文/秦皇島職業(yè)技術學院 劉亦偉

高職院校檔案管理思考與實踐

文/秦皇島職業(yè)技術學院 劉亦偉

檔案管理工作是衡量高職院校發(fā)展的重要指標。加強推進檔案管理工作，也是推動高職院校教育教學改革的重要方面。本文分析了高職院校檔案管理工作的重要性及主要問題，并提出了切實可行的檔案管理策略。

高職院校；檔案管理；思考；實踐

檔案管理在高職教育教學中發(fā)揮著不可忽視的作用。隨著高職院校教育教學改革的不斷深入，檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)與機遇。如何在新形勢下抓住機遇、創(chuàng)新檔案管理、服務好高職院校教學與科研已經(jīng)成為高職院校檔案管理部門的重點工作，也是衡量高職院校綜合實力的重要標準。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

檔案是一種具有較高保存價值的原始記錄和資料，是傳承文明的重要載體與中介。我們可通過檔案管理了解高職院校的招生、教學、科研、管理等各類工作，較為客觀地反映高職院校的發(fā)展情況。高職院校的綜合辦學能力、基本職能都需要憑借檔案來展現(xiàn)，教育教學、科研、管理等評估工作也需要以檔案為基礎，另外全校師生的德、能、勤、績都需要以檔案作為重要參考。所以，檔案管理工作具有十分重要的作用。一方面，檔案管理工作已經(jīng)成為高職院校管理工作的重要組成部分，往往反映了學校管理實效、發(fā)展軌跡、文化積淀及辦學特色。另一方面，檔案管理工作與高職院校人才培養(yǎng)息息相關，在日常的檔案管理中可窺探出高職院校人才培養(yǎng)模式的優(yōu)劣，為培養(yǎng)高素質人才隊伍奠定基礎。

二、高職院校檔案管理現(xiàn)狀

許多高職院校都是合并或由中專院校發(fā)展而來，其發(fā)展情況較為復雜，學校管理經(jīng)驗、制度等都較為薄弱，其檔案管理具有較大的難度。這嚴重制約了高職院校檔案管理工作的有效開展。

(一)檔案管理意識不強。一方面，大部分高職院校的管理者、教職工沒有將檔案管理提到一定的高度，對檔案管理的重視不夠，以至于檔案管理工作被邊緣化，教職工不愿意從事檔案管理工作。所以，大部分有價值的檔案資料未能及時進行歸檔。另一方面，檔案管理工作的經(jīng)費投入較少，現(xiàn)代化檔案管理設備明顯不足，以至于檔案管理工作需要耗費大量的人力物力。從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研到利用服務，每個環(huán)節(jié)都需要大量的人員參與，只有高度重視檔案管理工作，合理安排檔案管理工作，才能將檔案管理落實到實處。

（二）檔案管理機制不完善。目前高職院校已經(jīng)形成檔案工作委員會或檔案工作領導小組，由學校各分管領導直接管理。但檔案管理工作的規(guī)范化、科學化傾向不足，檔案室的專兼職人員相對較少，檔案管理機制還很不完善。

（三）檔案利用率不高。高職院校檔案管理者并非出身于檔案管理專業(yè)，其檔案管理的理論知識與專業(yè)能力相對不足，往往存在為保管而保管、重保管輕利用的現(xiàn)象。雖然許多高職院校已經(jīng)將部分檔案與校史、論文結合起來，但這種利用率還相對較低，在其他領域的利用尚未形成。

（四）信息化建設滯后。檔案管理工作隸屬于服務性的輔助工作，需要大量的資金、設備投入。正處上升期的高職院校并沒有將工作的重點轉移到檔案管理上來，以致現(xiàn)代化的檔案管理設備相對不足，信息化建設相對滯后。

三、高職院校檔案管理方略

（一）樹立正確的檔案管理理念。高職院校要積極組織檔案管理工作人員學習檔案管理的相關法律法規(guī)，高度重視檔案管理工作，增強檔案管理的責任感與使命感。另外，在全校范圍內(nèi)開展檔案管理培訓課程，讓全校師生都參與檔案管理工作，從而提高檔案管理的主動性與積極性。

（二）構建相對完善的檔案管理機制。按《高等學校檔案管理辦法》的相關規(guī)定，高職院校要建立健全校長與分管領導領導、辦公室主管的檔案管理機制。另外，高職院校還應將檔案管理工作納入績效考核體系中，逐漸將檔案管理規(guī)范化、科學化，使之與高職院校發(fā)展高效接軌，促使檔案管理成為日常工作中的重要組成部分。更為重要的是，高職院校要促使各院系、科室明確各自職責，對檔案收集、歸檔、管理落實到位，提高檔案管理的執(zhí)行力，從而建立健全相對完善的檔案管理機制。

（三）提高檔案的整體利用率。檔案管理人員必須不斷提升自身素質與業(yè)務能力，形成良好的敬業(yè)精神，并努力掌握現(xiàn)代化檔案管理技能，具備創(chuàng)新精神與創(chuàng)新能力。加強推進檔案管理的現(xiàn)代化進程，將檔案查詢、利用與編研結合起來，使之逐步轉化為科研成果，從而達到育人目的，并成為日常工作的一部分。另外，高職院校要大力開發(fā)檔案資源，提高檔案的整體利用效率，為高職院校教育教學服務。

（四）加快推進檔案信息化建設。大量引進現(xiàn)代化檔案管理設備設施，為提高檔案管理效率及利用率奠定基礎。制定檔案管理規(guī)劃，激勵與引導檔案管理人員解放思想，熟練掌握現(xiàn)代化管理工具，穩(wěn)扎穩(wěn)打，逐步推進，為更好地服務于教學、科研及學校綜合管理提供條件。

作為高職院校發(fā)展的綜合產(chǎn)物，檔案既體現(xiàn)了高職院校的發(fā)展軌跡，又客觀上反映了高職院校的發(fā)展水平。所以，如何提高高職院校檔案管理工作效率、將檔案管理與人才培養(yǎng)相結合已經(jīng)成為高職院校發(fā)展過程中的重中之重。

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