文/吉林省交通運輸廳瀝青儲運站 李文嘉

淺議事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)存問題及其優(yōu)化構(gòu)想

文/吉林省交通運輸廳瀝青儲運站 李文嘉

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理理念已逐步與現(xiàn)實脫節(jié)，亟待改革。人事檔案內(nèi)容涵蓋了社會企事業(yè)單位全體員工的個人履歷、工作情況及政治面貌等個人信息，既是單位錄用或考評員工的主要依據(jù)，也是國家檔案的核心組成部分?；谶@一背景，本文通過對人事檔案工作職能意義的介紹，分析了當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的工作現(xiàn)狀，并借此提出了提高與改善其管理效能的工作思路，以期為我國檔案事業(yè)的革新發(fā)展提供參考借鑒。

事業(yè)單位；人事檔案；檔案管理；人力資源管理；人事信用檔案

如要給人事檔案管理貼上標(biāo)簽，那它就是一種身份的象征，也是一枚政治的符號。但據(jù)現(xiàn)狀分析，當(dāng)前人事檔案管理制度不僅滯后于社會經(jīng)濟的發(fā)展，在某種程度上阻礙人才的自由流動，與社會人事檔案需求的脫節(jié)程度也日漸明顯，故此展開深入分析與研究，對人事檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展有所積極意義。

一、人事檔案管理工作職能意義

簡單地說，人事檔案從字面意義上可以看作是對個人的人身信息、工作信息的記錄，經(jīng)過相關(guān)組織的認(rèn)定后收編歸檔進行保存的一份個人材料。目前，我國對于人事檔案工作職能的一般定義為記錄和反映社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位人員以及國家機關(guān)單位人員個人基本情況的檔案文件。可以看出，此“定義”將人事檔案歸為一種記錄與評價的工具，沒有賦予人事檔案工作任一種執(zhí)行力。而從另一層面上看，人事檔案載錄的文字、表格等個人信息資料都是在社會活動中形成的，受個人所在單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)統(tǒng)一管理，其主要作用僅僅是通過檔案所載個人工作表現(xiàn)、政治面貌、業(yè)務(wù)能力、品德作風(fēng)等來作為職工的考核依據(jù)和參考憑證。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

首先，即是對檔案管理的認(rèn)知不夠深刻。檔案資源是一種無形資產(chǎn)，但在有的單位或個人的眼中，認(rèn)為發(fā)展經(jīng)濟、提高效益才是工作重點；又或是想著卡住人才檔案不放，就能夠防止人才流失。其次，即是相關(guān)政策法規(guī)的建設(shè)明顯脫離社會發(fā)展。比如，一些通過改制新成立的合資企業(yè)，能否享受人事檔案管理權(quán)和建檔權(quán)等問題至今未有明確定論。還有一些檔案管理考核活動，也沒有出臺相應(yīng)的整改措施，對考核過程中發(fā)現(xiàn)的違紀(jì)行為也沒有懲治辦法，導(dǎo)致人事檔案管理體制運行不順，糾紛時有發(fā)生。此外，根據(jù)我國人事部近年調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，一線城市的各個人才交流服務(wù)中心有將近2 5%的人事檔案與檔案當(dāng)事人失去聯(lián)系，另有2 0%的流動人才在實際工作流動中沒有攜帶人事檔案，有的“人、檔”分離，有的則徹底“棄檔”，而且大部分社會從業(yè)人員認(rèn)為人事檔案對其求職或事業(yè)的發(fā)展并無實質(zhì)作用。

三、提高事業(yè)單位人事檔案管理效能的工作思路

（一）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理傳統(tǒng)觀念，樹立人力資源管理新理念。首先要做的就是正確認(rèn)識到現(xiàn)實意義的“轉(zhuǎn)變”。傳統(tǒng)人事管理制度都是參照國家機關(guān)單位干部管理制度來制定的，對比現(xiàn)代企業(yè)制度下的人力資源管理，則是靈動的將人員當(dāng)作“資源”，提倡由始至終的保持人員活力，采取合理科學(xué)的方法整合和運用人力資源的效能。并主張人才是企業(yè)的基石，是企業(yè)真正的財富，企業(yè)目標(biāo)就是要將企業(yè)發(fā)展與人員發(fā)展緊密聯(lián)系，實現(xiàn)人員和企業(yè)的共同價值，真正做到以“人”為核心。所以，立足于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達的當(dāng)代，人員作為新技術(shù)、新理念的承載對象，已成為以“智富”為特征的知識經(jīng)濟社會中企業(yè)的特殊資本。

（二）迎合市場對人才的高新需求，建立人事信用檔案新機制。隨著我國加入世貿(mào)組織后，便大量引入各類外資企業(yè)，建立人事信用檔案由此成為人事檔案改革的主要目標(biāo)之一。信用檔案管理即采取科學(xué)的方法，結(jié)合企業(yè)人事信用記錄和工作信用記錄為基礎(chǔ)進行記錄的工作服務(wù)。使得社會從業(yè)人員個人信用記錄能夠讓公眾提供隨時查詢，從而使之更好地約束個人行為、加強自律，繼而促成良好社會道德風(fēng)尚的形成。比如，美國在建立的公民個人信用檔案時，其所收集的資料信息就包括公民個人的借貸記錄與還款記錄，涉民、刑事訴訟記錄，不守信用處罰記錄等，借此對公民的信譽做出評估，建立翔實的個人信用記錄，并使之成為伴隨公民終身的信用資本。

四、結(jié)語

綜上，筆者認(rèn)為，新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作首要注重對制度執(zhí)行力的強調(diào)，對檔案資料的歸檔與轉(zhuǎn)出都應(yīng)嚴(yán)格把控，篩選有價值的內(nèi)容歸檔，提高檔案的利用價值；同時采用合并信用檔案，在人事檔案內(nèi)增設(shè)個人信用記錄，豐富其實用性之余，也使之裨益惠及全社會信用體系的建設(shè)。

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