文/新疆兵團勘測設(shè)計院（集團）有限責(zé)任公司 陳淑芬

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淺議新常態(tài)下勘測設(shè)計檔案管理工作

文/新疆兵團勘測設(shè)計院（集團）有限責(zé)任公司 陳淑芬

【摘要】兵團勘測設(shè)計院檔案資源不僅是各分院工作中需要經(jīng)常查閱、參考、利用的資源。而且對兵團政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展起著舉足輕重的作用，對兵團勘測設(shè)計院科技技術(shù)的發(fā)展提高起著至關(guān)重要的作用。因此，在新常態(tài)下優(yōu)化發(fā)展檔案管理顯得尤為重要。筆者對檔案管理工作要點進行分析探討，提出建設(shè)性意見。

【關(guān)鍵詞】設(shè)計院；檔案管理；重要意義；問題；措施

一、新疆兵團勘測設(shè)計院（集團）有限責(zé)任公司概況

新疆兵團勘測設(shè)計院（集團）有限責(zé)任公司始建于1952年，是新疆最早組建的綜合類甲級設(shè)計院。經(jīng)過60多年的發(fā)展，設(shè)計院規(guī)模不斷擴大，涉及專業(yè)不斷增加。具有甲級設(shè)計資質(zhì)的專業(yè)達16項，乙級設(shè)計資質(zhì)的專業(yè)達12項。覆蓋了農(nóng)林、水利、建筑、咨詢、建設(shè)項目環(huán)境影響評價、工程勘察、測繪、監(jiān)理、水土保持方案編制、工程招標代理、旅游規(guī)劃、土地勘測、水文水資源調(diào)查評價、電力、公路、市政、環(huán)境污染防治、城鄉(xiāng)規(guī)劃、工程造價咨詢、攝影測量與遙感、招標代理等幾十項全方位專業(yè)。綜合實力在新疆同行業(yè)中名列前茅，在全國勘測設(shè)計單位中綜合實力排名132名。職工總數(shù)1600余人，下屬16個生產(chǎn)單位，分駐烏魯木齊市和石河子市兩地。全院現(xiàn)有各類國家級執(zhí)業(yè)注冊人員151人次；享受國務(wù)院政府津貼專家14人；教授級高工14人。

60多年來，兵團設(shè)計院幾代勘測設(shè)計工作者傳承新疆兵團的精神，戰(zhàn)嚴寒、斗風(fēng)沙、餐風(fēng)飲露，先后在全國各地及世界30個國家、地區(qū)完成勘測設(shè)計項目13000多項。完成各類工程測量數(shù)千頃，草原調(diào)查3億畝，土壤概查8000萬余畝，土壤詳查5000萬余畝，完成百萬畝以上大型墾區(qū)總體規(guī)劃約20余項；農(nóng)牧團場及縣鄉(xiāng)規(guī)劃400余個，規(guī)劃總面積達4000余萬畝；完成大型灌區(qū)水利工程數(shù)十項，水庫和電站近百座，大中型輸水干渠及輸變電工程設(shè)計30余項。完成河流流域規(guī)劃、水庫電站工程地質(zhì)勘察、大中型灌區(qū)、農(nóng)場水源地水文地質(zhì)勘察、公共與民用建筑工業(yè)廠房設(shè)計、農(nóng)牧業(yè)開發(fā)、礦山建設(shè)、工業(yè)及石油建設(shè)項目環(huán)境影響評價等工程數(shù)千項。近年來，兵團設(shè)計院在安哥拉、委內(nèi)瑞拉等30多個國家和地區(qū)完成規(guī)劃設(shè)計項目30余項。創(chuàng)造出一批享有盛譽的勘察設(shè)計作品，其中獲得國家、省部級優(yōu)秀設(shè)計獎和科技進步獎達400多次。

