馮戈利 ，秦現(xiàn)生

（1.西北工業(yè)大學(xué) 機(jī)電學(xué)院，陜西 西安 710072；2.成都飛機(jī)工業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司，四川 成都 610092）

合同管理風(fēng)險(xiǎn)防范與監(jiān)控直接影響著企業(yè)的生存及發(fā)展，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中起著至關(guān)重要的作用。目前合同管理風(fēng)險(xiǎn)防范的相關(guān)研究主要從合同管理框架[1-3]、風(fēng)險(xiǎn)主要來源、評(píng)價(jià)分析手段、控制對(duì)策等方面展開。文獻(xiàn)[4]提出了合同風(fēng)險(xiǎn)的辨識(shí)方法，然后通過采用模糊綜合評(píng)判法對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)價(jià)和分析；文獻(xiàn)提出了合同風(fēng)險(xiǎn)管理的控制對(duì)策，沈敏[5]從教育培訓(xùn)、管理機(jī)構(gòu)、管理制度、內(nèi)部控制、過程控制等幾方面提出了相應(yīng)的管理對(duì)策，郭強(qiáng)[6]從法律角度、企業(yè)管理角度對(duì)國(guó)有企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)管理如何在適應(yīng)國(guó)有企業(yè)規(guī)模運(yùn)作并形成模式等方面提出了建議，古建明[7]分別針對(duì)事前、事中和事后的風(fēng)險(xiǎn)管理提出了控制對(duì)策。另外，如何通過信息化手段[8-9]來應(yīng)對(duì)、加強(qiáng)合同管理風(fēng)險(xiǎn)，也是目前的一個(gè)熱門研究方向，特別是探索和實(shí)踐如何利用信息化手段防范合同管理特別是業(yè)務(wù)流程的主要風(fēng)險(xiǎn)。

本文針對(duì)合同管理過程中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)，提出了一套系統(tǒng)、實(shí)用、全面的控制框架，并在此框架基礎(chǔ)上利用信息化手段，建立了一套覆蓋面全的合同管理信息系統(tǒng)。

一、合同風(fēng)險(xiǎn)防范基本框架

影響合同管理風(fēng)險(xiǎn)的要素主要分為組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、人力資源風(fēng)險(xiǎn)、合同管理制度風(fēng)險(xiǎn)、合同業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)、合同信息管理風(fēng)險(xiǎn)五大部分。因此，企業(yè)建立的合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制框架應(yīng)包括三方面內(nèi)容：合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制目標(biāo)的確定、風(fēng)險(xiǎn)控制流程、相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)等，如圖1所示。

圖1中，合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制目標(biāo)是將企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和合同風(fēng)險(xiǎn)管理緊密聯(lián)系起來，對(duì)整個(gè)控制框架提出防范目標(biāo)。合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制流程是確保企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)被有效控制的一系列活動(dòng)，包括找出風(fēng)險(xiǎn)、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)防范與控制等。風(fēng)險(xiǎn)控制的基礎(chǔ)設(shè)施是為企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)控制提供適當(dāng)?shù)慕M織結(jié)構(gòu)、人員，完善的合同管理制度、內(nèi)部控制以及信息化的控制手段等方面的基礎(chǔ)支持。在組織結(jié)構(gòu)方面，企業(yè)需設(shè)立專門的合同管理機(jī)構(gòu)，對(duì)合同實(shí)施有效的職能化管理。在完善的合同管理制度方面，企業(yè)必須明確合同管理的基本制度、職能管理專項(xiàng)制度以構(gòu)建合同管理類規(guī)章制度體系。在進(jìn)行內(nèi)部控制時(shí)，通過完善合同管理授權(quán)體系，明確責(zé)任主體，將管理制度與信息化系統(tǒng)相結(jié)合，對(duì)各業(yè)務(wù)流程的合同管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范與監(jiān)控。

圖1 合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制框架

二、合同風(fēng)險(xiǎn)防范的內(nèi)部多層次控制體系

合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制是對(duì)公司的整個(gè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督與防范的過程，是一個(gè)發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的動(dòng)態(tài)循環(huán)的過程。為提高企業(yè)防范合同風(fēng)險(xiǎn)的能力，在某航空制造企業(yè)的實(shí)際操作，其內(nèi)部采用了多層控制方法，主要包括三個(gè)相對(duì)獨(dú)立的控制層次，以下逐一闡述。

