文/廣東省肇慶市第二人民醫(yī)院（肇慶市婦幼保健院）楊民穎

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淺談在新的形勢下如何提高我院檔案管理水平

文/廣東省肇慶市第二人民醫(yī)院（肇慶市婦幼保健院）楊民穎

【摘要】如何在新形勢下提高醫(yī)院檔案管理水平,是每個檔案管理人員面臨著挑戰(zhàn)的一項工作，隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理因存在不足，使檔案管理滿足不了醫(yī)院各方面管理的要求，要探索切實可行、符合本單位實際的檔案管理新方法、新思路，才能進一步提高我院的檔案管理水平，更好地為醫(yī)院各項管理服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】新形勢；檔案管理；提高水平

醫(yī)院檔案是在醫(yī)院行政、業(yè)務(wù)、科教工作的管理和發(fā)展過程中形成的，醫(yī)院檔案管理主要是對醫(yī)院檔案資源的管理和檔案信息的管理。醫(yī)院檔案的作用主要是為醫(yī)院的各項管理工作提供真實、準(zhǔn)確、科學(xué)的依據(jù)。我院是一家集醫(yī)療、婦幼保健、教學(xué)于一體的三級綜合醫(yī)院，隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，對醫(yī)院的檔案管理提出了更多的需求，因此在新的形勢下如何提高我院的檔案管理水平,對醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展有極其重要的作用。

一、完善制度，規(guī)范醫(yī)院檔案各項管理工作

建立健全的醫(yī)院檔案管理制度，使我院的檔案管理工作更加有規(guī)化。因此我們要結(jié)合自己的實際情況不斷完善和健全檔案管理體系與管理制度，明確單位對檔案的管理原則、管理范圍以及管理方法，可確保檔案管理中的各項工作能有序地進行，使檔案管理工作能夠切實有效地開展，進一步提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使我院的檔案管理水平在管理中得到提高。

二、解放思想，開拓新的形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路

在新形勢下，我院的各項工作都在不斷的進行改革和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求，一直以來受到傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案管理了解不夠全面，醫(yī)院管理層對醫(yī)院檔案管理工作不夠重視，對檔案管理手段沒有做到及時更新和提高，使現(xiàn)行的檔案管理與現(xiàn)代管理不相適應(yīng)，設(shè)備投入不到位、基本建設(shè)不規(guī)范等，對檔案規(guī)范化管理帶來了極大的障礙，所以要解放思想，實事求是，不管是醫(yī)院的管理者還是檔案管理人員都應(yīng)該更新對檔案管理的認(rèn)識，一定要認(rèn)識到檔案管理在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中所占的重要地位，積極地為醫(yī)院檔案管理的建設(shè)和發(fā)展出謀獻(xiàn)策，而醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)一馬當(dāng)先，在實踐中勇于探索、善于總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，摸索出一條適合本單位檔案管理的新方法、新路子，不斷創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式，將被動的服務(wù)流程改為主動式服務(wù)，根據(jù)檔案利用者的不同需求，以自身所具有的檔案資源優(yōu)勢，快速進行檔案信息加工，有目的、計劃對檔案進行整理、分類、組合，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為醫(yī)院管理工作提供檔案信息加工服務(wù)，利用醫(yī)院內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)平臺，和現(xiàn)有的檔案資料為各部門提供檔案咨詢服務(wù)。同時也可在一定范圍內(nèi)采取有效的措施挖掘檔案信息資源為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策主動地提供信息服務(wù)，確保我院檔案管理工作做到與時俱進，使我院檔案管理工作提升到一個新的水平。

三、加強培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

要提高我院的檔案管理水平，首先必須要有高素質(zhì)的專業(yè)人員，所以，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該樹立正確的人生觀和價值觀，樹立為醫(yī)院管理和為業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)的意識，不斷加強對檔案管理知識的學(xué)習(xí)，單位要緊密結(jié)合新形勢的具體要求，有計劃地組織檔案管理工作人員積極地參加專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新知識，新技術(shù)，注重學(xué)習(xí)新的管理理念和管理方法，特別是要加強檔案現(xiàn)代化管理中新、高、尖技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，以及相關(guān)信息化、現(xiàn)代化管理方面的基本知識教育，通過學(xué)習(xí)，掌握國內(nèi)外醫(yī)院檔案管理的新動態(tài)，不斷地開拓思路，進而有效的提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，以適應(yīng)新形勢下檔案管理的要求。

四、加大投入，加強檔案室的現(xiàn)代化建設(shè)

國家檔案局于2014年發(fā)布了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，為檔案管理指出了基本建設(shè)的發(fā)展方向，結(jié)合目前管理存在的不足，已經(jīng)無法滿足新形勢下醫(yī)院對檔案管理工作的需求的情況，首先要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力支持，把檔案室現(xiàn)代化建議列入議事日程，對擴展現(xiàn)有的檔案室列入醫(yī)院近期基本建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，逐步完善檔案室硬件建設(shè)，有計劃地加大投入，引進新技術(shù)和新設(shè)備，使計算機技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，最終實現(xiàn)檔案室的現(xiàn)代化管理，進一步提高檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量，使檔案管理工作能夠充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

五、創(chuàng)新思維，提高檔案的使用價值

不斷地提高醫(yī)院檔案的利用價值，是醫(yī)院檔案管理的基本要求，如何使檔案在醫(yī)院行政管理、業(yè)務(wù)管理、科教管理等方面充分發(fā)揮其作用，是每個檔案管理人員所面臨的挑戰(zhàn)，所以，要求檔案管理工作人員必需要提高對檔案的作用和再利用的認(rèn)識，結(jié)合本單位的實際情況，不斷擴大檔案的業(yè)務(wù)范圍，使檔案資源物盡其用，在醫(yī)院行政管理、業(yè)務(wù)管理、科教管理等方面充分得到體現(xiàn)。雖然檔案是一種不可再生的資源，如何使有限的資源發(fā)揮出更大的作用，并且能夠創(chuàng)造一定的價值，要求檔案管理人員在對檔案進行整理時，應(yīng)該加強檔案資源的整合、分類，注重對檔案的二次開發(fā)和利用，以便使檔案的內(nèi)容達(dá)到重塑的目的。檔案管理人員同時要轉(zhuǎn)變工作觀念，采取多種方式對檔案進行收集和整理。經(jīng)常深入臨床一線以及各職能部門調(diào)查了解行政、業(yè)務(wù)、科教等各項管理工作對檔案信息的需求，提高對醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的敏感性，對發(fā)生在行政、業(yè)務(wù)、科教和臨床實踐過程所形成的有參考價值的檔案資源進行規(guī)范化管理，可利用醫(yī)院歷年來的科研成果情況、婦幼保健工作開展情況、病人來源構(gòu)成情況、病種構(gòu)成情況、手術(shù)構(gòu)成情況、年齡構(gòu)成情況，住院人次、門診人次的動態(tài)情況等數(shù)據(jù)資料，進行分析研究，有針對性地為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供有價值的檔案信息，使檔案管理服務(wù)變被動為主動，有效地提高醫(yī)院檔案的使用價值。

六、結(jié)語

在新的形勢下，隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)不斷發(fā)展,醫(yī)院各方面的管理對醫(yī)院的檔案管理工作提出了更高的要求，檔案的各項管理工作都面臨著新的挑戰(zhàn)。根據(jù)醫(yī)院檔案管理的作用和特點，積極探索出切實可行的檔案管理新方法和措施，對在新的形勢下如何提高醫(yī)院檔案管理水平，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，有著極其重要的意義。