付靈運(yùn)

在醫(yī)院發(fā)展的過(guò)程中，人事檔案管理功不可沒(méi)。所謂醫(yī)院人事檔案是指專(zhuān)門(mén)記錄醫(yī)療人員在醫(yī)療及科研過(guò)程中的思想品德、工作業(yè)績(jī)、工作能力等重要信息的文字材料。而醫(yī)院人事檔案管理是指根據(jù)醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略及經(jīng)營(yíng)規(guī)劃，結(jié)合醫(yī)院內(nèi)外部環(huán)境的發(fā)展變化，與醫(yī)院人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃保持一致，共同為醫(yī)院更好更快發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)理性決策，高素質(zhì)醫(yī)療人才的引進(jìn)與選拔提供重要的數(shù)據(jù)支持。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。

一、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的重要意義

1、有利于選拔優(yōu)秀的管理人才。

醫(yī)院人事檔案是對(duì)醫(yī)療人員德、能、勤、績(jī)等方面的綜合反映。它是醫(yī)院選賢任能、培養(yǎng)干部的一個(gè)重要依據(jù)。醫(yī)院人事管理工作（任免、調(diào)配、考察和審查等）的有序進(jìn)行都離不開(kāi)人事檔案。另外，在醫(yī)院人事調(diào)整過(guò)程中，組織考察干部的綜合能力時(shí)，僅僅評(píng)判干部現(xiàn)在的表現(xiàn)，是無(wú)法判斷出干部的能力，此時(shí)還得觀察干部的以往經(jīng)歷，從工作經(jīng)歷中得出干部的綜合能力，將優(yōu)秀人才安置在關(guān)鍵崗位，從而實(shí)現(xiàn)人力資源效能的最大化。因此，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，可利于選拔出優(yōu)秀的人才。

2、有助于領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)的人事決策。

人事檔案能為落實(shí)國(guó)家用人政策，確定和澄清個(gè)人有關(guān)問(wèn)題，及進(jìn)行政治審查提供有力證據(jù)。醫(yī)院人事檔案形成于個(gè)人不同的發(fā)展時(shí)期，其材料上留有公章和個(gè)人印記，而這些標(biāo)志都具有一定的法律效力，都反映了一定時(shí)期的個(gè)人情況，為組織科學(xué)用人提供了可靠的憑證。這就某種程度上杜絕了用人的不正之風(fēng)，避免了人事政策改動(dòng)的主觀性。

3、有益于吸引并留住優(yōu)秀人才。

人事檔案管理作為一項(xiàng)重要的管理活動(dòng)，在醫(yī)院人才引進(jìn)方面發(fā)揮著不可替代的作用。然而，很多醫(yī)院并未建有專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，其醫(yī)護(hù)人員的人事檔案多數(shù)存放在本地人才市場(chǎng)，或者需支付一定管理費(fèi)的第三方檔案管理中心，這不僅不利于及時(shí)的調(diào)閱、更新個(gè)人檔案信息，而且可能會(huì)發(fā)生檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的嚴(yán)重滯后，及檔案丟失等現(xiàn)象，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看不但沒(méi)有節(jié)省成本，而且還增加了成本，甚至造成人才的嚴(yán)重流失。因此，科學(xué)的人事檔案管理，設(shè)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)的醫(yī)院，從根本上可以吸引優(yōu)秀人才的加盟。

二、醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

醫(yī)院之間的競(jìng)爭(zhēng)根本上取決于人力資源的競(jìng)爭(zhēng)。優(yōu)秀的醫(yī)療人員的引進(jìn)對(duì)促動(dòng)醫(yī)院的快速發(fā)展具有重要意義。醫(yī)療人才的流動(dòng)越來(lái)越開(kāi)放，對(duì)人事檔案管理提出了更高要求，檔案管理人員的能力亟待提升，人事檔案管理制度有待完善，人事檔案信息化管理手段落后。