二、新常態(tài)下設(shè)計院檔案管理發(fā)展的重要意義

兵團設(shè)計院經(jīng)過60多年的飛速發(fā)展，規(guī)模不斷擴大，資質(zhì)不斷提高，涉及專業(yè)不斷增加。隨著設(shè)計水平和設(shè)計資料完整性的提高，設(shè)計資料數(shù)量劇增，檔案管理工作也變得更加重要、更加復(fù)雜。

（一）檔案管理發(fā)展是新常態(tài)下院內(nèi)經(jīng)濟、技術(shù)、科技發(fā)展的必然趨勢。對兵團設(shè)計院而言，檔案管理的發(fā)展是院內(nèi)經(jīng)濟、技術(shù)、科技發(fā)展的必然趨勢。要實現(xiàn)檔案管理全面發(fā)展，必須全面提高檔案管理團隊的整體素質(zhì)，加大人力資源的開發(fā)，提高全方位檔案管理水平，積極充分地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，促進檔案管理和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)能夠更好地配合，檔案管理必須要適應(yīng)新常態(tài)下的社會發(fā)展。

（二）檔案管理發(fā)展是新常態(tài)下進一步拓展檔案管理服務(wù)領(lǐng)域的有效工具。檔案管理發(fā)展能夠進一步拓展檔案管理工作的服務(wù)領(lǐng)域及對象。先進的檔案管理工具，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了一定的條件，現(xiàn)代化檔案管理能夠?qū)n案信息資源進行更加合理的整合配置，使其充分發(fā)揮更大作用。而檔案管理實現(xiàn)電子化、數(shù)字化、系統(tǒng)化，讓檔案的服務(wù)范圍得到更大的拓展，其服務(wù)領(lǐng)域、對象和效果會最大化。

（三）檔案管理發(fā)展是新常態(tài)下能夠有效增加信息存儲量的必要手段。檔案管理發(fā)展是新常態(tài)下能夠有效增加信息存儲量的必要手段。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案只能記錄文字、圖形等信息，且占用大量儲存空間，對溫度濕度的要求極為嚴格，稍有不慎紙質(zhì)就會變質(zhì)腐爛，使用極為不便，甚至不能使用。而檔案現(xiàn)代化電子管理能夠在存儲范圍和數(shù)量上有效地增加存儲量，檔案中記錄文字、圖形、聲像等較為全面的各種媒體信息資料，且經(jīng)濟、方便、快捷，更為重要的是遠程使用可實現(xiàn)無縫、少錯甚至無錯對接。這在豐富了檔案內(nèi)容的同時，增加了檔案信息存儲量，并且有利于查找，同時大幅度減少了人財物的浪費和消耗。

三、兵團設(shè)計院檔案管理工作的特點、存在問題分析及解決問題措施探討

（一）特點一：多樣化的載體形式。工程設(shè)計檔案不僅局限于文字材料圖紙等紙質(zhì)材料，目前還有各種格式的電子文檔。存在的問題：一是由于兵團設(shè)計院成立已60多年，所有紙質(zhì)檔案資料的質(zhì)量和規(guī)格不一，年度已久，紙張老化，有些文圖不清，部分受潮資料圖書有霉變和腐爛現(xiàn)象，重新整理難度非常大。二是電子文檔版本不一，由于電子產(chǎn)品發(fā)展迅速，軟件互不支持，高版本軟件不支持低版本軟件，低版本軟件不兼容高版本軟件，甚至不同高版本軟件互不兼容，使電子文檔使用難度加大。改進措施：一是將那些年度久遠，規(guī)格不一，紙張老化，圖文不清及霉變的資料整理出來重新出版后替代原有的資料。二是和單位信息中心溝通，把電子文本互不兼容、互不支持的軟件經(jīng)過升級處理等手段加工為統(tǒng)一產(chǎn)品使用。

（二）特點二：種類繁多的檔案內(nèi)容。工程設(shè)計檔案內(nèi)容除了常見的設(shè)計報告、概預(yù)算、施工圖紙之外，還包括項目批文、甲方委托書、合同、設(shè)計條件及報告審查意見書、

