文/江西建設職業(yè)技術(shù)學院 楊慧卿 肖婷

盤活檔案綻放新機
——論檔案信息資源優(yōu)化整合利用實效性研究

文/江西建設職業(yè)技術(shù)學院 楊慧卿 肖婷

檔案信息資源優(yōu)化整合是提升檔案利用價值，使檔案走出封閉、走向公眾的重要途徑。論文從檔案信息資源優(yōu)化整合的現(xiàn)實意義，到檔案資源優(yōu)化整合的時效性利用與融入職能部門業(yè)務活動應用和適應用戶的利用需求習慣以及建立用戶溝通互動渠道等方面闡述如何凸顯檔案信息資源優(yōu)化整合成果的應用，實現(xiàn)檔案信息資源共享與利用價值的最大增值，達到豐富館藏檔案資源和促進檔案信息化管理并舉建設的雙贏格局。

檔案信息資源；優(yōu)化整合；利用實效研究

一、檔案信息資源優(yōu)化整合現(xiàn)實意義

（一）檔案信息資源優(yōu)化整合概念。檔案信息資源優(yōu)化整合從宏觀角度而言是對跨區(qū)域、跨系統(tǒng)、乃至全國性的檔案信息資源通過一定技術(shù)手段進行整合，形成一體化的檔案信息資源利用服務體系的社會化系統(tǒng)工程。它包括信息資源內(nèi)容整合、管理整合、技術(shù)整合和服務整合等方面。筆者的研究是基于網(wǎng)絡環(huán)境下高職院校檔案信息資源優(yōu)化整合近兩年的實踐總結(jié)，從微觀角度而論，以本單位館藏檔案信息資源為優(yōu)化整合主體，通過將異構(gòu)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子信息與具有內(nèi)在聯(lián)系的紙質(zhì)檔案資源融合、內(nèi)聚、重組，構(gòu)建內(nèi)容更加豐富、類別結(jié)構(gòu)更加合理、利用更加全面集中化的新型檔案管理體系應用平臺。始終圍繞以提升服務效率和管理效能為切入點，以檔案信息資源結(jié)構(gòu)合理與用戶利用需求便捷實效性為宗旨，以檔案信息資源共享為根本出發(fā)點和歸宿點進行檔案信息資源優(yōu)化整合。

（二）檔案信息資源優(yōu)化整合現(xiàn)實意義。信息網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展對檔案工作產(chǎn)生了重要影響，信息社會的到來又對檔案工作提出了新要求，檔案的價值更多在其利用過程中得以體現(xiàn)和發(fā)揮。傳統(tǒng)的檔案管理方式更注重檔案的“存”而忽視其“用”，而檔案自身特有的分類保管體系也一定程度上限制了利用空間的發(fā)揮，削弱了檔案信息的有效傳遞，導致利用者不能即時便捷地達到利用目的。檔案的“公眾形象”似乎與其名稱一樣，猶如被“擋”在門外的“答案”，即便它具有不可替代的憑證依據(jù)作用與借鑒參考價值，仍然慣性地處于被遺忘與被忽視的地位。通過檔案信息資源優(yōu)化整合，使館藏檔案以更易于被普通大眾認知與利用的狀況呈現(xiàn)出來，提升檔案信息資源的系統(tǒng)性和共享性，實現(xiàn)檔案利用價值的最大增值，有利于檔案走出封閉狀態(tài)，將檔案“盤活”，更好地適應利用者的需求，使其煥發(fā)出新的生機。

二、如何凸顯檔案信息資源優(yōu)化整合成果

(一)注重檔案時效性利用。檔案的時效性利用是指有的檔案在某一時段內(nèi)利用能產(chǎn)生經(jīng)濟或社會效益，具有重要的現(xiàn)實利用價值。錯過這段時期，其現(xiàn)實利用價值便降低或喪失，剩下的只是歷史的借鑒價值了。因此在檔案信息資源優(yōu)化整合過程中，對于時效性明顯、需求大、可向公眾開放的檔案要及時優(yōu)先處理和動態(tài)更新。檔案管理部門須針對性指導立卷部門將工作已完結(jié)的歸檔材料及時搜集，進行預歸檔處理并完成檔案目錄信息的著錄，這樣便于檔案管理部門及時將具有現(xiàn)行利用價值的檔案進行優(yōu)化整合并提供利用，以提高檔案利用效益。

