文/四川信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 王珂

高職圖書(shū)館檔案資料收集與利用

文/四川信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 王珂

圖書(shū)館檔案工作是圖書(shū)館管理工作的一部分，其完善和發(fā)展在圖書(shū)館工作中的起著重要作用，文章在分析圖書(shū)館檔案收集范圍的基礎(chǔ)上，針對(duì)性的提出了如何有效收集的檔案資料。

圖書(shū)館；檔案資料；收集

圖書(shū)館的檔案資料管理，是一項(xiàng)復(fù)雜并且專(zhuān)業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，只有采取有效的管理措施，做好檔案資料的收集、鑒定、歸檔、整理以及保管等工作，加強(qiáng)相關(guān)制度和規(guī)范的建設(shè)，才能保證和維護(hù)檔案資料的完整性，便于圖書(shū)館管理工作，提高檔案資料參考利用價(jià)值。其中圖書(shū)館檔案資料的收集工作顯得十分重要，需要設(shè)立專(zhuān)人進(jìn)行收集、調(diào)動(dòng)全員參與、爭(zhēng)取圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)支持。在對(duì)圖書(shū)館的檔案以及文件資料的管理中，除了要做好資料的收集和整理工作外，還需要加強(qiáng)其日常管理工作，做好防火、防潮、防蟲(chóng)等八防工作，保證檔案資料的完整性、可靠性及真實(shí)性。為今后的圖書(shū)館數(shù)據(jù)分析與挖掘、查閱與利用提供參考依據(jù)。

一個(gè)圖書(shū)館的管理工作質(zhì)量和工作規(guī)范化水平的高低，透過(guò)檔案管理工作能看出其真實(shí)水平。因此在建隊(duì)伍、搞管理、做決策的過(guò)程中，檔案資料能提供的參考依據(jù)猶為重要，管理層可以通過(guò)這些資料看到以往工作的成績(jī)和所存在的問(wèn)題，結(jié)合當(dāng)前新形勢(shì)發(fā)展和任務(wù)提出改進(jìn)措施，制定新的工作方案和有關(guān)規(guī)章制度，切實(shí)可行地搞好高校圖書(shū)館全面管理工作。因此，對(duì)高校圖書(shū)館文件、檔案資料的科學(xué)有序管理，充分發(fā)揮它的重要性及作用，對(duì)提高整個(gè)高校圖書(shū)館工作的管理水平和效果，確實(shí)有著重要的實(shí)際意義。

