孟慶元

隨著信息化手段的發(fā)展和提高，CAD、Pro-E、CAPP、PDM、ERP、OA等二維、三維輔助設(shè)計(jì)手段和管理軟件、辦公軟件在企業(yè)得到廣泛應(yīng)用，以各類數(shù)據(jù)為主的電子檔案呈爆炸性增加趨勢(shì)，基于產(chǎn)品全生命周期管理模型，對(duì)企業(yè)各類數(shù)據(jù)和過(guò)程的管理正趨于統(tǒng)一應(yīng)用的一體化管理模式。傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和方式，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的需要。那么，企業(yè)的檔案部門如何適應(yīng)這一變化，做好檔案現(xiàn)代化管理工作，今天主要就這樣一個(gè)課題和各位檔案界的同仁進(jìn)行探討。

一、在檔案現(xiàn)代化管理體系的建立上，要“實(shí)施緊跟戰(zhàn)略，力爭(zhēng)同步發(fā)展”

檔案現(xiàn)代化管理需要良好的環(huán)境條件。環(huán)境條件主要包括：企業(yè)效益情況、企業(yè)整體信息化發(fā)展水平、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的檔案意識(shí)、檔案人員現(xiàn)代化手段的管理應(yīng)用能力和水平等。

目前，國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化手段普遍落后于技術(shù)、工程、管理等部門，多數(shù)企業(yè)還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)OA、CAD輔助設(shè)計(jì)等產(chǎn)生的電子文檔的接收、保管，大量應(yīng)當(dāng)歸檔保存的電子格式的檔案信息沒(méi)有得到很好的保管，造成大量的原始電子檔案信息丟失;另一方面，檔案部門又要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力、財(cái)力，進(jìn)行現(xiàn)有紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)換。因此，解決已有電子檔案信息的歸檔，是檔案現(xiàn)代化管理工作的首要任務(wù)。

實(shí)施緊跟戰(zhàn)略，力爭(zhēng)同步發(fā)展，就是要為檔案部門創(chuàng)造良好的現(xiàn)代化管理環(huán)境。

要提高各類人員的電子檔案歸檔意識(shí)。讓業(yè)務(wù)人員明白，歸檔是企業(yè)財(cái)富的積累，是為利用檔案奠定基礎(chǔ)。做好文件資料的歸檔，功在當(dāng)代、利在千秋，于國(guó)家、于企業(yè)、于業(yè)務(wù)人員本身，百利而無(wú)一害，今天是檔案的歸檔者，明天就可能成為檔案的利用者，克服歸檔時(shí)越簡(jiǎn)單越好，歸檔內(nèi)容越少越好，利用時(shí)檔案內(nèi)容越豐富越好的錯(cuò)誤心理。

要為檔案部門添置必要的檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備。要想接收、保管和有效利用電子檔案，就必須具備相應(yīng)的軟硬件設(shè)備和條件，巧婦難為無(wú)米之炊，如果檔案部門連計(jì)算機(jī)這樣簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)、閱讀手段都沒(méi)有，如何進(jìn)行電子檔案的管理和利用。

企業(yè)在進(jìn)行現(xiàn)代化辦公規(guī)劃時(shí)，一定要把檔案現(xiàn)代化一同規(guī)劃發(fā)展。我們?cè)诠緦?shí)施企業(yè)信息化過(guò)程中，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理現(xiàn)代化軟件、硬件、加工服務(wù)費(fèi)用，選用清華紫光成熟的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，委托專業(yè)化數(shù)字化加工團(tuán)隊(duì)，開(kāi)展數(shù)字化檔案館建設(shè);在OA（辦公）、PDM（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）系統(tǒng)、ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，檔案部門主動(dòng)參與前期策劃和流程制定，把檔案法規(guī)、制度的要求和流程融入系統(tǒng)規(guī)則中，靠系統(tǒng)控制歸檔的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，最大限度地降低人為因素的影響，收到事半功倍的效果。

要建立完善必要的工作制度，并且通過(guò)有效控制手段使制度得以落實(shí)。筆者所在的唐山軌道客車有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱“唐車公司”），在公司制度中規(guī)定設(shè)備和基建工程開(kāi)箱、驗(yàn)收必須通知檔案人員參加，對(duì)檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收，電子檔案必須與紙質(zhì)檔案同步歸檔，業(yè)務(wù)部門在辦理付款、轉(zhuǎn)固時(shí)，在轉(zhuǎn)固申請(qǐng)單上專門設(shè)置了檔案驗(yàn)收意見(jiàn)一欄，必須有檔案部門對(duì)檔案資料齊全完整確認(rèn)后，財(cái)務(wù)部門才能受理，有效地解決了歸檔難的問(wèn)題。