（二）注重檔案利用融入職能部門業(yè)務活動中。對于基層檔案管理部門而言，館藏檔案來源于本單位各職能部門，由此各職能部門自然成為檔案利用的主體。檔案信息資源的優(yōu)化整合只有為各職能部門的業(yè)務活動服務，才能更好地凸顯其利用價值。譬如，創(chuàng)新檔案信息資源優(yōu)化整合的服務方式；依托檔案管理軟件為職能部門開發(fā)設計個性化的管理應用模塊，發(fā)揮檔案提升部門管理水平和工作效率的作用。通過現(xiàn)代化的檔案管理手段構(gòu)建服務于各職能部門業(yè)務活動的檔案信息資源共享通道與高效便捷的檔案服務體系平臺，踐行檔案工作由“被動變?yōu)橹鲃印薄ⅰ办o態(tài)變?yōu)閯討B(tài)”的新型管理模式，發(fā)揮檔案管理由后端補救變?yōu)榍岸艘龑У墓πВ扔欣诒苊鈿w檔檔案的流失，達到提高歸檔檔案質(zhì)量目的，又對館藏檔案資源建設和檔案信息化建設的發(fā)展具有較好地促進作用。

（三）注重適應用戶的利用需求習慣。就檔案信息資源服務對象而論，能否讓利用者處于檔案信息查詢與利用的主導地位是影響檔案信息資源優(yōu)化整合利用實效的重要因素。檔案信息資源優(yōu)化整合的最終目的就是面向用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務。如果用戶無法快速準確地找到所需檔案信息或獲得的途徑非常復雜困難，則檔案信息資源優(yōu)化整合就失去了實際意義。通?！霸谛畔⒌睦眠^程中，用戶會對獲取的信息有一個分析、加工、利用隨之產(chǎn)生自己的想法，按自己的需要對信息進行整合，使得信息更加適應自己的使用習慣，最后對信息部門的服務和提供的信息產(chǎn)生自己的評價的過程，這一評價必然會影響到用戶以后對于信息服務部門的選擇，同時可能會經(jīng)過用戶間的傳遞，進而影響到其他用戶獲得信息途徑的選擇”。因此“與用戶的認知結(jié)構(gòu)相適應的信息易引起用戶的感知”。檔案信息在利用過程中同樣需要與用戶習慣及認知狀態(tài)相適應，才能真正實現(xiàn)快速便捷的利用目的。所以，檔案信息資源優(yōu)化整合過程中，應盡量淡化過多的專業(yè)術(shù)語，更多以通用、簡潔明了、大眾能理解與感知的方式構(gòu)建檔案服務體系平臺，建立歸檔類目體系符合用戶的檢索習慣、檢索界面簡潔明了的數(shù)字檔案庫，使檔案信息資源優(yōu)化整合成果真正接“地氣”，而非“束之高閣”。

（四）注重建立用戶溝通互動渠道。檔案信息資源優(yōu)化整合成果利用效果如何，只有在面向用戶利用過程中才能顯現(xiàn)出來。因此，要使檔案信息資源優(yōu)化整合成果趨向完善，還應建立與用戶溝通的互動渠道。譬如，在預歸檔案過程中設計與立卷部門互動交流環(huán)節(jié)，通過用戶反饋的信息及時補充完善歸檔材料，夯實館藏資源，擴大檔案利用價值的影響力，使更多的檔案利用者參與到檔案事業(yè)發(fā)展的建設中來。

[1]王艷艷.基于用戶的檔案館信息服務研究[D].蘇州大學,2007.

[2]孫大東.基于用戶需求的高校檔案利用工作研究[J].檔案管理,2011(5)