文/河北省邯鄲市工業(yè)學(xué)校 李明

?

人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/河北省邯鄲市工業(yè)學(xué)校 李明

【摘要】人事檔案對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，是獲取人才基本信息的關(guān)鍵載體，是事業(yè)單位選拔人才的重要資源庫(kù)，是單位日后人力資源儲(chǔ)備的信息收納基礎(chǔ)。但是由于一些不可避免的因素，在事業(yè)單位的人事檔案管理中存在著種種棘手問(wèn)題，本文著重分析人事檔案中存在的問(wèn)題和解決這些問(wèn)題的具體對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理問(wèn)題；具體對(duì)策

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位對(duì)于人才的需求越來(lái)越強(qiáng)烈，這就要求事業(yè)單位在進(jìn)行人力資源管理工作的同時(shí)，要積極對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善的管理，深入挖掘人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并積極探索相應(yīng)的解決問(wèn)題的方法和策略。

一、分析人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）內(nèi)容陳舊單一、信息量不足、內(nèi)容不夠真實(shí)等問(wèn)題。在填寫人事檔案時(shí)，檔案表的內(nèi)容設(shè)置太過(guò)固定，無(wú)非就是姓名、性別、年齡、畢業(yè)院校、工作經(jīng)歷等若干固定模塊，在檔案表格設(shè)計(jì)中缺乏可以深入挖掘填表人信息的項(xiàng)目設(shè)置，導(dǎo)致了檔案材料內(nèi)容的形式過(guò)于陳舊單一，信息量不足等問(wèn)題。另外，在填寫人事檔案的過(guò)程中，難免會(huì)有人為了在眾多應(yīng)聘者中更有優(yōu)勢(shì)，對(duì)個(gè)人工作經(jīng)歷、管理經(jīng)驗(yàn)、薪資待遇等信息進(jìn)行隱瞞和虛報(bào)，造成了人事檔案信息的真實(shí)度大打折扣，這是人事檔案材料收集中比較常見(jiàn)的問(wèn)題。

（二）人事檔案管理落后、管理水平低。很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作不是很正規(guī)：要么人事檔案管理收雜亂無(wú)章的內(nèi)容，要么是其他部門人員兼職管理，要么只有個(gè)別專人進(jìn)行管理，或者為了節(jié)省人力、財(cái)力，干脆直接將企業(yè)的人事檔案管理工作交給勞動(dòng)人事相關(guān)部門。這些混亂的檔案管理方式都導(dǎo)致了人事檔案內(nèi)容真實(shí)度無(wú)法確保、資料完整度不夠、歸檔混亂等棘手問(wèn)題的出現(xiàn)，長(zhǎng)此以往得不到有效解決，這個(gè)問(wèn)題只會(huì)越來(lái)越嚴(yán)重，最終影響到事業(yè)單位的正常人力資源管理。

（三）檔案管理環(huán)境不夠優(yōu)化。就目前檔案存儲(chǔ)工作現(xiàn)狀來(lái)看，檔案多以紙張形式存放，假如遇到潮濕天氣很容易受潮發(fā)霉，或遇到突發(fā)自然災(zāi)害，很可能會(huì)導(dǎo)致檔案的損壞和丟失；再加上檔案存儲(chǔ)環(huán)境不夠優(yōu)化，可能還會(huì)出現(xiàn)被偷竊、被蟲蛀等不必要的損失。

二、針對(duì)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出具體解決對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案內(nèi)容的把關(guān)工作，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。在人事檔案管理工作中，要想從根本上解決人事檔案內(nèi)容陳舊單一、信息量不足的問(wèn)題，首先要對(duì)人事檔案填寫表格的內(nèi)容進(jìn)行合理設(shè)置，添加一些類似于興趣愛(ài)好、座右銘等輔助信息欄，從其他方面了解填寫表格者的素質(zhì)、修養(yǎng)等，進(jìn)而通過(guò)表格填寫的內(nèi)容，可以更全面地了解應(yīng)聘者的各方面信息，同時(shí)還要做好把關(guān)工作，確保檔案內(nèi)容填寫的完整性。另外，在工作中，要加強(qiáng)對(duì)于檔案內(nèi)容真實(shí)性的核實(shí)，確保檔案填寫內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。

（二）加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的宏觀控制與相關(guān)工作人員的工作能力培養(yǎng)。一個(gè)事業(yè)單位發(fā)展再?gòu)?qiáng)大，它的人事檔案管理也要依靠相關(guān)人力資源去進(jìn)行有序的收集、歸納和整理，要想做好事業(yè)單位的人事檔案管理工作，首先就要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的干預(yù)和控制，規(guī)范相關(guān)規(guī)章制度，獎(jiǎng)罰嚴(yán)明，確保檔案管理工作的制度化和規(guī)范性。在選擇檔案管理人員時(shí)，要進(jìn)行多方面綜合考察，主要從知識(shí)層次和職業(yè)素養(yǎng)兩方面進(jìn)行考量，慎重選擇負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，這是做好人事檔案管理工作的第一步，也是關(guān)鍵的一步，同時(shí)還要提高相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)和有效措施。

（三）逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。前面提到，在人事檔案管理中存在著管理環(huán)境不夠優(yōu)化的問(wèn)題，針對(duì)這一問(wèn)題，最好的解決方法就是將所有檔案都?xì)w為電子檔，在保證紙質(zhì)檔案在保存形式上不會(huì)受外來(lái)因素干擾的同時(shí)，將大量資料存儲(chǔ)在電腦里，并建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，還可以嘗試開(kāi)發(fā)個(gè)人檔案跟蹤更新系統(tǒng)，確保人事檔案的及時(shí)更新。但是這個(gè)工作量是巨大的，也不好具體實(shí)施，所以在充分利用現(xiàn)代化科技手段完善檔案管理形式的同時(shí)，還要注意對(duì)檔案管理工作環(huán)境的優(yōu)化，多投入時(shí)間和精力在檔案管理環(huán)境優(yōu)化上，在平日的管理工作中做好有效預(yù)防措施，保證檔案管理的順利進(jìn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位要想真正做好人事檔案管理工作，必須先要找到在檔案管理工作中存在的問(wèn)題和缺陷，對(duì)癥下藥，找到與之相對(duì)應(yīng)的解決方法和有效對(duì)策，才能真正有的放矢地解決問(wèn)題，達(dá)到更好的工作效果，確保人事檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)概論[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，2002，5（11）：3~4.

[2]劉南山.論檔案工作創(chuàng)新目標(biāo)及保障[J].中國(guó)檔案，2004，2(3)：45~47.

[3]章華艷.關(guān)于高校人事檔案建設(shè)的思考[J].南昌高等?？茖W(xué)報(bào)，2002，3(5)：1~2.