文/廣東省工商行政管理干部素質教育中心 許華君

公文是指黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體在進行公務活動時所使用的各種正式文書。是黨政機關履行職能、實施領導、處理公務具有法律效力規(guī)范的公務文書，公文具有領導、指導、規(guī)范、聯系、宣傳、憑證和備考的作用。機關公務員不會寫公文，就好比工人不懂技能，農民不懂種田，軍人不懂槍炮，商人不懂經營。如何寫好公文，我的體會如下：

一、吃透上頭，摸清下面

上頭，通常是指上級領導機關，本級領導機關，特別是直接授予任務的領導；下面，是指基層的有關情況特別是干部職工的意見和建議。吃透上頭，就是要弄清上級領導的想法，一般來說，領導對國家的方針和政策理解多些、透些，對全局大局性的問題觀察分析思考也比較多、比較深，他們的意見應當是更接近黨的方針政策，作者動筆前需要正確理解領會領導的意圖，搞清他們對文件理解角度和對一些問題的想法，把握住他們的意圖實質。摸清下面，就是要把基層下面的情況摸清楚，基層干部職工直接接觸實際，應當充分聽取他們的一些具體看法，這里也包括我們平時了解掌握的大量第一手資料。這樣使寫出來的公文更具現實指導性意義，能更有針對性地解決現實問題。通常領導和基層的想法是不相同的，因為他們的層次不同，看問題的高度和角度都不一樣。這時候作者就應該主動反復溝通討論，使思想相互碰撞，運用科學理論武器，認真比較分析問題，把兩者很好地結合起來，使之產生火花，上下結合，集思廣益，這樣才能寫出有政治思想高度，有針對性、可操作性、前瞻性的好公文。

二、做好材料、觀點、思路寫作前的準備

（一）材料準備。材料，是指公文作者為了表現公文主題，從現實的工作和生活中選取能寫入公文中的內容的統(tǒng)稱，包括情況背景、寫作目的和根據、解決問題的辦法和措施、對事情的意見和規(guī)定、執(zhí)行的時間等等的統(tǒng)稱。是提煉公文主題的根據。材料是公文寫作的根據，沒有材料就是“巧婦難為無米之炊”，公文寫作就無從下筆，材料的準備，包括材料收集、核對和挑選。要盡可能多地掌握材料，全方位的材料都要搜集。搜集得越多越好，能更好地提煉出可靠實在的觀點。下筆時，可選擇的材料越多，寫得越順手。但有些作者在收集材料時，對一些簡單零碎素材容易忽視。如通知，在時間的落實上，如果不注意問清領導的時間，在寫作時可能要重新去詢問，費時費力。在收集材料時，要注意核對證實，要邊收集邊核對，即使是已被公認或眾口流傳的事實或者資料等，都要盡可能核對證實一下，絕不能想當然，尤其是細節(jié)，要搞清楚，不然細節(jié)上出問題與事實不符，就會造成失誤。寫作過程中，還要注意材料的變化，不斷補充和核實。材料完備后，要精心選擇，挑選出典型的，能充分說明主旨的事例，到動筆時就不必重新查找典型的事例。

（二）觀點準備。觀點是與收集和挑選材料同時進行的，首先要明確寫作的目的，一般在各種不同的觀點之間進行比較，然后確定。如寫簡報前，必須明確知道這篇簡報的目的和作用，一是向領導機關反映情況；二是為上級提供參考，成為制定方針政策的依據；三是通報某個典型事例來推動工作；或者僅提供情況。運用材料闡述問題時要根據不同的目的和使用范圍選擇材料。只有目的明確，在主題提煉和材料的使用方面，寫起來才不走或少走彎路；如果目的不明確或偏離寫作主旨，就出現寫完后重新再寫的后果。有些文件，如寫調查報告，動筆前，應該回過頭重新審視調查的目的。因調查目的只是調查前的想法，在調查過程中想法可能變化。所以下筆前，再審視下調查報告的目的是必要的。確定公文主旨的依據，是它要肯定什么或否定什么，針對什么問題，解決什么問題?？隙ㄅc否定的理據是否充分，是否不明確等等，都需要全面深入地分析研究，只有主旨明確了，觀點才鮮明，才能在安排公文的結構，挑選材料時取舍有據，詳略適當，寫作才更順手。

