文/內(nèi)蒙古錫林郭勒盟醫(yī)院 劉艷芳 杜嘉欣

綜合性醫(yī)院科技檔案管理

文/內(nèi)蒙古錫林郭勒盟醫(yī)院 劉艷芳 杜嘉欣

本文從實際工作出發(fā)，結(jié)合科技檔案的特點(diǎn)及管理要求，探討醫(yī)院科技檔案管理方法及發(fā)展思路。

科技檔案；重要性；特點(diǎn)；規(guī)范化管理

《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》明確規(guī)定：國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事各項社會活動形成的，對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料；科技材料歸檔后形成科技檔案。

一、醫(yī)院科技檔案管理工作的重要性

醫(yī)院科技檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理與醫(yī)院文化的重要組成部分。它是醫(yī)院的一種無形資產(chǎn)，能為醫(yī)院制定科技建設(shè)戰(zhàn)略和加強(qiáng)科研管理提供參考資料。它為新老領(lǐng)導(dǎo)工作的前后銜接，固定資產(chǎn)的合理利用、避免資源浪費(fèi)等各項工作提供了大量真實的參考資料和文字依據(jù)。醫(yī)院要改革和發(fā)展醫(yī)療技術(shù)水平，加強(qiáng)醫(yī)院科技檔案建設(shè)和管理工作已勢在必行。

二、結(jié)合醫(yī)院闡述科技檔案的特點(diǎn)

（一）專業(yè)性?？萍紮n案的專業(yè)性特點(diǎn)集中表現(xiàn)在形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)兩個方面。醫(yī)院科技檔案的的專業(yè)性也非常顯著。醫(yī)學(xué)裝備檔案是全院大中小型醫(yī)療設(shè)備的檔案，其基于生物醫(yī)學(xué)工程專業(yè)及國家醫(yī)學(xué)裝備管理法律法規(guī)的基礎(chǔ)上實施分類管理。醫(yī)學(xué)科研檔案研究課題多依據(jù)醫(yī)學(xué)專業(yè)內(nèi)外婦兒臨床學(xué)科及生理、病理、藥學(xué)等基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)學(xué)科，其專業(yè)性較強(qiáng)。一般而言，科技檔案依據(jù)學(xué)科門類自然形成，以醫(yī)學(xué)裝備與科研項目為基礎(chǔ)，參照專業(yè)分類進(jìn)行分類管理。

（二）成套性。圍繞著一個獨(dú)立的項目進(jìn)行，規(guī)律性地形成一系列相關(guān)的科技文件的整體。每一項科技活動從提出任務(wù)到最終完成，經(jīng)歷了不同的階段，有許多專業(yè)工序，各階段、各工序之間都相互聯(lián)系，科技活動的這種規(guī)律性和嚴(yán)密性使得記錄它的科技文件材料是一個獨(dú)立有機(jī)整體，具有成套性。醫(yī)院的醫(yī)院科技檔案這一特點(diǎn)主要體現(xiàn)在：1.一個基建項目從規(guī)劃到實施直到最后完工歷時可能幾年甚至十幾年，中間的每個階段都會產(chǎn)生大量相關(guān)的資料，這些資料組成了一個基建項目的檔案。2.醫(yī)學(xué)科研項目需要經(jīng)歷課題申報、立項、鑒定、申報獎勵以及成果推廣等過程，科研檔案的管理應(yīng)該起始于科研項目的申報立項工作，從項目申報開始就樹立科學(xué)規(guī)范的科研檔案保管意識，為保持科技檔案的完整性，分階段進(jìn)行相關(guān)科技資料的歸檔，并保持各項資料間科學(xué)有序的聯(lián)系，能有效提高后續(xù)科技檔案管理工作質(zhì)量。

（三）現(xiàn)實性?？萍紮n案的現(xiàn)實性是指科技檔案應(yīng)與所反映的科技對象的現(xiàn)實情況保持一致；而且科技檔案同科技活動的關(guān)系極為密切，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實使用性，歸檔后的科技檔案不僅沒有退出科技活動，而且將在較長時期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。醫(yī)院科技檔案中醫(yī)學(xué)裝備檔案是醫(yī)學(xué)裝備采購及管理工作的真實記錄，從申請、立項審批、招標(biāo)評標(biāo)、安裝驗收、使用培訓(xùn)、維修保養(yǎng)直至報廢。每個階段的資料歸檔后都會不斷被再次使用。另外醫(yī)院各項工程改造及建設(shè)都會產(chǎn)生基建檔案，也會經(jīng)常調(diào)用之前的檔案資料。

（四）多樣性。醫(yī)院科技檔案可分為基建類、醫(yī)學(xué)裝備類、教學(xué)類、醫(yī)療科研類、醫(yī)療科技人員專業(yè)檔案、外事管理六大類。每一類又涉及多學(xué)科，多門類、多層次的知識。故醫(yī)院科技檔案亦具有科技檔案多樣性的特點(diǎn)。

三、醫(yī)院科技檔案規(guī)范化管理

隨著醫(yī)院等級的提升，不知不覺中醫(yī)院的管理已經(jīng)由單純的經(jīng)驗管理向科學(xué)化、規(guī)范化管理邁進(jìn)，加強(qiáng)科技檔案的管理是強(qiáng)化醫(yī)院管理的重要手段，必定會促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平、服務(wù)質(zhì)量、社會效益和經(jīng)濟(jì)效益更上一層樓。加強(qiáng)醫(yī)院科技檔案管理工作，可以從以下幾方面著手：