第一層是“供-產(chǎn)-銷”全過程中的相互牽制、制約的機(jī)制。相關(guān)人員在處理合同時(shí)，需明確企業(yè)規(guī)定的合同處理權(quán)限和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，建立以“防”為主的監(jiān)控防線。

第二層是事后監(jiān)督機(jī)制。相關(guān)人員需要對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行周期性核查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)糾正，建立以“堵”為主的監(jiān)控防線。

第三層是由企業(yè)的法律與審計(jì)部門來實(shí)施對(duì)防范合同風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)督，開展對(duì)內(nèi)部控制制度評(píng)審，建立起有效的以“查”為主的監(jiān)督防線。開展對(duì)內(nèi)部控制制度的評(píng)審，有利于判斷、識(shí)別潛在的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等，并提醒、督促經(jīng)營(yíng)者正確履行職務(wù)，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，從而促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制制度的進(jìn)一步完善。

綜上所述，“防、堵、查”的三層次內(nèi)部控制，可遞進(jìn)式地監(jiān)督控制風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，對(duì)于防范企業(yè)經(jīng)濟(jì)往來中的合同管理風(fēng)險(xiǎn)將起到十分重要的作用。

三、合同管理信息化建設(shè)和應(yīng)用

基于上述對(duì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制的分析，合同管理風(fēng)險(xiǎn)的防控除了需要提高合同管理部門功能健全性、提升員工業(yè)務(wù)能力、完善合同管理制度和內(nèi)控制度外，利用信息化系統(tǒng)也成為控制合同管理流程風(fēng)險(xiǎn)的一種重要手段。

（一）合同管理流程風(fēng)險(xiǎn)的主要來源

利用信息化手段對(duì)合同管理流程風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范，需要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的來源進(jìn)行辨識(shí)、分析，即識(shí)別合同管理流程中可能遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)源。為了抽取各類合同管理中風(fēng)險(xiǎn)的共性問題，本文的研究中采用業(yè)務(wù)流程法來辨識(shí)風(fēng)險(xiǎn)源，即按照合同業(yè)務(wù)流程，依次在合同立項(xiàng)及選商、申報(bào)、審查、審批、簽訂、履行、歸檔、糾紛環(huán)節(jié)中找到合同風(fēng)險(xiǎn)的主要來源（見表1）。

表1 合同管理流程風(fēng)險(xiǎn)的主要來源

（二）利用合同管理信息系統(tǒng)防范合同流程風(fēng)險(xiǎn)

根據(jù)合同管理流程風(fēng)險(xiǎn)的來源辨識(shí)，其風(fēng)險(xiǎn)貫穿于整個(gè)業(yè)務(wù)流程，因此合同管理信息系統(tǒng)必須以企業(yè)自身合同全生命周期管理為業(yè)務(wù)主線，實(shí)現(xiàn)從合同訂立到歸檔的全過程信息化管理，主要包含合同訂立、合同履行和合同終結(jié)三個(gè)階段，通過結(jié)合企業(yè)合同管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同流程的全面管理和風(fēng)險(xiǎn)防控。此外，信息化系統(tǒng)作為共享平臺(tái)，還可實(shí)現(xiàn)合同數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)與分析，為企業(yè)管理提供決策支持，合同管理信息系統(tǒng)功能如圖2所示?，F(xiàn)以某航空制造企業(yè)為應(yīng)用背景，闡述如何利用信息化手段對(duì)合同管理全過程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，達(dá)到對(duì)合同管理流程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的目標(biāo)。

1.合同訂立階段的風(fēng)險(xiǎn)防控。合同訂立（包括合同準(zhǔn)備與簽署）階段主要包含合同立項(xiàng)、合同選商、合同預(yù)審、合同起草、合同正式審查、合同簽訂等業(yè)務(wù)流程。在此階段，系統(tǒng)主要通過合同立項(xiàng)、合同預(yù)先審查及正式審查三方面對(duì)合同訂立風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控。

