文／河北省廣平縣檔案局 高敏

一、民營企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）部分民企領導檔案意識差，重視程度不夠。我國多數(shù)民營企業(yè)的管理思想是用最少的錢辦最多的事，對于企業(yè)的任何行為都應是創(chuàng)造效益的必須，尤其是在企業(yè)創(chuàng)辦初期，從不干一點與效益沒有直接關系的事，不花一分與效益沒有直接關系的錢，在企業(yè)管理上也是一樣。檔案管理是企業(yè)管理的基礎工作，但相對來講，它的直接效益不明顯，而且需要投入，所以常常成為決策者忽略的工作。在企業(yè)檔案管理上，存在只顧眼前能用，不管以后結果的短期行為，表現(xiàn)出足夠的不重視。

（二）缺乏檔案保存的基礎設施和設備硬件。企業(yè)檔案管理工作需要一定的投入，建設專門檔案室（檔案間），配備設備硬件，如：檔案柜、消防設備、計算機等最基本設備。但由于民企領導認識不到位，特別是創(chuàng)建初期，檔案管理投入幾乎不在計劃之列，即使是比較重要的人事檔案、財務檔案、技術檔案的使用和管理上，也只是由從事該項工作的人員用辦公室柜子、抽屜臨時簡易保管。其完整性、規(guī)范性、保密性可想而知。

（三）缺乏專業(yè)檔案管理人員。真正的檔案管理是一門學科，具有很強的專業(yè)性，民企發(fā)展到一定規(guī)模，特別是要保持持續(xù)不斷發(fā)展，追求高科技，產(chǎn)品創(chuàng)新升級，檔案的作用就越顯重要，就會對檔案管理和應用有更高的要求，需要具有專業(yè)知識的專業(yè)人才去從事檔案管理工作，否則將不能適應企業(yè)的需求。而在實踐過程中，往往是民企的科技水平、產(chǎn)品創(chuàng)新的發(fā)展明顯快于檔案工作的發(fā)展，科技人才的引入多于、快于檔案人才的引進，因此出現(xiàn)檔案專業(yè)人員的配備落后于企業(yè)的發(fā)展和檔案工作的需要，由于沒有專業(yè)化，談不上規(guī)范化、標準化，影響民企檔案管理工作發(fā)展。

（四）缺乏必要的檔案規(guī)章制度。規(guī)章制度是企業(yè)管理的根本，是企業(yè)內部大法，檔案管理也是一樣，有一套完整的制度，從組卷、保管、借閱、利用、開發(fā)等各個環(huán)節(jié)都有明確的制度規(guī)定。但實際中多數(shù)民營企業(yè)普遍存在著檔案規(guī)章制度不健全的狀況，少數(shù)企業(yè)甚至都沒有檔案工作制度。檔案工作也就可能隨著檔案人員的辭職或工作變動而處于癱瘓狀態(tài)。即使是已經(jīng)發(fā)展到一定規(guī)模的民企，檔案管理規(guī)章制度的建立也明顯落后于其他管理領域。

二、做好民企檔案管理工作的措施

（一）增強檔案意識，加大檔案開發(fā)利用。做好檔案管理工作，領導重視是關鍵。民企領導要有戰(zhàn)略眼光，拋棄急功近利思想，著眼企業(yè)長遠發(fā)展，做好企業(yè)各項基礎工作，包括檔案工作。對于檔案工作者來說，引起領導重視的關鍵是檔案的利用價值和創(chuàng)效功能，空談重要是無力的。所以民企檔案管理人員要在檔案開發(fā)利用上下功夫，充分發(fā)揮檔案記載企業(yè)歷史、承載經(jīng)驗教訓、反應企業(yè)現(xiàn)狀的功能，為企業(yè)制定發(fā)展規(guī)劃、市場營銷策略、技術改造、財務分析、人力資源開發(fā)利用等，提供一手資料和參考數(shù)據(jù)，變文件庫為信息庫，變死檔案為活信息，使決策者真正看到檔案的價值和作用，增強檔案意識，提高重視程度。

（二）增加投入，完善檔案基礎設施和科技硬件建設。檔案的價值是潛在的、長遠的，主要表現(xiàn)在企業(yè)的發(fā)展、提高、創(chuàng)新和持續(xù)發(fā)展上，凡有志于企業(yè)長遠持續(xù)發(fā)展、創(chuàng)造一流企業(yè)的企業(yè)領導人都要增加對檔案管理工作的投入，按照國家檔案管理基礎設施要求，建立規(guī)范、功能齊全的檔案室，配備先進的電子計算機設備，實現(xiàn)基礎設施達標和管理手段現(xiàn)代化。

（三）建章建制，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標準化。建立健全檔案管理各項規(guī)章制度，用制度規(guī)范單位各部門、各系統(tǒng)的行動，使檔案管理工作形成一個完整的快速運轉的系統(tǒng)。它包括：文書制作、送交、歸檔一體化制度；歸檔判定制度；安全保管制度；檔案保密制度；檔案借閱制度；檔案管理人員工作責任制；檔案管理檢查評比制度等。并配以相應的考核、獎懲辦法。真正起到促進工作的作用。

按照按照國家檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理實施細則》要求制定文書檔案管理標準，從文件制作、收集、歸檔判斷、裝訂、分類、編號、邊牧、裝盒、編制檢索工具等各環(huán)節(jié)制定詳細的標準。電子版、數(shù)字音像檔案要按科學要求，制定相應的保管辦法和標準，并嚴格貫徹執(zhí)行，以此促進文書檔案管理規(guī)范化、標準化的實現(xiàn)。

（四）運用科學手段，配備專業(yè)人員，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化就是利用計算機辦公系統(tǒng)和網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的電子化和網(wǎng)絡化。一是利用計算機網(wǎng)絡存儲容量大、檢索速度快、傳送便當、查詢快捷的特性，將紙質檔案的目錄、編號輸入計算機；將電子檔案、數(shù)字音像檔案內容輸入計算機，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫。二是利用計算機辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)各種檔案的快速準確查找、調閱。三是利用網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)檔案室與各部門的文件傳輸，做到快速收集、快速借閱。四是利用電子安全、室溫、火險監(jiān)控設備，實現(xiàn)檔案室安防自動管理。實現(xiàn)現(xiàn)代化，必須配備現(xiàn)代化的專業(yè)人員，招聘檔案專業(yè)畢業(yè)的大學生和電子計算機專業(yè)人員從事檔案管理工作。

三、結束語

綜上所述，民企是我國國民經(jīng)濟中的重要組成部分，民企的管理關乎著民企的生存與發(fā)展，檔案管理是企業(yè)管理的基礎，提倡大家共同努力、共同促進民企檔案工作的發(fā)展，使民營經(jīng)濟這朵社會主義經(jīng)濟奇葩開的更加絢麗。