劉 燕

(四川省林業(yè)科學(xué)研究院，四川成都 610081)

引言

ERP是指企業(yè)資源計劃，它是一種使用信息技術(shù)基礎(chǔ)上的管理平臺，支持大量原始數(shù)據(jù)的查詢和匯總，借助計算機的運算能力形成以計算機為核心的閉環(huán)管理系統(tǒng)，使單位的人、財、物等全面結(jié)合、全面受控、實時反饋、動態(tài)協(xié)調(diào)。隨著經(jīng)濟的進一步發(fā)展，科研項目的精細化管理，科學(xué)事業(yè)單位需要不斷的提高財務(wù)管理水平?？茖W(xué)事業(yè)單位相比于其他的一般事業(yè)單位具有更大的創(chuàng)新性、經(jīng)濟性和社會性，科學(xué)事業(yè)單位對項目經(jīng)費的預(yù)算、執(zhí)行、調(diào)整是其財務(wù)管理永恒的話題，如同我國眾多企、事業(yè)單位一樣，一般都制定了相應(yīng)的管理辦法與流程，但在管理制度執(zhí)行與貫徹的過程中，往往無法實現(xiàn)預(yù)期的管理目標。ERP將信息技術(shù)與先進的財務(wù)管理思想結(jié)合在了一起，促使科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)的運行模式有了很大的進步，加強了科學(xué)事業(yè)單位預(yù)決算的編制、執(zhí)行力度，為科研項目精細化管理提供適時的財務(wù)數(shù)據(jù)支撐，有效提升了財務(wù)管理工作服務(wù)于科研任務(wù)的水平。

1 傳統(tǒng)核算方式下，科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)管理存在的問題

1.1 審批形式落后，流程運轉(zhuǎn)緩慢

單位決策層、科研業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、項目負責(zé)人、財務(wù)管理人員、員工之間缺乏交流平臺信息溝通少，多數(shù)采用經(jīng)費支出的人工審批，信息交流效率低。一方面業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、項目負責(zé)人無法及時獲得準確的財務(wù)信息，無法準確掌握所負責(zé)部門或項目的經(jīng)費支出的情況;另一方面單位決策層、財務(wù)管理人員缺少即時的預(yù)算與支出分析數(shù)據(jù)，不利于經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)督和管理。

1.2 預(yù)算核算口徑不匹配，數(shù)據(jù)有效性較弱

經(jīng)費預(yù)算與財務(wù)核算內(nèi)容不完全統(tǒng)一，預(yù)算與核算的費用科目不一致，比如根據(jù)預(yù)算管理的要求公務(wù)用車運行維護費在預(yù)算科目通用項目編制，財務(wù)核算科目根據(jù)其項目用車歸集到項目支出，同時業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、項目負責(zé)人關(guān)注的是各種科研、產(chǎn)業(yè)項目產(chǎn)生的費用支出管理;而財務(wù)部門的費用核算是以財務(wù)科目為基礎(chǔ)的體系，口徑的差異導(dǎo)致部分財務(wù)核算數(shù)據(jù)不能自動形成與之監(jiān)督的經(jīng)費預(yù)算科目;同時造成部分財務(wù)核算的費用支出與項目負責(zé)人關(guān)注的費用開支明細核算有效性較弱。

1.3 財務(wù)業(yè)務(wù)兩條線，未實現(xiàn)“體內(nèi)循環(huán)”

預(yù)算管理沒有完全納入財務(wù)管理體系，計劃和過程在財務(wù)管理體外循環(huán)，不能做到預(yù)算、費用申請、費用報銷、財務(wù)核算、業(yè)務(wù)經(jīng)費核算自動化。傳統(tǒng)核算方式下預(yù)算和執(zhí)行的差異由財務(wù)人員手工二次完成，信息必然滯后，預(yù)算管理流于事后監(jiān)督。隨著項目的增加，科研任務(wù)的加重，依靠人工來監(jiān)控預(yù)算的執(zhí)行遠遠不能滿足項目精細化管理的需要。

