文/濟南大學檔案館 劉海鳳 關(guān)玲 呂文華

數(shù)碼攝影、數(shù)字存儲技術(shù)的普及和快速發(fā)展，使照片檔案的整理方法發(fā)生了很大的變化。必須更新知識結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新照片檔案整理的程序、方法和手段，對收集起來的照片進行科學的篩選、分類和存儲。下面我們談?wù)勛约旱捏w會，供大家參考。

一、對整理者素質(zhì)的基本要求

1.高校照片檔案屬于紀實攝影圖片的范疇，整理者應具有較高的政治思想覺悟和事業(yè)心、強烈的社會責任感和使命感，并以遵循公平正義和善良為準則，

2.作為整理者，應具有一定的文化和藝術(shù)修養(yǎng)、對照片中所顯示的事務(wù)和視覺形象有敏銳的洞察力。其中文化和藝術(shù)修養(yǎng)包括：文學、色彩學、繪畫、攝影技術(shù)等基本功底。

二、照片整理的基本原則

遵循照片自身的規(guī)律和特性，在堅持擇優(yōu)汰劣、慎重剔除的原則下，形成一套適合照片檔案篩選和整理的方法。

1.數(shù)碼照片在拍攝時沒有儲存壓力，攝像者又寄希望于百里挑一，因此，形成了大量的照片堆積，致使利用率大大降低。采用先篩選數(shù)碼圖像后沖洗照片的程序，不僅能夠避免重復整理，還能防止造成人、財、物的浪費。

2.照片整理中的一項重要工作就是照片的篩選，篩選的基本標準一般是構(gòu)圖、曝光與清晰度。時間了然，地點清楚。但是，一張照片的價值不能僅用美學的觀點去衡量，重要的是要具有一定的社會意義和歷史文獻價值的，是對教職工參與學校及社會工作和活動的真實的記錄。有些照片主題明確，內(nèi)容豐富，具有重要的歷史考證和使用價值，雖然拍攝效果較差，也應該保存。有的照片有很高的觀賞價值，內(nèi)容也貼近事件和活動的主題，可以選擇具有代表性的予以保存。以上兩種情況應當選擇本組照片中的精品和清晰度高的照片和底片整理存檔。

3.首先鑒別數(shù)碼圖像（底片）、照片的內(nèi)容是否真實和突出主題，是否準確的記錄了學校建設(shè)和教育事業(yè)的發(fā)展，真實反映了人與人，人與自然，人與工作的關(guān)系和某一人物、事件和活動。其次再鑒別是不是原版的數(shù)碼圖像（底片），如果既不是原版數(shù)碼圖像（底片），又不能反映具體事件和活動主題內(nèi)容，應果斷剔除。在數(shù)碼圖像（底片）鑒別完后，針對照片的篩選結(jié)果，重新對數(shù)碼圖像進行編輯，并依據(jù)編輯好的數(shù)碼圖像，沖洗照片。

4.對收集來的零散照片和底片，應注意檢查照片和底片是否有劃痕、粘連變質(zhì)、發(fā)黃褪色、折疊變形等情況。對損壞較輕，可以修復或復制的，應當及時修復和復制。并留存數(shù)碼圖像。對損壞嚴重，沒有保存價值的照片和底片，應在相關(guān)領(lǐng)導同意及監(jiān)督下剔除或銷毀。

照片檔案的篩選和整理是一項專業(yè)性較強的工作，因此要求整理者不僅要有較強的責任心，還要有一定的專業(yè)知識。在整理過程中，任何人都無權(quán)私自銷毀任何一張歸檔照片。

三、照片整理過程中的分類與編目

1.首先結(jié)合本校各項工作的性質(zhì)和特點，通過照片所反映某類事件和活動的整體內(nèi)容和活動之間的有機聯(lián)系。進行實體分類。就是根據(jù)每張照片的主題，針對有密切聯(lián)系和相同內(nèi)容的照片，把內(nèi)容相近的幾組照片組合在一起的過程。采用照片檔案實體分類的方法，可以保持照片檔案在形成過程中的相互聯(lián)系，體現(xiàn)照片檔案記載的活動內(nèi)容的整體性。有利于以后查考和利用。

高校照片檔案采用“年代一問題“分類法比較合適，根據(jù)高校的工作性質(zhì)和特點可采用兩種分類的方法，第一種分類方法是將照片檔案分成七大類，即綜合類、教學類、基建類、人物類、外事活動類、科研產(chǎn)品類、文體衛(wèi)生類。第二種分類方法是將照片檔案簡單分為兩大類，分別為黨政綜合類和教學管理類。第一種分類方法的優(yōu)點是：分類精細，同一類別內(nèi)照片檔案的內(nèi)容相近關(guān)聯(lián)度較高。缺點是整理篩選及檔號編制復雜，工作量較大。第二種分類方法的優(yōu)點是：分類集中，整理篩選及檔號編制比較簡單，工作量較小。建議在高校照片檔案整理過程中固定采用第二種分類方法，嚴禁交替采用兩種方法。

2.數(shù)碼實體（底片）的分類方法與實體照片分類的方法一致。將數(shù)碼圖像（底片）按照實體照片的分類原則，與實體照片對應編號，底片裝入紙袋后在封口處標注檔案號或編號再歸檔保存。將已篩選編輯完成的數(shù)碼圖像（底片）與實體照片對應標注檔案號或編號后，將其刻成光盤或存入其他數(shù)字存儲器中保存。

3.將篩選整理好的照片、數(shù)碼圖像（底片）分類完成后，可再按問題劃分成一個個保管單元，每個保管單元和保管單元中的照片和數(shù)碼圖像（底片），應按其形成時間或過程的先后順序，結(jié)合其內(nèi)容的重要程度排列。每張實體照片和數(shù)碼圖像（底片）都必須有一個按順序排列的檔案號。在一個大類中，只按保管單元和保管單元中照片的形成時間一個順序在編制檔號及目錄，在編制檔號及目錄過程中再給每個保管單元編寫一個概括的標題或編號，并按順序確定其所在的全宗及目錄號。

照片檔案的分類編目格式與文書檔案分類編目格式基本相同，即由全宗號-年度-分類號-檔案號組成，實體照片與數(shù)碼圖像（底片）的檔號必須一致，其區(qū)別在于代表聲像檔案的S X采用大小寫方法予以區(qū)分，即實體照片檔號采用大寫S X，數(shù)碼圖像（底片）檔號采用小寫s x。目錄編制完成后，用鉛筆或碳素筆在實體照片背面右下角、傳統(tǒng)底片的封口處和數(shù)碼圖像下方標注檔號。這樣才能達到規(guī)范管理、合理有效的編制各種檢索工具，提高查全率和利用率的目的。