一、圖書(shū)館檔案資料收集的范圍

以我校在創(chuàng)建示范高等專(zhuān)科學(xué)校和圖書(shū)館迎接評(píng)估達(dá)標(biāo)的過(guò)程中突顯的檔案資料的收集重要性為例，我個(gè)人認(rèn)為圖書(shū)館檔案收集應(yīng)該包括日常管理檔案和業(yè)務(wù)流程檔案兩個(gè)方面，具體有以下幾個(gè)方面：1.上級(jí)有關(guān)圖書(shū)館工作的文件材料：如：高校圖書(shū)館評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、關(guān)于專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘的有關(guān)規(guī)定、圖書(shū)館建設(shè)指導(dǎo)意見(jiàn)等。2.圖書(shū)館工作規(guī)章制度、各崗位職責(zé)、讀者公約、文明借閱倡議書(shū)等制度。3.圖書(shū)館工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、決定、紀(jì)要等資料。如學(xué)校圖書(shū)館工作會(huì)議紀(jì)要、圖工委會(huì)議紀(jì)要；本館各項(xiàng)工作的文件材料，如每年的工作計(jì)劃及工作總結(jié)，參考咨詢、業(yè)務(wù)輔導(dǎo)工作的有關(guān)記錄；圖書(shū)采購(gòu)、編目的原始材料；數(shù)字圖書(shū)館建設(shè)資料，設(shè)備采購(gòu)材料，數(shù)據(jù)庫(kù)采購(gòu)與建設(shè)材料；讀者服務(wù)、讀者閱讀取向研究資料。這些圖書(shū)信息、學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)都將對(duì)圖書(shū)館的發(fā)展起到重要的作用。4。圖書(shū)館概況、發(fā)展規(guī)劃、藏書(shū)目錄、重要統(tǒng)計(jì)等。包括購(gòu)置圖書(shū)資料的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證，如圖書(shū)、期刊、數(shù)據(jù)庫(kù)等對(duì)賬清單，物資、物品采購(gòu)登記簿；各類(lèi)報(bào)賬、收入，學(xué)校撥款數(shù)等；各種每年的家具、設(shè)備、圖書(shū)、期刊、數(shù)據(jù)庫(kù)的采購(gòu)情況登記表；藏書(shū)情況，讀者借閱年月統(tǒng)計(jì)表等；各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括借閱統(tǒng)計(jì)、藏書(shū)統(tǒng)計(jì)、經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)及館舍面積統(tǒng)計(jì)；讀者利用數(shù)字圖書(shū)館情況材料，各種數(shù)據(jù)庫(kù)點(diǎn)擊量統(tǒng)計(jì)資料；圖書(shū)館的各種財(cái)產(chǎn)設(shè)備登記表及儀器設(shè)備說(shuō)明書(shū)，儀器設(shè)備的申請(qǐng)報(bào)告、招標(biāo)、采購(gòu)等文件材料；有關(guān)圖書(shū)館基建的基建圖紙、驗(yàn)收材料等。5.校外交流的有關(guān)材料：上級(jí)或兄弟單位發(fā)的各種來(lái)函文件、有關(guān)各學(xué)會(huì)學(xué)術(shù)研討、交流的會(huì)議通知及交流的有關(guān)資料。例如高校普通圖書(shū)館建設(shè)發(fā)展的前景、群體工作總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)匯編、圖書(shū)館學(xué)術(shù)論文報(bào)告會(huì)的論文等。這些對(duì)于溝通兄弟院校圖書(shū)館工作信息，取長(zhǎng)補(bǔ)短，互相學(xué)習(xí)，完善改進(jìn)提高本單位的工作，起著十分重要的作用，也是我們文件及檔案資料管理的重要內(nèi)容。6.另外圖書(shū)館內(nèi)部個(gè)人檔案也是必不可少的。個(gè)人情況登記表，受教育情況登記表，各種獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)，論文、科研、聘書(shū)或?qū)W校任免材料，考核、聘任材料等。7.圖書(shū)館與國(guó)際、國(guó)內(nèi)友好交往中相互贈(zèng)送、交換珍貴書(shū)刊的清冊(cè)。8.其他有保存價(jià)值的材料、實(shí)物和聲像材料。如我校一直以來(lái)收集的優(yōu)秀畢業(yè)生論文及作品，讀書(shū)節(jié)活動(dòng)期間的各種照片、講座圖片、光盤(pán)等。

二、圖書(shū)館檔案資料如何進(jìn)行收集

圖書(shū)館管理人員要根據(jù)情況及時(shí)制定有關(guān)文件檔案資料的具體管理規(guī)定，健全建立崗位責(zé)任制。專(zhuān)兼職檔案管理人員要有高度的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，具有踏實(shí)的工作態(tài)度和作風(fēng)，能夠按時(shí)間、直屬部門(mén)、隸屬關(guān)系等收集文件及資料，在各個(gè)時(shí)期都應(yīng)注意收集與圖書(shū)館工作相關(guān)的任憑檔案資料，養(yǎng)成一種職業(yè)習(xí)慣；具備根據(jù)文件材料的重要程度、歷史價(jià)值、發(fā)揮作用的時(shí)間等綜合條件考慮文件材料保存與否的能力。

充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，多渠道、多方式收集。借助電子設(shè)備、如云技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)等豐富檔案收集途經(jīng)，防止收集不全導(dǎo)致今后利用工作的不便。

在管理過(guò)程中工作人員可以借鑒圖書(shū)的管理辦法，按照文件資料的任務(wù)、性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、立卷、歸檔。對(duì)歸檔好后的檔案資料要妥善保管，特別對(duì)保密文件同、材料，另外還要有嚴(yán)格的借閱制度，不能因?yàn)槌鼋枋掷m(xù)不健全或借閱者不負(fù)責(zé)任而造成某些文件、檔案資料特別是重要資料的遺失或損壞。