2 提高財務(wù)管理意識，建立科學(xué)的ERP系統(tǒng)

財務(wù)管理是科目精細化管理的組成部分，增強科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)管理的水平，首先需要提高財會人員的管理意識。只有給予了足夠的重視，才會對財務(wù)管理方面存在的問題加以研究和找出應(yīng)對策略，才能更好的推進財務(wù)管理的工作。在我國科學(xué)事業(yè)單位的管理和運營體制都在不斷變化之中，而在變化之中就需要強化內(nèi)部的財務(wù)管理來增強其穩(wěn)定性，那么就需要建立起一套科學(xué)合理的財務(wù)管理核算的體系，對于科學(xué)事業(yè)單位經(jīng)費使用、項目預(yù)決算執(zhí)行等方面的情況進行適時的考核和評價，無疑一套科學(xué)的ERP系統(tǒng)將信息技術(shù)與先進的財務(wù)管理思想結(jié)合在了一起，有效地彌合了傳統(tǒng)核算方式的缺陷，為項目精細化管理提供技術(shù)的支撐。

3 科學(xué)事業(yè)單位ERP系統(tǒng)在財務(wù)管理方面的實施思考

科學(xué)事業(yè)單位從會計制度及其會計核算形式都具有自身的體系和特點，結(jié)合自身的運作機制，提高項目精細化管理水平，需要在清晰明確的財務(wù)管理的基礎(chǔ)上進行，下面就ERP系統(tǒng)在科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)管理中的具體實施應(yīng)用探討。

3.1 科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的思路

ERP系統(tǒng)是財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的思路，結(jié)合科學(xué)事業(yè)單位全面預(yù)算管理的需要，其中財務(wù)管理與這整個系統(tǒng)中其他的業(yè)務(wù)部門之間有著相對應(yīng)的聯(lián)系接口，能夠相互的形成集成，通過ERP平臺預(yù)算、報銷申請、審批、會計核算、決算在一個系統(tǒng)內(nèi)形成閉環(huán)，不同的使用者通過平臺完成信息的交流，提高審批的科學(xué)性和快捷性。例示見圖1。

圖1 ERP系統(tǒng)示意圖

3.2 在預(yù)算、核算會計科目之間建立映射關(guān)系

針對科學(xué)事業(yè)單位預(yù)算和核算口徑不一致，可以通過ERP在預(yù)算科目和會計核算科目之間搭建橋梁，比如會議費的歸集，在預(yù)算科目里編制在日常公用支出，會計核算時根據(jù)具體項目召開的會議歸集到對應(yīng)項目的支出，借助ERP平臺可以在預(yù)算科目會議費與會計核算科目會議費之間建立自動邏輯映射關(guān)系，即可以從預(yù)算科目中的經(jīng)費預(yù)算分析中自動關(guān)聯(lián)到會計科目核算情況，反之也可以從會計核算科目中追溯到預(yù)算編制，有效提高預(yù)算管理的科學(xué)性，利于經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)督和管理。

3.3 靈活設(shè)定會計科目，確保系統(tǒng)的可適應(yīng)性

科學(xué)事業(yè)單位資金來源渠道多樣性，有財政、非財政的科研經(jīng)費，也有市場化的產(chǎn)業(yè)項目資金，預(yù)算科目設(shè)置有財政部門的要求，同時滿足單位核算管理的需要。以后勤部門與科研部門會計科目為例見圖2，費用分成本內(nèi)控的依據(jù)是部門或項目預(yù)算，各個部門或項目具備不同的管理特點，所以他們的會計科目是不一致的。靈活設(shè)定會計科目，才能確保系統(tǒng)的可適應(yīng)性，滿足科學(xué)事業(yè)單位財政預(yù)算科目和單位內(nèi)部會計核算管理要求。

