文/廣東省飛來峽水利樞紐管理處 姜小惠

?

淺談檔案管理工作中存在的問題及完善措施

文/廣東省飛來峽水利樞紐管理處 姜小惠

【摘要】本文將主要以檔案管理工作存在的不足為切入點，對其完善措施進行簡要的介紹和分析。

【關鍵詞】檔案管理；問題；措施；規(guī)范化

鑒于檔案管理工作對于我們各項工作開展具有重要的現(xiàn)實意義，使得檔案工作一直以來都是社會關注的重點。隨著社會的不斷進步和發(fā)展，在檔案管理工作中采用信息化技術已經(jīng)成為了時代發(fā)展的趨勢，但是如何促進檔案管理的信息化建設，使其能夠得到進一步發(fā)展和提升卻成為了社會關注的重點。從某種程度上來說，檔案信息化的建設力度在很大程度上影響著檔案管理工作的效率和質量。

一、檔案管理在工作中的重大作用

（一）行政管理方面的作用。對于行政部門的日常工作來說具有直接的影響。通過檔案管理工作，能夠有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）項目運營方面的作用。檔案是企事業(yè)單位經(jīng)營管理活動的記錄，具有憑證和參考作用。項目管理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應記錄，公司的品質管理、項目的達標創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項目檔案整理和分析的基礎上，檔案整理與運營工作相互促進，才能不斷提升項目的管理水平和盈利能力。

二、檔案管理工作存在的不足

（一）對檔案管理的重視程度偏低。檔案管理工作相較于企事業(yè)單位其它類型的工作而言是一項默默無聞的工作，很多高層管理人員對檔案管理工作的認知還停留在抄抄寫寫上，無法認知到檔案工作對企業(yè)運營管理帶來的重要影響。但實際上，人事檔案可以反映出企業(yè)員工的工作經(jīng)歷、社會關系、業(yè)務能力等方面的原始記錄；會計檔案可以反映企業(yè)的財務運營狀況；文書檔案可以反映企業(yè)的歷史發(fā)展沿革、業(yè)務工作狀況等等。另一方面，檔案為監(jiān)督部門的監(jiān)督檢查工作提供合理的理論依據(jù)，這就使得檔案管理工作具有重要的價值?，F(xiàn)階段，雖然部分企業(yè)已經(jīng)初步建立起了檔案管理系統(tǒng)，但分類混亂、管理不善等現(xiàn)象仍然普遍存在，對檔案的價值和作用產(chǎn)生了嚴重的影響。

（二）檔案工作人員素質有待提升。經(jīng)濟高速發(fā)展的今天，人才在企業(yè)中的作用也越來越明顯。隨著信息化建設的發(fā)展，我們更加意識到對于一個企業(yè)的檔案管理工作以及信息化構建而言，檔案管理工作者的自身素質在很大程度上起著重要的決定作用，這就要求我們在進行檔案管理信息化建設的過程中應當注重人才的培養(yǎng)，不斷提升檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質。但是從當前的情況來看，檔案管理工作者的現(xiàn)代化專業(yè)能力普遍較弱，也缺少足夠的專業(yè)知識，在這樣的情況下，即使引進了現(xiàn)代化的管理設備，也很難得到充分的應用與發(fā)揮，這些都是需要在未來工作中必須重視和努力解決的問題。

（三）檔案管理信息化程度不高。隨著科技的不斷進步和發(fā)展，信息化技術已經(jīng)逐漸滲透到我們生活中的各個領域。信息化是檔案管理工作未來發(fā)展的重要方向。從當前的檔案信息化建設上來看，大部分企事業(yè)單位建立了內部的OA（辦公自動系統(tǒng)），配備了現(xiàn)代化的管理設備，為檔案信息化管理提供了必要的硬件環(huán)境，有的還配備了檔案信息化管理軟件系統(tǒng)。但由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中，有的企業(yè)檔案工作仍停留于傳統(tǒng)的紙質檔案階段，或介于傳統(tǒng)與現(xiàn)代信息化兩種工作方式之間；有的企業(yè)所使用的檔案軟件通用性差，檔案軟件升級改造后，檔案信息很難有效移植；有的企業(yè)的辦公自動化軟件與檔案管理軟件未實現(xiàn)對接，致使辦公自動化系統(tǒng)中的文件數(shù)據(jù)不能自動轉成檔案數(shù)據(jù)，需要人為地在檔案管理系統(tǒng)中手工地輸入檔案數(shù)據(jù)，極大地增加了檔案工作人員的工作量。

