文/遼河油田分公司淺海石油開發(fā)公司 高菱

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的思考

文/遼河油田分公司淺海石油開發(fā)公司 高菱

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),將大量的檔案信息用數(shù)字來表達(dá)、存貯,再通過網(wǎng)絡(luò)來傳輸交流,實(shí)現(xiàn)檔案資源高度共享。檔案網(wǎng)絡(luò)化具有信息利用的高效性、信息內(nèi)容的及時(shí)性、網(wǎng)絡(luò)信息的集中性、網(wǎng)絡(luò)化檔案的互動(dòng)性、信息保存的永久性等優(yōu)勢(shì)。檔案作為一種文化載體，檔案文化建設(shè)對(duì)其他文化建設(shè)具有基礎(chǔ)性的參照作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路和必然要求。我們必須充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化和提升檔案文化意識(shí)，這對(duì)于我們重新認(rèn)識(shí)和研究檔案、檔案工作和推動(dòng)檔案事業(yè)健康有序發(fā)展將產(chǎn)生重要而深遠(yuǎn)的影響。

技術(shù)；信息；建設(shè)

一、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的必然性

經(jīng)過多年的實(shí)踐和完善，傳統(tǒng)的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔以及檢索等一些檔案管理方法已經(jīng)比較成熟。然而，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，在很大程度上促進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在的社會(huì)屬于知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要驅(qū)動(dòng)力是知識(shí)，因此，企業(yè)要想在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)中得到生存，就必須獲得屬于自己的核心技術(shù)以及技術(shù)知識(shí)，只有這樣企業(yè)才能立于不敗之地，獲得持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。

二、檔案網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)點(diǎn)

（一）可節(jié)省人力資源。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建成后，人們可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢檔案，而不用去檔案室翻閱，大大減少了工作人員查詢等工作時(shí)間。

（二）可以多人重復(fù)利用檔案。利用率高，并且沒有時(shí)間或空間的限制，隨時(shí)隨地網(wǎng)上查詢。同時(shí)還可實(shí)現(xiàn)全天候?yàn)橛脩舴?wù)，傳統(tǒng)的服務(wù)方式，只是在上班期間才可以提供，而這種方式就突破了這種限制，用戶能夠不用出門就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)所需資料的查詢以及借閱功能，還有就是實(shí)現(xiàn)了大量用戶同時(shí)訪問的功能，這就實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源使用的簡(jiǎn)捷，在很大程度上提高了工作效率。

（三）避免了紙質(zhì)檔案丟失損壞的現(xiàn)象。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建成后，通過網(wǎng)絡(luò)訪問，用戶得到的異地信息資源僅僅是原件的復(fù)制品，不會(huì)涉及原件的調(diào)閱，這就在側(cè)面起到了對(duì)原件的保護(hù)作用，還能避免因打印對(duì)原件檔案造成的傷害。

三、實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化的對(duì)策

只有具備一定的條件才能實(shí)現(xiàn)具有復(fù)雜系統(tǒng)工程的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，具體如下：

（一）建立一支科技型的檔案管理隊(duì)伍。事業(yè)的成敗由人才決定,同樣人才也是檔案事業(yè)發(fā)展與否的關(guān)鍵。檔案管理人員必須一職多能、有開拓創(chuàng)新精神、能適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需要的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

（二）制定統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理規(guī)范。檔案信息作為信息源，具有非常豐富的內(nèi)容以及非常復(fù)雜的形式，這就需要建立一個(gè)全國統(tǒng)一的上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)，來保證人們?cè)诰W(wǎng)上查檔的時(shí)候能夠輕松、快捷。不然面對(duì)檢索目錄的繁雜，嚴(yán)重會(huì)影響用戶在查閱檔案使得速度和準(zhǔn)確性。

（三）培養(yǎng)一支具有高素質(zhì)的工作人員。要對(duì)工作人員在檔案管理上的綜合素質(zhì)進(jìn)行不斷的提升，定期地對(duì)有關(guān)工作人員進(jìn)行相應(yīng)的現(xiàn)代化管理方法的培訓(xùn)，這樣能夠在很大程度上提升工作人員的工作素質(zhì)，從而增加企業(yè)的檔案管理工作的管理效率。

（四）養(yǎng)成一種安全檔案管理的思維。在日常的管理當(dāng)中要不斷地加強(qiáng)安全教育，使得管理人員形成一種安全信息化的思維，建立出一個(gè)安全、可靠的檔案信息共享平臺(tái)，從一些細(xì)節(jié)出發(fā)，做到對(duì)檔案信息安全的保障，從而防止一些數(shù)據(jù)信息的丟失，對(duì)檔案的管理造成影響。

四、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意義

（一）資源共享，互通有無，有效解決檔案信息利用率普遍偏低問題。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，將原本不溝通的地區(qū)和國家聯(lián)系了起來，使得信息資源共享更加全社會(huì)和全方位，將其應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)方式查閱檔案束縛的打破，能夠在很大呈上上擴(kuò)大了檔案信息服務(wù)的對(duì)象范圍，將檔案的作用能夠充分的利用起來，真正地做到了使檔案活活過來的目的。

（二）優(yōu)化全國檔案館網(wǎng)系統(tǒng)的組合及布局?；ネㄓ袩o，資源共享是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的一個(gè)重要作用。按照我國檔案館的布局和檔案資源配置政策，庫存檔案相同者甚多。例如，中央國家機(jī)關(guān)的許多文件，不僅中央檔案館有，各省、市、自治區(qū)直至縣(區(qū)、旗)檔案館也有；同一省、市、自治區(qū)許多文件，不僅省、市、自治區(qū)檔案館有，而縣級(jí)檔案館也有，同一地區(qū)機(jī)關(guān)文件，不僅地區(qū)級(jí)檔案館有，縣級(jí)檔案館也有，同一工程的設(shè)計(jì)圖，不僅設(shè)計(jì)單位有，建設(shè)單位也有。所以對(duì)于信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，要做到規(guī)劃要全面，分工要適當(dāng)，要做到各部門分工明確，能夠找準(zhǔn)自己在工作中的地位，做到各司其職，并且能出色地完成自己的工作，避免在工作過程中出現(xiàn)一些重復(fù)的行為。

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