圖2 會計科目差異對比圖

3.4 項目驅(qū)動模型，強化預(yù)算和執(zhí)行的控制

傳統(tǒng)的核算方式，預(yù)算控制一般流于事后控制，隨著科研、產(chǎn)業(yè)項目的大量增加，事后控制嚴重抑制了項目精細化的管理需要，ERP系統(tǒng)利用計算機的強大核算功能采用事前計劃、事中控制、事后分析應(yīng)用模型，即項目驅(qū)動模型，單位員工在辦理業(yè)務(wù)及相關(guān)費用申請與報銷申請的同時，自動實現(xiàn)費用管控與分析，而不是在費用發(fā)生后，人工輸入費用支出報表，事后分析的模式。同時針對產(chǎn)業(yè)項目特點，靈活設(shè)定預(yù)算費用控制規(guī)則，靈活設(shè)定預(yù)算控制邏輯，即部門或項目的整體預(yù)算是否可以超出，各預(yù)算科目與子科目預(yù)算是否可以超出，超出比例或可超出絕對值金額是多少，實現(xiàn)條件路由。

3.5 強化查詢功能

ERP的查詢功能是衡量財務(wù)管理水平的重要標準。科學(xué)事業(yè)單位使用人員大致分為3類:項目人員、財務(wù)人員、后勤管理人員，項目人員實施項目的“孕育”、“申請”、“立項”、“執(zhí)行”、“結(jié)題”，財務(wù)人員歸集整個項目生命周期的資金流。不同的使用人員有不同的信息需求，強化其查詢功能，滿足不同使用人員能夠隨時進行多角度的查詢信息，比如預(yù)算與實際執(zhí)行分析，查看部門或項目經(jīng)費總體預(yù)算情況，也可以獲取到具體經(jīng)費使用明細，當然也可以實現(xiàn)個人費用成本分析，實現(xiàn)科學(xué)全面預(yù)算管理。例示如圖3。

圖3 信息查詢示意圖

3.6 加強信息安全措施，維持系統(tǒng)正常穩(wěn)定運行狀態(tài)

ERP系統(tǒng)給科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)管理帶來高效便捷的同時需要強化維持信息系統(tǒng)正常穩(wěn)定運行狀態(tài)的能力。對整個系統(tǒng)賴以生存的計算機硬件設(shè)備、軟件質(zhì)量建立相應(yīng)的內(nèi)部監(jiān)督管理機制，確保數(shù)據(jù)的安全性、完整性和保密性。

ERP的實施是一項系統(tǒng)工程，其體現(xiàn)的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化設(shè)計思路是每個單位追求的財務(wù)管理模式?？茖W(xué)事業(yè)單位執(zhí)行全面預(yù)算的財務(wù)管理辦法，怎樣結(jié)合不同的機制，不同的信息需求，用使用者的語言來呈現(xiàn)，這是ERP實施的重點也是難點。一套科學(xué)的ERP系統(tǒng)需要在不同的使用者之間建立映射關(guān)系，利用計算機強大的運算功能迅速轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)無障礙的人機交流，滿足不同使用者對財務(wù)管理的要求。

［1］百度文庫＞專用資料＞人文社科＞中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng).淺析科研事業(yè)單位財務(wù)管理存在的問題及建議.

［2］王衛(wèi)靈.科研事業(yè)單位財務(wù)管理中存在的主要問題及解決辦法［J］. 內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)科技，2008，06.

［3］代靜琳.論事業(yè)單位政府采購預(yù)算編制與執(zhí)行管理.四川林業(yè)科技.情報科學(xué)，2008，06.

［4］費用內(nèi)控與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)www.chinardm.com.2014.

［5］百度文庫＞專用資料＞人文社科＞法律資料.科研事業(yè)單位全面預(yù)算管理研究，2012.09.18

［6］博科ERP資訊.2015;達策SAP-ERP資訊2015;北科陽光ERP資訊，2015.

［7］葉潤.Excel在事業(yè)單位財務(wù)工作中的應(yīng)用初探［J］.四川林業(yè)科技，2013.12.