圖2 合同管理信息系統(tǒng)功能圖

合同立項(xiàng)（合同策劃）作為合同管理信息系統(tǒng)的起始流程，為合同的生成提供原始依據(jù)，并對(duì)合同訂立的依據(jù)及背景信息進(jìn)行管理。合同立項(xiàng)時(shí)必須錄入合同立項(xiàng)名稱、合同類別、估算金額、訂立合同的依據(jù)、項(xiàng)目信息指定合同的隸屬關(guān)系（通過任務(wù)編號(hào)明確合同的項(xiàng)目隸屬）等信息（見圖3），否則不予通過，這樣可以杜絕了無預(yù)算或無計(jì)劃即簽訂合同的情況發(fā)生，實(shí)現(xiàn)了合同策劃目標(biāo)與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)目標(biāo)的一致性，有效規(guī)避了合同策劃（合同立項(xiàng)）風(fēng)險(xiǎn)。

圖3 合同立項(xiàng)界面圖

合同選商的管理首先需要建立相應(yīng)的人管理數(shù)據(jù)庫(kù)，提供對(duì)合同相對(duì)人信息（包含供應(yīng)商信息及客戶信息）的動(dòng)態(tài)維護(hù)與評(píng)價(jià)功能，并由企業(yè)相關(guān)職能部門人員負(fù)責(zé)維護(hù)，包含新增、修改、刪除、審核、權(quán)限管理等功能。在進(jìn)行供應(yīng)商目錄管理時(shí)，每個(gè)相對(duì)人（主要為供應(yīng)商）的全面信息均可在系統(tǒng)中查詢（見圖4），并通過營(yíng)業(yè)執(zhí)照號(hào)或組織機(jī)構(gòu)代碼為唯一標(biāo)識(shí)，隨時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)維護(hù)。由于系統(tǒng)禁止重復(fù)錄入，最大限度地保證信息的唯一性和完整性?；谏鲜龉δ?，如果選擇企業(yè)合格供應(yīng)商目錄外的供應(yīng)商訂立合同，系統(tǒng)將提示進(jìn)行合同預(yù)先審查，由企業(yè)相關(guān)部門對(duì)其合理性及合規(guī)性等進(jìn)行審查，從而杜絕由于選商不當(dāng)造成的履行及糾紛等法律風(fēng)險(xiǎn)。

圖4 合同選商界面圖

為防控合同文本風(fēng)險(xiǎn)，合同管理信息系統(tǒng)提供合同文本庫(kù)管理，為合同申報(bào)在線編輯合同文本提供支持。系統(tǒng)中合同文本按照合同的類別進(jìn)行分類管理，每種類別的合同對(duì)應(yīng)適用的模板。模板分為該公司的標(biāo)準(zhǔn)合同文本、示范性合同文本、上級(jí)機(jī)關(guān)指定合同文本、對(duì)方合同文本、雙方協(xié)商合同文本等。模板統(tǒng)一采用word文檔方式，對(duì)必要的錄入項(xiàng)（如合同的標(biāo)的金額、相對(duì)人等）字段設(shè)置相應(yīng)的word標(biāo)簽，滿足在線編輯時(shí)自動(dòng)填錄關(guān)鍵要素的需求。系統(tǒng)的合同類別與適用文本設(shè)置功能，對(duì)不同的文本可設(shè)置其適用的合同類別，在合同申報(bào)時(shí)，供合同起草人選擇使用。在合同正式起草環(huán)節(jié)，系統(tǒng)提示必須優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同文本，以充分保證該公司權(quán)益。

在合同正式審查管理方面，系統(tǒng)以標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、流程化、信息化為原則，實(shí)現(xiàn)了合同網(wǎng)上動(dòng)態(tài)審查目標(biāo)，包括計(jì)劃審查、價(jià)格審查、法律審查以及領(lǐng)導(dǎo)審批，流程如圖5所示。系統(tǒng)按照企業(yè)合同管理制度規(guī)定，不同類別的合同履行不同的審查流程。在合同審查環(huán)節(jié)，系統(tǒng)設(shè)置合同計(jì)劃、價(jià)格、法律審查三個(gè)關(guān)鍵審查目標(biāo)，通過對(duì)合同計(jì)劃符合性，價(jià)格合理及合規(guī)性、合同條款的嚴(yán)密性及合法性審查，將合同審核風(fēng)險(xiǎn)降至最低。合同管理信息系統(tǒng)履行完成正式審查后，即進(jìn)入合同簽訂環(huán)節(jié)。在此階段，系統(tǒng)通過對(duì)合同編號(hào)，確保經(jīng)過編號(hào)的合同文本不能進(jìn)行任何編輯修改。此外，系統(tǒng)可根據(jù)合同相關(guān)信息選擇系統(tǒng)制定的授權(quán)簽約人，并記錄合同簽訂、生效時(shí)間等信息。通過這些措施，合同管理信息系統(tǒng)有效限制了合同的簽署權(quán)限，杜絕超越權(quán)限簽署合同的情況發(fā)生。

