文/江西省萍鄉(xiāng)市人民醫(yī)院　李霞

辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

文/江西省萍鄉(xiāng)市人民醫(yī)院李霞

本文基于辦公自動(dòng)化的概念和特點(diǎn)，分析當(dāng)下醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出建設(shè)性意見(jiàn)，以期推動(dòng)我國(guó)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的發(fā)展。

辦公自動(dòng)化；醫(yī)院；檔案管理

隨著科技的發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生體系的發(fā)展，我國(guó)醫(yī)院在管理水平上取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，辦公自動(dòng)化方式在醫(yī)院檔案管理中起到了重要作用，但同時(shí)，仍存在著諸多問(wèn)題。如何充分利用辦公自動(dòng)化、克服當(dāng)下存在的問(wèn)題，成為醫(yī)院檔案管理中需要重視的問(wèn)題。

一、辦公自動(dòng)化的概念和特點(diǎn)

（一）概念。辦公自動(dòng)化是指利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行辦公室工作，實(shí)習(xí)信息交流、資料儲(chǔ)備、數(shù)據(jù)傳輸接收等，以提高辦公靈活性、精準(zhǔn)性和可靠性。辦公自動(dòng)化能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)算機(jī)同使用者之間的交流，是一種科技化交流管理方式。

（二）特點(diǎn)。在醫(yī)院檔案管理中，辦公自動(dòng)化具有其顯著特征：1.迅速精準(zhǔn)。醫(yī)院各部門對(duì)所記載資料進(jìn)行迅速錄入，能夠改善傳統(tǒng)人工操作的緩慢與誤差，使檔案管理更具時(shí)效性和精準(zhǔn)性，更加科學(xué)化、系統(tǒng)化，方便實(shí)時(shí)檢索查詢。2.資源共享性。辦公自動(dòng)化最大程度上利用了計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)信息共享系統(tǒng)，使檔案管理更具廣泛性和規(guī)范性，辦公自動(dòng)化能夠使各相關(guān)部門資料實(shí)現(xiàn)共享，加強(qiáng)了醫(yī)院各部門之間交流，利于提升辦公效率。3.儲(chǔ)存方式靈活。醫(yī)院文檔管理存儲(chǔ)方式由紙質(zhì)變?yōu)殡娮游臋n管理，增加里了對(duì)文本、圖像、視頻等多種直觀事物記錄，不斷節(jié)約了以往文檔管理所占用的空間，還增加了文檔儲(chǔ)存市場(chǎng)，延長(zhǎng)文檔使用壽命，便于醫(yī)院資料長(zhǎng)時(shí)期記錄。

二、醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題

（一）文檔管理人員缺乏專業(yè)性。辦公自動(dòng)化是基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行的辦公方式，要求文檔存儲(chǔ)方式更加多樣化，操作精準(zhǔn)。當(dāng)下我國(guó)醫(yī)院文檔管理人員還基于傳統(tǒng)文檔管理習(xí)慣和理念，缺乏現(xiàn)代化文檔管理專業(yè)知識(shí)和操作技能，缺少專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，不具備專業(yè)的文檔管理能力，只是單純掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)無(wú)法勝任這項(xiàng)工作。

（二）系統(tǒng)不完善。當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)實(shí)用軟件較少，管理系統(tǒng)水平較低，不利于管理人員操作。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院的針對(duì)性不強(qiáng)，融合度較差，與實(shí)際操作具有一定差距。同時(shí)，電子文件同電子檔案管理的轉(zhuǎn)化和錄入不具有連接性，給電子文件錄入造成一定阻礙。

（三）缺乏統(tǒng)一管理。辦公自動(dòng)化為人們工作帶來(lái)極大便利的同時(shí)也存在一定問(wèn)題，例如文檔存儲(chǔ)一般只保留最終正式文件而不會(huì)保留原始文件，文檔的存儲(chǔ)類別和存儲(chǔ)方式不具備統(tǒng)一性，會(huì)造成數(shù)據(jù)庫(kù)檢索混亂，影響文獻(xiàn)資料搜索。

（四）缺乏安全性。辦公自動(dòng)化最大的問(wèn)題在于其自身的安全隱患，電子文檔不具備固定形式，沒(méi)有特定的字跡和簽名等特殊標(biāo)記，易于修改，因此不具備個(gè)人權(quán)威性和標(biāo)志性，較比紙質(zhì)版更容易被改動(dòng)。同時(shí)自動(dòng)化文檔管理易被外來(lái)病毒侵入，造成檔案泄漏，數(shù)據(jù)混亂。電子病歷的安全涉及到病患的個(gè)人信息和隱私性，安全保密工作尤為重要。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化的策略與建議

（一）提高人員素質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，為管理人員提供更多的理論知識(shí)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和檔案系統(tǒng)操作實(shí)踐機(jī)會(huì)，制定相應(yīng)考核機(jī)制，激發(fā)管理人員競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和工作熱情，落實(shí)醫(yī)院檔案管理工作，建立完善的檔案管理人員人力資源管理制度。

（二）完善檔案系統(tǒng)。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)辦公自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)研究，設(shè)計(jì)符合醫(yī)院基本情況的管理軟件，建立檔案管理子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件同電子檔案之間的有效連接，便于電子文件存儲(chǔ)轉(zhuǎn)化。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行平臺(tái)搭建，實(shí)現(xiàn)各部門之間的資源共享，同時(shí)針對(duì)具體應(yīng)用建立檔案權(quán)限管理，提高檔案管理的適用性和針對(duì)性。

（三）制定管理標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)制定嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，保證其符合國(guó)家相關(guān)部門檔案管理規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況制定檔案管理分類方式和檢索查詢權(quán)限，使管理更具標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，嚴(yán)格要求管理人員按照文檔管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。此外，針對(duì)醫(yī)院具體情況，調(diào)整和更新醫(yī)院檔案管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和修補(bǔ)，幫證文檔數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管。為了維護(hù)電子檔案管理安全性，醫(yī)院需要建設(shè)完整、可靠、精準(zhǔn)的檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行加密、設(shè)置權(quán)限和設(shè)置防火墻等方式，加強(qiáng)文檔網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)和監(jiān)管力度，使用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)對(duì)被破壞的數(shù)據(jù)進(jìn)行修補(bǔ)和維護(hù)。為防止人為違規(guī)操作進(jìn)行文檔更改，對(duì)重要的文檔建議進(jìn)行加密或特殊權(quán)限設(shè)置，尤為重要的文件建議采用紙質(zhì)版。醫(yī)院辦公自動(dòng)化安全直接影響到病患的個(gè)人安全和隱私安全，因此需要特別重視，病患信息的泄漏將直接影響醫(yī)院的權(quán)威性。

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