三、圖書(shū)館檔案資料收集的目的及意義

圖書(shū)館檔案資料的收集為圖書(shū)館建設(shè)、業(yè)務(wù)發(fā)展、統(tǒng)計(jì)分析奠定了基礎(chǔ)。

（一）在對(duì)圖書(shū)館日常工作中的一些資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)以及處理的過(guò)程中，必須采用科學(xué)的方法對(duì)其進(jìn)行處理，而不是進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)處理。將收集到的資料以及數(shù)據(jù)與以往工作資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比和分析，對(duì)工作中存在的差距和優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，并且對(duì)存在差距的原因進(jìn)行分析，并采取有效的措施進(jìn)行解決。另外，在工作中還可以找到新方法、新思路進(jìn)行圖書(shū)館的日常工作調(diào)整，對(duì)工作方式進(jìn)一步改進(jìn)，保證圖書(shū)館業(yè)務(wù)在正常進(jìn)行的同時(shí)，能夠不斷創(chuàng)新發(fā)展，不斷前進(jìn)。

（二）檔案資料管理工作是深化圖書(shū)館服務(wù)工作的保證。檔案資料是對(duì)以往工作的一種原始記錄，是對(duì)圖書(shū)館日常工作的數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行的總結(jié)。 所以說(shuō)圖書(shū)館檔案資料是以往圖書(shū)館業(yè)務(wù)的歷史記錄。在圖書(shū)館服務(wù)的探索工作中，要做好圖書(shū)館檔案資料的管理工作，對(duì)圖書(shū)館工作發(fā)展整個(gè)歷程的所有文件資料進(jìn)行完整和真實(shí)地收集、整理和記錄。因而可以說(shuō)圖書(shū)館檔案及文件資料的管理工作可以對(duì)圖書(shū)館的服務(wù)工作進(jìn)行有效地保證，它不僅可以為今后圖書(shū)館穩(wěn)步工作打下良好的基礎(chǔ)，還能夠?qū)ρ芯抗ぷ魈峁┯行У馁Y料和可靠的信息分析，為圖書(shū)館的檢查工作提供一定的基礎(chǔ)，保證圖書(shū)館的管理可以得到有效地深化和改革。

此外增強(qiáng)圖書(shū)館工作人員對(duì)文件、檔案資料管理的意識(shí)，處理好與圖書(shū)館本身工作的關(guān)系，圖書(shū)館管理工作繁多，容易忽視對(duì)文件檔案資料的收集和積累，時(shí)間一長(zhǎng)，對(duì)立卷工作帶來(lái)困難。信息的交流、辦公自動(dòng)化的提高及資源共享的實(shí)現(xiàn)，離不開(kāi)各種檔案資料的支撐。實(shí)踐證明，只有重視圖書(shū)館文件檔案資料的收集和保存，處理好圖書(shū)館正常工作與檔案管理的矛盾，及時(shí)積累素材，節(jié)約時(shí)間，存檔有序，才能使圖書(shū)館管理工作產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

在高校圖書(shū)館檔案資料的管理方面，當(dāng)務(wù)之急是要做好以下兩方面的工作：一要提高管理人員的素質(zhì)。有些管理人員對(duì)如何管理文檔、如何歸檔缺乏系統(tǒng)的理論知識(shí)，因此需要對(duì)他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高理論知識(shí)水平和管理能力。二要切實(shí)做好檔案資料管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。要堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，按照?qǐng)D書(shū)館檔案資料的歸檔范圍，將分散在部門(mén)或個(gè)人手中的零散文件材料收集起來(lái)，進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、整理，同時(shí)結(jié)合本館實(shí)際，建立健全檔案資料管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作有章可循，以保證圖書(shū)館檔案工作的順利進(jìn)行。在利用方面加大“重開(kāi)發(fā)利用”的觀念，把開(kāi)發(fā)利用擺在檔案工作的突出位置上，使檔案資料為高校圖書(shū)館的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

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[2]徐進(jìn).對(duì)圖書(shū)館檔案工作的思考[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì),2008(6).

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[4]鄒艷梅,等.遮述高校圖書(shū)館文件、檔案資料的管理[J].青年文學(xué)家,2011(6).

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