圖5 合同網(wǎng)上動(dòng)態(tài)審查流程

2.合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn)防控。合同履行階段包含合同進(jìn)展情況、合同收/付款情況、合同結(jié)算申請(qǐng)、合同變更、合同違約填報(bào)、合同解除等業(yè)務(wù)流程（見圖6）。在合同履行階段，合同管理信息系統(tǒng)不僅可實(shí)現(xiàn)付款情況統(tǒng)計(jì)、合同變更、合同解除、合同違約情況申報(bào)，合同終止、收款信息、合同進(jìn)展情況統(tǒng)計(jì)等，還提供合同變更、合同解除、合同違約情況申報(bào)及審查審批。此外，合同管理信息系統(tǒng)與企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)交換，還可實(shí)時(shí)了解合同收支款動(dòng)態(tài)信息。企業(yè)的合同主管部門和領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)相應(yīng)權(quán)限對(duì)管理范圍內(nèi)的合同進(jìn)行監(jiān)督和檢查，查詢和追蹤合同審批和履行狀態(tài)，并對(duì)當(dāng)前的合同流程相關(guān)人員進(jìn)行預(yù)警提醒。

圖6 合同履行流程

在合同履行環(huán)節(jié)，系統(tǒng)通過合同收/付款情況、合同進(jìn)展、合同變更審查、合同解除審查、合同違約糾紛上報(bào)流程及合同履行監(jiān)控對(duì)合同履行風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控。合同管理信息系統(tǒng)可通過企業(yè)的數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)時(shí)地獲取合同的付款情況，并將合同約定的付款計(jì)劃與合同進(jìn)展進(jìn)行對(duì)比。若到付款期限，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)預(yù)警，提示用戶辦理付款，對(duì)于累計(jì)付款金額大于合同約定金額的情況，也會(huì)預(yù)警。監(jiān)控收款情況時(shí)，系統(tǒng)可實(shí)時(shí)獲取憑證信息，展示收款金額、收款時(shí)間、付款單位、收款單位以及收款性質(zhì)、摘要等信息。當(dāng)各合同承辦單位向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)結(jié)算時(shí)，需填寫結(jié)算申請(qǐng)單，提交企業(yè)財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門指定人員進(jìn)行定期匯總并啟動(dòng)審查審批流程。通過審批后，財(cái)務(wù)部門可依據(jù)系統(tǒng)中通過審批的結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行結(jié)算。若合同發(fā)生變更時(shí)，由企業(yè)的合同管理員進(jìn)行填報(bào)，同時(shí)啟動(dòng)變更審查流程，并由相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)變更事項(xiàng)在線審查審批。合同違約時(shí)，系統(tǒng)會(huì)要求對(duì)合同違約信息進(jìn)行填報(bào)，并啟動(dòng)在線審查流程。如果合同因異常原因需要解除時(shí)，合同主辦人員需填寫解除原因等信息，并啟動(dòng)在線審查流程。合同解除后，其原審查及履行過程仍保存歷史痕跡，并進(jìn)行歸檔。

通過上述環(huán)環(huán)相扣的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，在合同履行過程中，若發(fā)生變更、解除及違約等非正常情形，必須在系統(tǒng)中履行相應(yīng)審查流程，并經(jīng)過計(jì)劃、財(cái)務(wù)、法律等部門審查及充分論證，使得非正常履行合同風(fēng)險(xiǎn)降至最低。

3.合同終結(jié)階段的風(fēng)險(xiǎn)防控。合同終結(jié)階段包括合同終止、履行評(píng)價(jià)及合同歸檔等流程。合同履行完畢后，合同管理信息系統(tǒng)會(huì)要求填報(bào)合同終止、合同履行評(píng)價(jià)等信息，并在提交信息后關(guān)閉該合同，終止后的合同將歸檔到合同管理信息系統(tǒng)檔案庫(kù)中，以供具備相應(yīng)權(quán)限的人查詢。而系統(tǒng)提供的合同履行評(píng)價(jià)功能，為合同履行情況評(píng)價(jià)的操作以及實(shí)施責(zé)任追究制度奠定了基礎(chǔ)，從制度上防范以后合同履行的風(fēng)險(xiǎn)。

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