文／國家新聞出版廣電總局五八二臺 楊卉 劉敏

一、事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢

檔案是國家機(jī)關(guān)、社會組織和個人在社會活動中形成的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，檔案管理工作在事業(yè)單位的日常管理工作中占據(jù)著十分重要的位置。而檔案電子化管理，就是用計算機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，以供人們利用的過程?？梢哉f，事業(yè)單位檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下四個方面。

首先，提高了檔案管理工作的效率。電腦不僅具有快捷、高效的特點，同時它還有儲存音頻、視頻、圖像等多種儲存功能。檔案電子化管理用電腦代替了傳統(tǒng)的人力勞動，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過信息化形式向社會提供信息的服務(wù)，不僅大大減輕了相關(guān)工作人員的工作量，還提高了信息的集中性，綜合各類相關(guān)信息集一體，避免信息查詢時出現(xiàn)漏洞，有效提高了檔案管理工作的效率。

其次，降低了成本。檔案電子化管理方式可以進(jìn)行一次性低成本的投入，并進(jìn)行多次產(chǎn)出。這有效改善了以往檔案信息的采集、編制、以及出版成本花費較高的問題。此外，電子檔案的信息無需固定的物理位置，其復(fù)制、傳輸與調(diào)閱都較為方便。

再者，有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。在傳統(tǒng)的檔案管理中，如果遇到了檔案不齊或漏交歸檔時，必須要拆卷重做才能夠完成補(bǔ)漏增缺工作。而現(xiàn)代的檔案電子化管理便能夠有效、便捷的處理這一問題。它通過電子網(wǎng)絡(luò)處理系統(tǒng)，用微機(jī)按“件”進(jìn)行整理歸檔，便可隨時對其進(jìn)行有效的補(bǔ)漏增缺工作。在提升辦公效率的同時，還大大節(jié)省了人力物力，使得員工能有足夠的時間去提升自身的業(yè)務(wù)水平。

最后，有利于文檔的保密。在以往的檔案查閱中，由于所提供的是整卷的檔案資料，這不僅加大了查閱的難度，還給查閱者泄露了其他的檔案信息資料，這是不符合檔案管理的保密要求的。而檔案電子化管理，能夠為查閱者提供有針對性的單份的文件，這不僅有效提升了查閱的效率還保證了檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。

二、我國事業(yè)單位目前電子檔案管理中存在的問題

（一）電子檔案的安全性得不到保障。檔案的安全性對事業(yè)單位有著至關(guān)重要的影響作用，因此，檔案的安全性問題也成為我國事業(yè)單位目前電子檔案管理中最嚴(yán)重的問題之一。究其原因，主要由以下兩點原因造成的：其一，電子檔案管理人員對電子檔案的安全意識淡薄，未能認(rèn)識到檔案信息保密工作的重要性，且電子檔案管理工作沒有特殊的工作區(qū)域，與其他部門工作人員混雜在一起不做工作分區(qū)。其二，相關(guān)硬件、軟件質(zhì)量相對落后，且未能及時進(jìn)行更新與維護(hù)。使得電子檔案在發(fā)送、接收、保管和歸檔過程中，可能遭遇病毒入侵、竊聽、泄密、篡改，嚴(yán)重威脅到檔案的安全性。

（二）電子檔案管理不夠規(guī)范。當(dāng)前，我國事業(yè)單位的部分檔案管理人員仍未能及時轉(zhuǎn)變思路，只知道紙質(zhì)檔案保存的重要性，而未能認(rèn)識到電子檔案保存的重要性。在日常的檔案管理工作中，將一些重要的檔案的物質(zhì)載體，如光盤、U盤和移動硬盤隨意放置，未能進(jìn)行妥善的保管。另外，在信息的備份工作上也欠缺規(guī)范性。在一些系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、文檔的備份管理上，檔案管理人員往往不能明確哪些數(shù)據(jù)文檔需要備份，需要以何種介質(zhì)備份，這很大程度上影響了事業(yè)單位檔案電子化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

