給檔案收集帶來難度。因此，建議人事檔案管理人員在收集檔案信息材料時(shí)，應(yīng)做到內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合，尤其是在收到外單位所調(diào)入人員的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真清查、核實(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)有缺漏材料現(xiàn)象，應(yīng)該千方百計(jì)與外部單位進(jìn)行聯(lián)系，并及時(shí)的追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料。另外要把檔案收集工作變被動(dòng)為主動(dòng)，被動(dòng)的收集檔案信息往往會(huì)造成檔案材料的不健全，因而檔案收集管理人員只有主動(dòng)行動(dòng)，才能把收集工作做得更全、更細(xì)、更好，以為人事檔案的材料收集管理工作提供保障。

（三）要提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。為保證人事檔案管理工作能夠與部門單位的發(fā)展相適宜，應(yīng)建立一支具有高素質(zhì)高業(yè)務(wù)知識的檔案管理隊(duì)伍。強(qiáng)化和培訓(xùn)檔案管理人員的管理意識和專業(yè)技能，使工作人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)得到提高。并從各種渠道引進(jìn)具有一定檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才。還要加強(qiáng)對本單位檔案管理人員的繼續(xù)學(xué)習(xí)和教育，使其在做好日常管理工作的同時(shí)，接受相關(guān)人事檔案管理的專業(yè)素質(zhì)教育，使其不斷適應(yīng)新形勢新要求，只有如此才能更好地使人事檔案管理工作人員成為專業(yè)人才，既懂得檔案管理的專業(yè)知識，又能體現(xiàn)個(gè)人的修養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，并能進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平。

三、結(jié)語

綜上所述，人事檔案收集管理工作是關(guān)系到人事制度改革的重要方面，也是用人單位進(jìn)行人事考核的重要內(nèi)容，因而加強(qiáng)人事檔案信息的收集管理工作，對保持我國檔案信息管理的完善、單位人事制度改革和落實(shí)、檔案當(dāng)事人利益維護(hù)等方面有著重要的意義。