（一）提高科技檔案的完整性。收集工作是搞好檔案管理的首要環(huán)節(jié)。首先醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，要把科技檔案管理工作納入醫(yī)院管理中，實現(xiàn)與醫(yī)院的同步發(fā)展；增強(qiáng)醫(yī)院工作人員的檔案意識，檔案管理人員要與各部門工作人員相互溝通配合。檔案的收集整理及保存要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)而使科技檔案完整、準(zhǔn)確。

（二）建立健全科技檔案管理制度。同醫(yī)院其他工作一樣，檔案管理工作也需要明確的目標(biāo)及要求。結(jié)合科技檔案的特點(diǎn)和醫(yī)院工作實際情況，制定一套科學(xué)可行的科技檔案管理制度和辦法，使醫(yī)院科技檔案管理工作有章可循，從而逐步走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。建立以醫(yī)院質(zhì)量控制為核心的專業(yè)技術(shù)人員崗位責(zé)任制和相應(yīng)的考核制度，監(jiān)督實施，經(jīng)常開展檢查評比，定期考核，獎懲掛鉤，并將考核結(jié)果記入本人專業(yè)技術(shù)檔案，強(qiáng)制與自覺相結(jié)合，提高檔案管理員的工作積極性。

（三）配備檔案管理工作應(yīng)有的硬件設(shè)施和工作環(huán)境。改善保管條件，檔案室符合防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲要求。有了存放科技資料的檔案室后，根據(jù)實際需要陸續(xù)配備檔案柜、電腦、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、曬圖、縮微等現(xiàn)代化的管理設(shè)備，為提高科技檔案管理水平創(chuàng)造條件。

（四）提高科技檔案管理員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院要將檔案工作人員的培養(yǎng)納入到醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃中，使其緊跟最新的科技檔案管理要求。加強(qiáng)對檔案管理人員應(yīng)用新技術(shù)、新方法的培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)在實際工作中提高檔案管理人員的計算機(jī)應(yīng)用水平，并使其掌握現(xiàn)代管理技術(shù)。通過檔案管理人才隊伍的建設(shè)，培養(yǎng)一批既有豐富檔案管理經(jīng)驗，又能熟練掌握現(xiàn)代化信息管理技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才，才能保證醫(yī)院檔案事業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，不斷提高醫(yī)院的檔案管理水平。檔案管理工作人員也應(yīng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，積極采取措施，抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果。因此，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是醫(yī)院科技檔案規(guī)范化管理的最根本性對策。

（五）提高醫(yī)院科技檔案的現(xiàn)代化管理水平。隨著計算機(jī)技術(shù)、信息傳輸技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、語音識別技術(shù)在各行各業(yè)的不斷應(yīng)用與發(fā)展；醫(yī)院辦公自動化水平的不斷提高，電子文件將成為醫(yī)院科技檔案的主體。過去用紙墨、照相形成和傳遞的相關(guān)文件及圖書、影像、文獻(xiàn)資料等，通過電子計算機(jī)的管理，都變成了電子文件。檔案信息化處理后，極大地提高了運(yùn)行效率和工作效率，使檔案更直觀化、形象化，方便了信息檢索和利用。對科技資料進(jìn)行電子信息轉(zhuǎn)換及時的收集和歸檔并使之得到長期保存，是檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)時要循序漸進(jìn)，可以實行電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”。 同時要加快傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，逐步實現(xiàn)信息化管理。

（六）提高醫(yī)院科技檔案的利用率。首先，科技檔案管理人員應(yīng)提高服務(wù)的積極性、主動性，從檔案深處提供利用信息。其次，在檔案信息化管理的基礎(chǔ)上建設(shè)和完善檔案系統(tǒng)局域網(wǎng)絡(luò)，通過局域網(wǎng)應(yīng)用實現(xiàn)資源共享，互通有無。按照科技檔案的管理要求，可以將一些非涉密的檔案資料，如公開雜志上發(fā)表的論文論著、科室技術(shù)再學(xué)習(xí)記錄、醫(yī)院重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)等方面的信息，在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)上公開，方便單位工作人員查閱。最后要做好檔案利用的反饋工作。檔案工作人員做好信息反饋收集，及時掌握利用工作中出現(xiàn)的新動向，了解利用者的需要，有針對性的為其提供服務(wù)，以便提高檔案的利用效率。

四、小結(jié)

一流的醫(yī)院需要一流的檔案管理，把科技檔案管理工作納入建設(shè)一流醫(yī)院的計劃中，從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)到一線工作人員，從檔案管理工作者到科研管理工作者，都把檔案工作納入自己的工作日程；充分利用現(xiàn)代管理技術(shù)，不斷地完善醫(yī)院的科技檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化和科學(xué)化，我院的科技檔案工作就一定會從根本上得到改進(jìn)，就會朝著規(guī)范化管理的方向健康發(fā)展。

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[3]李鈺銘.地市級綜合性醫(yī)院科技檔案管理存在的問題分析及改進(jìn)建議[J].中國科技縱橫,2015(1).

[4]王傳宇,張斌.21世紀(jì)檔案學(xué)系列教材——科技檔案管理學(xué)(第3版)[M].中國人民大學(xué)出版社,2009.