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理不重視。

由于醫(yī)院主要以業(yè)務(wù)創(chuàng)收為主，而檔案并不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)收益，同時(shí)因缺乏某些主客觀條件，使得檔案的價(jià)值沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)也體會(huì)不到檔案的真正價(jià)值，片面認(rèn)為檔案只是一堆文字材料，一定不如其他的業(yè)務(wù)工作重要。為此，醫(yī)院不愿意投資檔案管理，致使檔案管理手段落后，處于一種被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以真正的為醫(yī)院工作服務(wù)，并適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的需要。

（二）人事檔案管理秩序不夠規(guī)范。

人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性和保密性很強(qiáng)的管理活動(dòng)，其需要有專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理人員進(jìn)行管理。然而，很多醫(yī)院的人事檔案管理都是由醫(yī)院相關(guān)人員兼管，這使得很多人事檔案都沒(méi)有得到有效的分類(lèi)與歸檔，管理秩序混亂，甚至出現(xiàn)“有人無(wú)檔”和“有檔無(wú)人”的亂象，使得部分醫(yī)療人員的職稱(chēng)評(píng)定和工資調(diào)整等存在困難。

（三）缺乏信息化的檔案管理手段。

人事檔案管理具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，在于需專(zhuān)業(yè)的人事檔案人員進(jìn)行管理，需要具備專(zhuān)門(mén)的檔案知識(shí)與技能，需配備專(zhuān)門(mén)的檔案管理室及現(xiàn)代化的管理手段。然而，很多醫(yī)院缺乏專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，及現(xiàn)代化的檔案管理手段，很多檔案材料的收集、整理、編目、歸檔、檢索和修改等都是通過(guò)手工錄入完成的。

三、醫(yī)院人事檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

針對(duì)人事檔案管理存在的如上問(wèn)題，本文提出了針對(duì)性的解決對(duì)策：

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要正確認(rèn)識(shí)人事檔案的作用，將人事檔案管理與醫(yī)院其他業(yè)務(wù)統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一納入到醫(yī)院財(cái)政扶持的清單，加快引進(jìn)專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理人員，購(gòu)買(mǎi)并配備專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理軟件，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理室，起草專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，充分發(fā)揮人事檔案對(duì)人才引進(jìn)的功用。

（二）不斷健全人事檔案管理制度。

規(guī)范的人事檔案管理制度是保障人事檔案管理工作順利開(kāi)展的重要條件。人才流動(dòng)作為社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，人事檔案管理制度也應(yīng)順應(yīng)這一變革要求。一方面，建立醫(yī)院人事檔案代理制度，由專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化和社會(huì)化。另一方面，要健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度，共享資源及信息，逐步理順和疏通醫(yī)院人事檔案材料的收集、登記和鑒定渠道，從而提升醫(yī)院人事檔案的價(jià)值，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（三）引進(jìn)信息化的檔案管理手段。

人事檔案的信息化建設(shè)體現(xiàn)在人事檔案的數(shù)據(jù)收集整理、人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、人事檔案安全化管理等方面。人事檔案數(shù)據(jù)收集要確保錄入系統(tǒng)前的準(zhǔn)確無(wú)誤，對(duì)不同形式的檔案分類(lèi)錄入系統(tǒng)，紙質(zhì)的檔案要利用收集整編系統(tǒng)手工錄入，對(duì)電子光盤(pán)或其他存儲(chǔ)介質(zhì)的數(shù)據(jù)，要利用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能軟件轉(zhuǎn)換進(jìn)系統(tǒng)。人事檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要按照日常人事檔案的主要工作流程來(lái)設(shè)計(jì)，比如要設(shè)置有檔案的收集、借閱、歸還和操作等功能模塊的設(shè)計(jì)。人事檔案的安全化管理要考慮檔案密級(jí)的設(shè)計(jì)與管理，普通級(jí)別的目錄及檔案資料對(duì)所有人開(kāi)放，秘密級(jí)別的目錄對(duì)所有人開(kāi)放，檔案資料只對(duì)本人開(kāi)放。機(jī)密級(jí)別的目錄對(duì)本人開(kāi)放，但其檔案資料則不對(duì)本人開(kāi)放。

（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院辦公室）