修改設(shè)計函、工程造價書、竣工驗收報告書、審后藍圖等，由于內(nèi)容繁多，在保存的時候必須要確保每項工程檔案的成套性。存在的問題：一是很多歸檔資料重復(fù)存檔，占用了大量的資源。二是整理立卷項目分門歸類時成果報告有缺少領(lǐng)導(dǎo)和項負簽字、已完成的項目歸檔有拖拉等現(xiàn)象。三是在歸檔過程中，極個別項目使用了沒有經(jīng)過評審的送審稿歸檔，影響了檔案的準確性、完整性。改進措施：一是把重復(fù)的歸檔資料剔除，只留一份正式報告和電子版本，減少利用空間。二是在歸檔過程中及時檢查成果報告有沒有領(lǐng)導(dǎo)和項負漏簽字，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。在平時的工作中經(jīng)常與技術(shù)部門聯(lián)系溝通，使已完成的項目在規(guī)定的時間內(nèi)及時歸檔。三是積極與生產(chǎn)單位溝通，在不影響歸檔期限的情況下，歸評審后的最終成果報告。

（三）特點三：數(shù)量巨大。在數(shù)量方面，不但有設(shè)計工程所形成的具有保存價值的圖紙文字資料。一個一般的工程項目僅是圖紙便將近百張，如果是大型工程，便有幾百張乃至上千張，再加上文字資料，一個項目便是獨立的龐大工程。還有大量文書資料、設(shè)計規(guī)范規(guī)程、圖書刊物需歸納保管。存在的問題：一是由于年代久遠，圖紙紙張質(zhì)量不一，規(guī)格不統(tǒng)一，占據(jù)的空間不一，保存環(huán)境條件要求不一，給檔案管理工作帶來很多不便。二是設(shè)計規(guī)范規(guī)程、圖書刊物在時間空間的不一致，導(dǎo)致新老規(guī)范規(guī)程更新滯后，給設(shè)計人員帶來了不便。改進措施：一是請技術(shù)人員鑒定那些年代久遠沒有保存價值的資料剔除銷毀，庫房購置加濕器、吸塵器，溫濕度表等，增強檔案保存的時間。二是提前在國家工標網(wǎng)上查找作廢規(guī)范規(guī)程，及時訂購標準書籍，解決技術(shù)人員的后顧之憂。

（四）特點四：檔案的使用效率高。所保存的工程檔案不僅僅要服務(wù)本院的設(shè)計人員，同時外界的施工單位和業(yè)主單位也是重要的服務(wù)對象，檔案的使用效率非常高。存在的問題：一是設(shè)計圖紙和紙質(zhì)報告需要頻繁地復(fù)制、查閱、調(diào)閱、加曬等，導(dǎo)致設(shè)計圖紙和紙質(zhì)報告的嚴重磨損和褪色。二是用電子版存檔的工程項目在業(yè)主單位的需求下有遠程輸送的業(yè)務(wù)，但由于版本不統(tǒng)一不兼容無法實現(xiàn)。改進措施：一是盡量使用電子版本的報告，如沒有電子版本的情況下才使用紙質(zhì)報告，盡量減少磨損。二是在業(yè)主需要電子遠程輸送業(yè)務(wù)版本不統(tǒng)一不兼容的情況下，可轉(zhuǎn)換成低版本或是利用PDF格式傳送。

總言之，本文筆者結(jié)合多年實踐工作經(jīng)驗，對如何作好新時期設(shè)計院檔案工作的措施進行了分析探討。檔案管理工作是一門深奧的學(xué)問，做好檔案管理工作是無止境的。因此，在以后的發(fā)展過程中，必須優(yōu)化其管理，強化其信息化檔案的建設(shè)，這是一個循序漸進和不斷探索的過程。這就要求我們在實際工作中，廣大檔案管理工作人員要不斷探索新路，緊跟時代發(fā)展步伐，不斷積累創(chuàng)新，以此使設(shè)計院檔案管理工作不斷向前邁進。