文/吉林省白城市引嫩入白工程建設管理局 趙紅俠

論信息化手段在水利工程檔案管理中的運用

文/吉林省白城市引嫩入白工程建設管理局 趙紅俠

隨著信息時代的到來,信息化手段將運用在不同行業(yè)、不同系統(tǒng),對于水利工程來說,信息化將為整個工程的管理帶來方便和快捷。在水利工程管理中,水利工程的檔案管理起著重要的作用,檔案管理的信息化直接影響了工程的進度、質量以及規(guī)范性。本研究將就信息化對于水利工程檔案管理的意義、具體運用和發(fā)展前景進行了討論,總結了信息化在水利檔案管理的發(fā)展歷程,旨在為今后建成水利檔案信息化系統(tǒng)提供參考建議。

信息化；水利工程；檔案管理

水利的發(fā)展對于國家發(fā)展民族興旺都有著重要的推動作用,為了更好更快的推進水利建設,必須要完善水利系統(tǒng)的管理。檔案管理維系著機構的運轉,對于各行各業(yè)來講,檔案管理的健全和完善都為日常管理帶來便捷。水利工程具有耗時長、環(huán)節(jié)多、涉及利益廣泛的特點,基于這樣的現(xiàn)狀,對水利工程檔案管理實行信息化改革是行業(yè)發(fā)展的必由之路。信息化委系統(tǒng)需要深入到檔案管理的每一個環(huán)節(jié),并且建立標準化制度,使得檔案管理不僅方便快捷,更規(guī)范無誤。

一、信息化對水利工程檔案管理的重要意義

檔案管理的典型特點是信息繁雜,對于日常的檔案管理工作,工作量大,工作手段單一是檔案管理的主要問題。水利工程尤其如此,水利工程涉及的人員多,環(huán)節(jié)多,工程中涉及的信息需要全全流程跟蹤記錄,這是相當龐大的信息工程。在檔案管理中,人員的工作失誤不可避免,尤其是面對龐大的信息記錄時,人力不足以應對這么多的工作量。在信息化逐漸成熟的今天,運用信息化系統(tǒng)將會極大程度的解決工作量大、環(huán)節(jié)繁多的信息處理問題,對于水利工程來說,信息化的建立節(jié)省了開支、減少了失誤、縮短了工期,更將工作人員從繁雜的檔案管理中解放出來,這無疑推進了檔案管理工作的穩(wěn)定運行。

二、實現(xiàn)水利工程檔案管理信息化的具體運用

（一）建立從業(yè)人員檔案庫。水利工程從設計、審批、施工到竣工、驗收,都需要大量的專業(yè)人員,對于如此多環(huán)節(jié)、涉及如此多的從業(yè)人員,就需要建立工作人員的檔案信息庫,便于對其統(tǒng)一管理。從業(yè)人員信息庫的建立,要從人員的基本信息、作業(yè)環(huán)節(jié)、工作時段都要進行記錄,并且要實行自主錄入系統(tǒng),然后進行統(tǒng)一管理。人員檔案庫的建立要遵循規(guī)范化、真實化、完備化的標準,引進先進的信息管理設備,進行專業(yè)化檔案管理人員的培訓,使得檔案管理的信息化更快更好的推進。

（二）建立工程信息檔案庫。水利的發(fā)展關系到國家建設,也與百姓的日常生活緊密相連,然而水利的建設需要龐大的資金和人力的投入,水利工程普遍耗時長,環(huán)節(jié)多,這就要求在水利工程檔案管理中投入格外多的精力進行工程信息檔案建設。建立水利工程信息檔案庫,需要借助先進的設備,從信息的采集,信息的整理,最重要的是在整個過程中對于工程信息采集要連貫、全面,保證信息檔案可以真實記錄整個工程流程。信息化在工程信息檔案管理的運用還要具體分類,運用不同的軟件分析歸納數(shù)據(jù),這將會助力水利工程高效快捷的進行。

三、信息化在水利工程檔案管理的發(fā)展前景

（一）管理軟件豐富化。檔案管理的傳統(tǒng)載體是紙質,隨著技術的不斷成熟,信息化集成技術在多個領域的運用,使得擺脫了載體、形式的限制,處理數(shù)據(jù)更加輕松便捷。檔案管理作為一個重要的信息運用領域,已經(jīng)在逐步的開發(fā),檔案管理軟件的類型在不斷的擴充,功能也逐漸強大。在未來,檔案管理軟件將擁有更多形式,可以處理兼容多種類格式的數(shù)據(jù),集成化程度更高,分析數(shù)據(jù)更加的快速專業(yè),使檔案管理在信息化基礎上逐步向全自動、智能化邁進。

（二）信息化檔案保存更久。作為水利工程檔案,其保存的信息將會為后續(xù)的相關建設提供參考和幫助,這些珍貴的信息資料需要進行專門的維護保留,紙質的檔案本身具有易氧化、易破損、易流失的缺點,并且長時間的保存對于檔案室的溫度、濕度、各項指標都有嚴格要求,這無疑加大了檔案工作的成本。信息化檔案能很好的避免這一系列的問題,對于信息的留存有著突破性的進展。伴隨著信息化技術在檔案管理運用中的不斷完善,信息化數(shù)據(jù)將成為檔案管理的主流載體,越來越多的檔案資料將以新的、更長期高效的形式保存于虛擬數(shù)據(jù)庫中。雖然虛擬數(shù)據(jù)庫目前也存在許多的漏洞,但是隨著技術成熟,檔案的保存問題將會得到妥善的解決,為日后水利工程的體系完善提供有力支持。

（三）檔案安全系數(shù)更高。檔案按照不同的級別可以分類為秘密、機密和絕密,涉及這類檔案的制作保存就需要進行額外的加密工作。傳統(tǒng)意義上的加密工作主要施行在對檔案經(jīng)手權限的嚴格控制,以及檔案庫安全性能的加強。在這類檔案留存中,涉及的人員仍舊繁雜,在管理上的疏忽很容易導致人為失誤,從而進一步導致檔案內容的泄露和流失。如今,信息化手段已經(jīng)成為安全防護的主要途徑,在水利工程中,涉及的圖紙、規(guī)劃、資金流動、核心技術都是需要進行安全防護的檔案信息,在此基礎上,信息化手段可以很好的對信息、數(shù)據(jù)進行加密,涉及的知情人員少,也就減少了檔案安全管理事故的發(fā)生。

四、結語

作為國家基礎設施建設的一大組成,水利工程的建設工程浩大、耗時耗力,在管理上較為繁雜,尤其是對檔案的跟蹤記錄和歸納整理,間接關系著整個水利工程的推進。在信息化日漸成熟的今天,把信息化技術手段運用在水利工程檔案管理中將極大程度的解決目前檔案管理的不足,深化檔案管理的規(guī)范性、合理性。有關部門要不斷的完善自身專業(yè)素養(yǎng),學習運用不同的技術,幫助檔案管理走向更好的發(fā)展之路。

[1]趙立紅.加快水利檔案管理信息化建設應注意的問題及對策[J].才智,2011(24)：332.

[2]徐茵.現(xiàn)代水利檔案管理信息化對策研究[J].山西水利,2013(10)：48-49.