（三）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高。首先，部分檔案管理人員對檔案管理的認(rèn)識存在不足或偏差。提到檔案管理，不少單位單純的認(rèn)為只是將檔案資料輸入到電腦中就完成了事業(yè)單位的電子信息化管理。甚至有些人知識水平及思想觀念具有局限性，未能積極主動的學(xué)習(xí)檔案電子信息管理的新技術(shù)與新理念。有的單位職員甚至是產(chǎn)生抵觸情緒，排斥對新技術(shù)、理念的學(xué)習(xí)與吸收。這種不充分的認(rèn)識與滯后的思想觀念很大程度上阻礙了我國事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)進(jìn)程。

其次，較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理來說，事業(yè)單位的電子檔案管理對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。它不僅需要其掌握一般的計算機(jī)操作水平，同時還要求其具備較高的知識層次和全面的技術(shù)素質(zhì)。然而從目前情況來看，我國大部分事業(yè)單位的檔案管理部門都或多或少存在人才不足的問題，尤其是對于檔案、信息處理復(fù)合型人才就更為奇缺，這很大程度上阻礙了事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)的發(fā)展。

三、電子檔案管理的建議

（一）保證電子檔案在利用中的安全。確保檔案信息的安全性是事業(yè)單位檔案管理工作任務(wù)的重中之重。要做好檔案的安全保護(hù)工作主要可以從以下兩個方面入手：其一，提高檔案管理人員的安全意識。由于電腦中的電子信息受硬件、斷電、病毒侵害等影響，具有一定的不穩(wěn)定性，而這將會給電子檔案的有效存檔及共享工作帶來嚴(yán)重威脅。因此，相關(guān)檔案管理人員，尤其是立卷人員，在檔案的存檔過程中，必須要具備足夠的安全意識，對相關(guān)辦公軟件進(jìn)行及時的升級與修護(hù)，對電腦的硬件也進(jìn)行定期的檢修，并養(yǎng)成及時保存信息的良好工作習(xí)慣，以最大限度的保障電子檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

（二）完善相關(guān)法律法規(guī)。完善的法律法規(guī)與健全的制度是任何管理事物有效運行的重要依據(jù)與保障。建立健全電子檔案管理制度，并對其進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化的管理，能夠給電子檔案管理工作帶來有效指導(dǎo)，提高電子檔案管理工作的效率，從而使電子檔案管理走出無序管理狀態(tài)。具體而言，電子檔案管理規(guī)章制度要對電子檔案文件的制作、審核、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細(xì)的規(guī)定，同時，根據(jù)單位檔案和單位職能的特點進(jìn)行完善補(bǔ)充。只有不斷完善電子檔案管理制度，才能使得在電子檔案管理出現(xiàn)問題時，有法可依。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的主體，其信息化觀念，信息化操作手段，對我國事業(yè)單位的檔案管理工作有著至關(guān)重要的影響。因此，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是有效促進(jìn)檔案電子化建設(shè)的必要前提。其具體措施主要可以從以下兩個方面入手。首先，加大相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，及時更新其管理理念，使其從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式。另外，督促其加大對相關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識和技術(shù)的學(xué)習(xí)力度，對復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和有效整合，以使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價值，進(jìn)而提高電子檔案工作的質(zhì)量和效果。

四、結(jié)論

總而言之，事業(yè)單位檔案管理使用現(xiàn)代化的電子化管理手段是我國科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的必然需求，同時也是符合當(dāng)前我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢的，對我國的社會主義事業(yè)的建設(shè)有著極其重要的現(xiàn)實意義。因此，只有做到保證電子檔案在利用中的安全、完善相關(guān)法律法規(guī)并努力提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案管理電子化建設(shè)更符合我國發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而提高事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)發(fā)展。