（三）思路準備。有材料，又有明確的主旨，就要進行布局謀篇了。要有一個清晰的思路，文章有幾個層次有幾個小觀點，怎樣突出重點，主次內容分明、詳略得當、前后連貫等等，好構思，要謀略，最好列個提綱，就像蓋房子，要有設計圖紙，做到動筆時能掌控文章全局，避免小觀點的丟失或前后重復，這樣既會提高公文質量，又提高寫作速度。不同文體的寫作提綱，也有粗細之分，如大型的工作報告、總結報告或調查報告等，因為文章較長，觀點比較多，所以應有較詳盡的提綱，有全篇的格局、層次，然后每個層次所用的材料都要列出來；短小的公文，如工作計劃和會議紀要，提綱可簡略些;還有些要求急、容量小的公文，如簡報或通知等，一般就不會列提綱了。提綱怎樣寫，沒有固定模式，可按文章長短需要和個人寫作習慣、寫作觀點材料的熟練程度等等而定。

材料、觀點和思路的準備是相互關聯、缺一不可的，往往是同時進行，整理材料、選擇典型素材的過程，也是提煉主題的過程。這些工作完成，腹稿或提綱也基本成型。

三、把握公文的特點:實用、嚴格、準確、簡練

（一）實用。公文與小說、詩歌、散文等文藝作品相比較，公文是以實用為目的，是用事實和道理表明觀點，不像文學作品，用形象來表明觀點。公文為解決實際問題而存在，是邏輯思維的活動。公文的內容必須反映公務中的情況，是對工作情況表明態(tài)度，對工作問題提出解決的方針原則、措施和辦法。如上行文，向上級反映工作中的新情況、問題和經驗，讓領導機關了解或定奪。平行文，是就某一或某些工作問題相互知照或協(xié)商。現在各級機關一再強調要克服“文電多”的問題，本人感到注重實用，在實用上把關就能解決問題，一個文能解決的問題就不要多重發(fā)文，沒有用處的文就不要發(fā)。

（二）程式化。公文是格式。與文藝作品不同，公文的目的性很強，帶有任務式，同時有相對文種、格式和行文方式。例如該寫請示就不能寫成報告，是應該寫通知的不能寫成通報，不同的文種，有不同的格式要求，開頭、結尾都是不同的。這種固定的格式和行文方式是機關公文法定權威和鮮明的政治性的體現，也給我們工作人員提出了對公文態(tài)度的要求。

（三）確保準確。公文有固定的使用范圍、對象和任務，這就決定它無論內容還是文字都必須真實反映客觀事物，內容實事求是，不允許想象和虛構。寫文藝作品，編寫什么是作者的事，而公文要求的真實是絕對的真實。公文的語言必須樸實貼切、準確。要注意不能有概念的外延交叉，如：“號召廣大的黨員、干部、教職工向某某同志學習”，這里“黨員”“干部”“教職工”三個概念的外延交叉，不夠明確。把“領導干部”寫成“黨員干部”縮小概念等等。概念使用是前后一致，推理要周密，要防止把現象當作本質，把偶然發(fā)生的事當作普遍存在的現象。如“財經紀律大檢查對貫徹落實國家關于財會制度、財經紀律是十分重要的，特別是在實行經營承包的情況下，更要嚴肅財經紀律。”前后兩個“財經紀律”雖然有一定的聯系，但概念的內涵是不同的，所以這樣寫就不準確了。公文是領導機關的語言，涉及面廣，影響面大，切不可追求華麗而失實，造成思想混亂，使工作遭受損失。

（四）力求簡煉。工作質量和效率的高低，是衡量領導機關水平高低的重要標志，體現在公文寫作上，就是要倡導干脆利索、簡明的文風，能一句話講清的就是不要拐彎抹角地說幾句話。