要提高檔案人員檔案信息化管理專業(yè)素質(zhì)水平。加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自身素質(zhì)和現(xiàn)代化管理能力、水平，必要時(shí)可以引進(jìn)工程技術(shù)人員從事檔案現(xiàn)代化管理工作。唐車公司應(yīng)用PDM、ERP等現(xiàn)代化管理系統(tǒng)以后，檔案部門的職責(zé)和工作內(nèi)容也隨之發(fā)生變化，設(shè)計(jì)工藝人員在系統(tǒng)內(nèi)部完成圖紙、工藝文件等設(shè)計(jì)，更改也必須在系統(tǒng)內(nèi)部起草通知，對(duì)系統(tǒng)圖紙更新后正式發(fā)布，由檔案人員負(fù)責(zé)打印底圖歸檔和提供生產(chǎn)過(guò)程用圖，這樣就保證系統(tǒng)圖紙、館藏底圖、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)藍(lán)圖的一致性。但同時(shí)對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求也更高了，過(guò)去設(shè)計(jì)人員打印好圖紙，按結(jié)構(gòu)部位整理好辦理移交，現(xiàn)在不僅檔案人員進(jìn)行圖紙整理排序，還要到系統(tǒng)中完成下載打印，必須能夠熟練使用CAD軟件，必須懂得機(jī)械制圖知識(shí)。目前，公司檔案人員中有2名同志列入工程系列，享受工程技術(shù)人員工資待遇。實(shí)施數(shù)字化檔案館建設(shè)工程中，為適應(yīng)工作需要，公司還專門為檔案館招聘了一名計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)專業(yè)本科生。

總之，無(wú)論從制度建設(shè)、人員培訓(xùn)培養(yǎng)，還是軟件應(yīng)用、硬件設(shè)施投入上，都要力求與業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)、配套，融為一體，緊跟企業(yè)發(fā)展步伐。

二.在檔案現(xiàn)代化管理方法與技術(shù)路線上，“要以主動(dòng)爭(zhēng)主動(dòng)，充分利用成熟成果，借船出海、借雞生蛋”

除了通過(guò)傳統(tǒng)歸檔程序，及時(shí)完整接收以外來(lái)電子文件、程序?yàn)橹鞯碾娮訖n案，我們更應(yīng)該把電子檔案歸檔的關(guān)注點(diǎn)放在企業(yè)內(nèi)部正在形成的各類電子信息上。

檔案部門在戰(zhàn)術(shù)上，要以主動(dòng)爭(zhēng)主動(dòng)，充分利用現(xiàn)代化檔案管理的成熟軟件成果，借船出海、借雞生蛋。要借助專業(yè)公司、工程技術(shù)人員、信息部門技術(shù)力量，為檔案管理所用，走聯(lián)合開(kāi)發(fā)、聯(lián)合受益之路。因?yàn)?，檔案信息是在業(yè)務(wù)部門工作過(guò)程中產(chǎn)生的，如果每個(gè)部門在工作中都重視檔案的積累、考慮檔案管理的要求，那么檔案信息的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性就會(huì)大大提高;檔案保管的最終目的就是利用，檔案信息的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，直接關(guān)系到今后查考、利用的價(jià)值和效果?；谝陨蟽牲c(diǎn)認(rèn)識(shí)的統(tǒng)一，是檔案部門與其他業(yè)務(wù)部門密切合作的基礎(chǔ)。最有效的技術(shù)路線就是檔案部門參與企業(yè)信息化項(xiàng)目的規(guī)劃、實(shí)施、驗(yàn)收等全過(guò)程，融檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)之中，不要片面追求檔案部門自力更生的單打獨(dú)斗、另起爐灶。

1、在PDM系統(tǒng)中要建立統(tǒng)一的圖檔及產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，用于管理產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中生成的各類圖紙、明細(xì)、文檔，為生產(chǎn)、物資、財(cái)務(wù)等部門利用和檔案管理保存提供準(zhǔn)確、一致、完整的產(chǎn)品技術(shù)數(shù)據(jù);建立產(chǎn)品技術(shù)文檔庫(kù)及技術(shù)文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品技術(shù)文檔的電子化和成套管理，便于檔案管理人員打印、下載和保存;在產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中及時(shí)、準(zhǔn)確地形成產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹(shù)。實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)與產(chǎn)品設(shè)計(jì)文檔、圖形的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)明細(xì)表的自動(dòng)生成和更新;對(duì)設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)過(guò)程進(jìn)行有效地監(jiān)控和管理，對(duì)設(shè)計(jì)更改進(jìn)行有效管理和控制。

2、在OA、PDM、ERP系統(tǒng)中要實(shí)現(xiàn)電子文檔的自動(dòng)歸檔保存，要給檔案人員必要的權(quán)限設(shè)置，要考慮檔案人員批量下載功能和拼圖打印功能的實(shí)現(xiàn)，便于檔案管理人員接收、保管、下載、打印、備份以及今后著錄、管理、利用、查詢。要在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)置時(shí)，充分考慮以后使用專門檔案管理軟件時(shí)預(yù)留必要的接口設(shè)置。唐車公司在PDM系統(tǒng)中還設(shè)置了檔案人員任務(wù)提示，當(dāng)有圖紙歸檔時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成下載任務(wù)提示，方便及時(shí)進(jìn)行圖紙打印。我們?cè)谠O(shè)計(jì)規(guī)劃數(shù)字化檔案館系統(tǒng)中，請(qǐng)軟件開(kāi)發(fā)人員把條形碼掃描、打印功能與管理軟件集成，便于借助掃碼器和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)序（隨意）存放、有序（定位）查找。

