文／秦皇島市工人醫(yī)院　邢文

淺析醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的多元化舉措

文／秦皇島市工人醫(yī)院邢文

檔案管理是醫(yī)院一項重要的管理活動，醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新，對吸引高素質(zhì)人才，提升醫(yī)院服務(wù)能力意義重大。為此，本文闡述了檔案管理方法、服務(wù)手段的創(chuàng)新，為醫(yī)院檔案管理水平的提升做有益嘗試。

醫(yī)院；檔案管理；創(chuàng)新

創(chuàng)新就是走出常規(guī)、突破傳統(tǒng)，并在原有的基礎(chǔ)上有所發(fā)有所創(chuàng)造、有所前進。它既是對以往舊事物的一種否定和更新，也代表了事物的某種發(fā)展方向和生命力。在這個全行業(yè)全社會都在創(chuàng)新的時代，醫(yī)院檔案要保持與時代同步發(fā)展，就必須與時俱進、開拓創(chuàng)新，以創(chuàng)新思維指導(dǎo)檔案工作實踐。在全社會都在大力實施信息化建設(shè)的背景下，檔案管理迎來了巨大的創(chuàng)新機遇和空間。在管理實踐活動中，探索新的管理領(lǐng)域和方法，提煉新的管理理念，從而創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理之路。社會形勢的快速發(fā)展變化要求檔案工作者須進一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，促進檔案事業(yè)的發(fā)展，更好地為醫(yī)院發(fā)展出力，為民生大計服務(wù)。

創(chuàng)新是對陳舊觀念的突破，是對不合時宜的一種揚棄。創(chuàng)新不是主觀臆斷出來的，而是建立在一定的基礎(chǔ)上。我國檔案事業(yè)經(jīng)過長期的發(fā)展，產(chǎn)生了系統(tǒng)的理論、方法和工作經(jīng)驗，這為日后進一步做好檔案工作奠定了基礎(chǔ)。檔案管理工作的創(chuàng)新必須以這些方法和理論為基礎(chǔ)，在總結(jié)過往經(jīng)驗和認清現(xiàn)實基礎(chǔ)上預(yù)測未來，使得檔案事業(yè)的發(fā)展變得更加規(guī)范化與合理化，并為檔案事業(yè)的發(fā)展提供理論與實踐支持。

現(xiàn)具體談?wù)剻n案管理所需要創(chuàng)新的方面和具體措施。

一、檔案整理方法的創(chuàng)新

檔案經(jīng)過初步簡單粗略的整理后，仍然處于條理不清的狀態(tài)。只有經(jīng)過科學(xué)地整理、系統(tǒng)地排列、有序地存放，才能便于今后的管理和查閱。常規(guī)的整理過程是先按大類劃分并登記目錄，然后對每個類型進行整理匯總并登記目錄，最后制訂具體醫(yī)療設(shè)備的檔案卷冊。1.對每份檔案文件進行編號；2.按規(guī)范對文件進行順序排列；3.編寫卷內(nèi)目錄：序號、文件號、責(zé)任人、文件標(biāo)題、日期、頁碼和備注。

做完以上工作后，查閱檔案只需按類型瀏覽目錄，比如查詢某臺醫(yī)療設(shè)備的卷內(nèi)目錄，就可了解該設(shè)備的檔案具體明細表，為查閱者提供極大方便。當(dāng)然，隨著計算機管理信息系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，醫(yī)院檔案整理的方法需要管理人員去不斷創(chuàng)新，平穩(wěn)從容地度過由紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子資料的這一特殊時期。

二、檔案管理科學(xué)化創(chuàng)新

（一）設(shè)備科學(xué)化。先進的設(shè)備是檔案管理必不可少的輔助工具?，F(xiàn)代社會的快速發(fā)展要求檔案管理須改變以往的模式，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案模式向電子檔案模式的轉(zhuǎn)變，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)資源的自身優(yōu)勢，進行醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、鑒定等工作，促進檔案管理工作的現(xiàn)代化、精確化和高效化。另外，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)電子檔案服務(wù)平臺，并組建醫(yī)院檔案查詢系統(tǒng)，促進檔案信息資源的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，為醫(yī)學(xué)研究者提供更可靠、真實的資料，從而促進現(xiàn)代醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展進步。

（二）人員分配科學(xué)化。檔案管理人員的分配是一個系統(tǒng)的工作，需要考慮不同崗位各個環(huán)節(jié)的情況?？茖W(xué)的檔案管理需要合適的人員，只有崗位要求和素質(zhì)特征有效匹配，才能保障檔案工作的有序順利開展，從而為醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展提供人才支撐。

專業(yè)知識和技能是檔案管理人員完成任務(wù)必須具備的任職資格。此外，要掌握檔案收集、保管、統(tǒng)計、檢索等工作必須的方法與技巧，為檔案管理的有效高效實施提供工作方法上的支持。還有，做好檔案管理工作得具備自然學(xué)科和社會科學(xué)的知識，并了解各種物理化學(xué)因素及環(huán)境變化對檔案管理工作的影響，以最大程度地降低因非人為因素而給檔案管理帶來的損失。

現(xiàn)代檔案管理一個最顯著的特征是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛使用。因此，對檔案管理人員來說，掌握好計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，對做好檔案管理工作意義重大。只有熟識計算機網(wǎng)絡(luò)知識技巧的專業(yè)人員才能防止檔案的丟失、破壞和篡改。

高素質(zhì)的員工隊伍是做好檔案管理的一個必須的條件。因此組織專門針對檔案管理人員的培訓(xùn)，旨在提高檔案管理人員的素質(zhì)與技能，讓其掌握科學(xué)管理檔案的相關(guān)知識與方法，從根本上保障科學(xué)的檔案管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

三、服務(wù)手段創(chuàng)新

首先，建立醫(yī)院檔案網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。檔案管理要充分利用醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)聯(lián)接的益處，將醫(yī)院的內(nèi)網(wǎng)和醫(yī)院的對外網(wǎng)頁進行有效的對接，并積極組織上傳有關(guān)的數(shù)據(jù)和醫(yī)院動態(tài)，將醫(yī)院對外服務(wù)的網(wǎng)站聯(lián)接到檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，以實現(xiàn)病患檔案信息的網(wǎng)上檢索和查詢服務(wù)。另外，醫(yī)院檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集，并在檔案部門的服務(wù)器上歸檔。

其次，建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。檔案管理部門與醫(yī)院其他各部門可加強密切配合，建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心由檔案部門管理，作為醫(yī)院信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理醫(yī)院內(nèi)各部門歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣、內(nèi)容豐富、利用率高。

最后，開展在線服務(wù)。摒棄傳統(tǒng)的檔案利用方式，尤其是到檔案部門利用檔案原件的方式，這在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，更多的通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。建立醫(yī)院的對外的網(wǎng)絡(luò)檔案查詢?nèi)肟?，使普通病患也能快捷迅速的查詢病例或者醫(yī)生出診情況。