（四）檔案管理制度有待完善。檔案管理制度的不健全也是影響到檔案管理工作的重要因素。就當前的發(fā)展情況來看，很多企業(yè)由于受到種種客觀因素的制約，缺少專門的檔案管理設施，而專門負責檔案管理的人員存在很大的數(shù)量缺口，檔案管理人員無論是在數(shù)量上還是質量上都不能很好地滿足檔案管理工作的需要，普遍存在無檔案室、無檔案制度等混亂現(xiàn)象，沒有根據(jù)自身的實際情況來建立起相應的檔案管理制度。在這種環(huán)境下，雖然企業(yè)也能夠開展相應的檔案管理工作，但是此時的管理工作顯得更加雜亂無序，檔案破損以及遺失等現(xiàn)象在所難免。

三、檔案管理問題的相關完善對策

（一）提升檔案管理的重視程度。首先，企業(yè)管理層應當逐漸提升對檔案管理的重視程度，在思想上要認識到位。在檔案建設與管理工作的開展過程中，應當使相關領導重視起檔案管理工作，為檔案工作的持續(xù)、有效開展提供重要保障。要想使檔案管理工作能夠在短時間內取得相應成果，提升管理質量和水平，推動其信息化建設。同時，還要重視起人才的培養(yǎng)工作，努力提升檔案工作人員的專業(yè)能力，豐富其知識儲備，使其能夠對現(xiàn)代化的技術手段加以熟練掌握，促進檔案管理工作效率和質量的提升。而相關企業(yè)在人員的選用上也要予以嚴格要求，不斷完善和強化檔案管理工作者隊伍。在日常的工作中，加強對檔案管理人員的培訓，使其能夠對現(xiàn)代化的檔案管理知識和技術加以熟悉和掌握，提升檔案的管理質量。針對檔案管理的工作需要，對檔案管理人員進行定期的培訓與考核，使其能夠對檔案管理工作的內涵以及相關流程具備清晰的認識能力，提升單位的檔案管理水平。

（二）加強檔案電子化信息資源建設。信息化已成為檔案管理的未來發(fā)展趨勢，而檔案作為我們記錄事件和

信息的重要載體和媒介，也直接見證了信息化技術的巨大影響。通常情況下，檔案信息化是指將信息技術應用到檔案信息資源的管理、開發(fā)和應用上，促進檔案管理水平的提升。為此，在檔案的管理工作上還應當跟上信息化的發(fā)展腳步，對于現(xiàn)代化的信息設備和手段加以積極應用，擺脫傳統(tǒng)的檔案管理模式，促進檔案管理工作效率的提升。一是要重視電子文檔資料的歸檔工作，統(tǒng)一計算機的規(guī)格型號，統(tǒng)一軟件的使用，利用計算機和掃描儀等設備將紙質檔案數(shù)字化。二要加大檔案管理軟件的開發(fā)與利用，注意軟件的通用性、對接性，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的完全、自動導入與對接。三要建立起全文數(shù)據(jù)庫，以便檔案數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計、檢索和利用，逐步實現(xiàn)室藏所有檔案案卷級、文件級目錄計算機檢索，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。

（三）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。要想使檔案管理工作能夠在短時間內取得相應成果，提升管理質量和水平，推動其信息化建設，我們還要重視起人才的培養(yǎng)工作，努力提升檔案工作人員的專業(yè)能力，豐富其知識儲備，使其能夠熟練掌握現(xiàn)代化的技術手段，促進檔案管理工作效率和質量的提升。而檔案管理部門在人員的選用上也要嚴格要求，不斷完善和強化檔案管理工作者隊伍。在日常的工作中，加強對檔案管理人員的培訓，使其能夠熟悉和掌握現(xiàn)代化的檔案管理知識和技術，提升檔案的管理質量。

（四）健全完善檔案管理制度。不斷健全和完善檔案的管理制度，為檔案管理工作提供方向指引。企業(yè)應當立足于自身的具體情況制定完善的檔案管理規(guī)定，建立有效的管理機制和程序，建立健全檔案人員崗位責任制，對檔案管理人員的責任和義務予以明確；建立健全檔案管理的收集、歸檔、移交、管理和利用制度，盡可能地細化、明了和具有可操作性，使檔案管理工作做到有章可循、有章可守。

四、結語

針對檔案管理工作的雜亂現(xiàn)象，我們還應當制定出切實可行的統(tǒng)一標準。對于檔案管理的未來發(fā)展來說，要想提升檔案管理質量和水平，促進檔案信息化建設，制定相應的規(guī)范和標準是必要的前提。目前檔案管理信息化正處于初級階段，很多方面仍然有待完善和提升，而規(guī)范和標準則是所有工作的依據(jù)，并且規(guī)范和標準的建設方面也正屬于檔案管理工作上的薄弱項。因此，在未來的發(fā)展中，我們應當著重于檔案信息化管理的標準制定上，改善不足，實現(xiàn)優(yōu)化。

參考文獻:

[1]李多.市場經(jīng)濟下的信用檔案及其管理和利用[D].安徽大學,2012.

[2]樂利珍.淺談我國檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風,2013 （24):56~57.