3、實(shí)現(xiàn)上述功能以后，可以將企業(yè)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)、管理等過(guò)程中形成的原始電子化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，不僅數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，而且，可以減少今后檔案人員手工錄入工作量，使企業(yè)檔案信息更加完整，方便查詢利用。

4、企業(yè)檔案部門之間應(yīng)加強(qiáng)橫向溝通和聯(lián)系，互相學(xué)習(xí)借鑒，交流經(jīng)驗(yàn)。檔案管理如何適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展需要，做好檔案現(xiàn)代化管理工作，是企業(yè)檔案部門面臨的普遍問(wèn)題，各個(gè)企業(yè)的主營(yíng)業(yè)務(wù)不同、生產(chǎn)模式不同，但是，信息化的平臺(tái)、工作的流程、產(chǎn)生的電子文檔格式，檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)等是相同或接近的，所以，先行單位的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)其他單位是有很好的借鑒意義的。

三、在檔案現(xiàn)代化管理過(guò)程中注意把握好的幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1、把好電子文檔歸檔關(guān)，做到收得進(jìn)。通過(guò)系統(tǒng)定制把歸檔要求程序化，依靠管理流程控制，不歸檔電子文件不能辦理轉(zhuǎn)固、付款，對(duì)歸檔的電子文檔真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、可讀性等審核;歸檔內(nèi)容包括各類系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，圖紙文件的電子版本，設(shè)備說(shuō)明書(shū)、編程手冊(cè)、維修手冊(cè)、使用手冊(cè)、地基圖，合同、技術(shù)協(xié)議、系統(tǒng)文件的電子文檔，重要會(huì)議、重大活動(dòng)的照片、錄音、視頻等音像資料。

2、把好電子檔案的保管關(guān)，做到管得好。電子檔案由于載體的特殊性，主要包括光盤、磁盤、磁帶、硬盤、光盤塔、磁盤陣列、服務(wù)器等，對(duì)保存環(huán)境的溫度、濕度、防光、防潮、防有害氣體、防磁等要求，比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更加嚴(yán)格，一旦發(fā)生問(wèn)題就可能造成檔案數(shù)據(jù)失去，損失將更大，所以，對(duì)包括裝具、環(huán)境溫濕度、防光等環(huán)境要求也更高，而且，還必須采取不同載體異質(zhì)異地備份、定期檢查復(fù)制等安全防護(hù)措施。

3、把好電子檔案的檢索關(guān)，做到“查得快、查得準(zhǔn)”。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，具有查找快速、利用便捷、復(fù)制方便成本低、使用過(guò)程對(duì)檔案損耗小或沒(méi)有損耗等特點(diǎn)，但是，為了方便查找利用，仍然需要進(jìn)行科學(xué)合理分類，建立相應(yīng)管理臺(tái)帳和電子檢索工具，特別是案卷與電子檔案分開(kāi)存放時(shí)要編制互見(jiàn)號(hào)（即紙質(zhì)檔案標(biāo)注相關(guān)電子檔案編號(hào)和存放位置，電子檔案標(biāo)注對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔案檔號(hào)），便于對(duì)應(yīng)查找。

4、把好電子檔案的保密關(guān)，做到“不失密”。檔案電子化管理，一方面方便利用，同時(shí)也給檔案保密帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)和難度。要充分利用用戶權(quán)限設(shè)置、密碼、信號(hào)屏蔽、防火墻、防病毒軟件、IP地址、加密狗等技術(shù)手段，防止企業(yè)商業(yè)秘密泄露;要通過(guò)建立電子檔案利用的審批、登記制度，采用專用的涉密設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)、外設(shè)端口屏蔽管理方法等，做好電子檔案的保密工作;同時(shí)，還要特別注意國(guó)家秘密的保護(hù)，堅(jiān)持上網(wǎng)計(jì)算機(jī)不涉密、涉密計(jì)算機(jī)不上網(wǎng)、對(duì)密級(jí)文件不降秘、不擴(kuò)大范圍、不隨意復(fù)制等保密原則。唐車公司在數(shù)字化檔案館建設(shè)過(guò)程中的具體做法是，涉及國(guó)家安全的帶有“絕密、機(jī)密、秘密”標(biāo)識(shí)的文件，以及公司黨委會(huì)記錄等不宜公開(kāi)的內(nèi)容，一律不做電子化掃描處理、不在系統(tǒng)掛接。

（作者單位：唐山軌道客車有限責(zé)任公司科技管理部）