文/濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院　李鈺銘

研究生學(xué)位檔案管理現(xiàn)狀及精細(xì)化管理的思考

文/濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院李鈺銘

本文從精細(xì)化管理的角度探討了研究生學(xué)位檔案的日常管理，旨在進(jìn)一步促進(jìn)研究生學(xué)位檔案管理工作的水平。

研究生；學(xué)位檔案；精細(xì)化管理

研究生教育是高層次知識(shí)結(jié)構(gòu)人才的培養(yǎng)，在研究生教育、培養(yǎng)過(guò)程中形成的研究生學(xué)位檔案是研究生學(xué)習(xí)、科研和實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記載，是具有保存價(jià)值的重要?dú)v史資料，記載并反映了導(dǎo)師和研究生之間教與學(xué)活動(dòng)的學(xué)術(shù)思想、學(xué)術(shù)水平和學(xué)術(shù)成果，同時(shí)也反映了研究生管理部門的管理情況和管理水平。因此，研究生學(xué)位檔案管理作為各高等院校檔案管理工作的重要組成部分也越來(lái)越受到重視，加強(qiáng)研究生學(xué)位檔案的管理具有十分現(xiàn)實(shí)的意義。

一、研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)

（一）研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容。要做好研究生學(xué)位檔案的管理和利用，首先要明確研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容。研究生學(xué)位檔案主要是指培養(yǎng)和學(xué)位授予等活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的的文字、圖表、照片、聲像等文件材料，涵蓋了研究生培養(yǎng)的整個(gè)過(guò)程，能夠比較客觀地反映高等院校研究生培養(yǎng)的能力、水平和最終結(jié)果。具體包括：研究生學(xué)籍信息表、培養(yǎng)計(jì)劃書、開題報(bào)告書、中期考核報(bào)告、必修環(huán)節(jié)記錄（包括參加學(xué)術(shù)活動(dòng)手冊(cè)、科研實(shí)踐、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告等）、成績(jī)單（包括學(xué)位課、選修課和專業(yè)課考試成績(jī)）、學(xué)位論文評(píng)閱及答辯產(chǎn)生的一系列材料以及在學(xué)期間取得的科研成果（包括正式見(jiàn)刊的學(xué)術(shù)論文、著作、專利、獲獎(jiǎng)等）和最終版學(xué)位論文等等。

（二）研究生學(xué)位檔案的特點(diǎn)。1.個(gè)性化。學(xué)位檔案是以每個(gè)研究生個(gè)體為單位單獨(dú)立卷，是研究生在學(xué)期間整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程的真實(shí)記錄和教育結(jié)晶，與每個(gè)研究生的學(xué)習(xí)、科研密不可分，反映了研究生個(gè)人的綜合素質(zhì)，對(duì)研究生本人求職、深造具有憑證價(jià)值。2.廣泛性和多樣性。研究生學(xué)位檔案記錄了研究生從入學(xué)到授予學(xué)位的全過(guò)程，涉及研究生、指導(dǎo)教師、教研室、論文評(píng)閱人、答辯委員會(huì)、學(xué)位評(píng)定委員會(huì)和各級(jí)研究生管理部門等，需要多方面的合作才能完成，可見(jiàn)其來(lái)源及形成既廣泛又復(fù)雜。由于學(xué)位檔案的內(nèi)容涉及面廣，檔案中既有文字材料，又有表格、照片、影像材料；既有紙質(zhì)版材料，也有電子版材料，且各自具有不同的特點(diǎn)和要求，從而使得學(xué)位檔案的內(nèi)容和形式也是多樣性的。3.階段性和連續(xù)性。研究生從入學(xué)到最后獲得學(xué)位，需要經(jīng)過(guò)學(xué)位課程的集中學(xué)習(xí)、參加臨床教學(xué)實(shí)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐、實(shí)施科研課題、完成學(xué)位論文及論文答辯、學(xué)位申請(qǐng)等多個(gè)階段。每一階段都隨之產(chǎn)生相應(yīng)的學(xué)位檔案材料，每一階段形成的檔案材料又是相互聯(lián)系的，貫穿于研究生培養(yǎng)和學(xué)位授予的全過(guò)程，反映了研究生專業(yè)基礎(chǔ)理論知識(shí)由淺入深、科研能力由弱到強(qiáng)的漸進(jìn)式發(fā)展全過(guò)程。4.科研性和保密性。研究生在導(dǎo)師的指導(dǎo)下完成研究課題，由此產(chǎn)生的學(xué)習(xí)成果、發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、實(shí)驗(yàn)記錄、科研成就等相關(guān)材料是學(xué)位檔案的重要組成部分，代表著研究生的學(xué)術(shù)水平，對(duì)學(xué)位檔案中的個(gè)案進(jìn)行研究，可以了解到每一個(gè)研究生具備的科研素質(zhì)和能力，因此學(xué)位檔案本身就具有一定的科研價(jià)值。同時(shí)，有些優(yōu)秀的研究課題具有前瞻性、創(chuàng)造性，在研究生學(xué)位檔案中的學(xué)位論文、科研記錄等都有深刻的反映，并且會(huì)提出保密申請(qǐng)，對(duì)涉及技術(shù)創(chuàng)新、知識(shí)產(chǎn)權(quán)或科研開發(fā)等特殊的信息資源，為了情報(bào)信息的安全性、知識(shí)經(jīng)濟(jì)的嚴(yán)肅性，學(xué)位檔案管理必須具有保密意識(shí)，嚴(yán)格保密制度。而且，研究生學(xué)位檔案的形成過(guò)程也是研究生教育與管理的過(guò)程，學(xué)位檔案是研究生自我歷史的階段性記錄，有些涉及個(gè)人隱私，作為學(xué)位檔案管理者一定要嚴(yán)格遵守保密制度。

二、目前研究生學(xué)位檔案管理普遍存在的問(wèn)題

（一）研究生學(xué)位檔案管理者意識(shí)淡薄，專業(yè)知識(shí)欠缺。

大多數(shù)研究生管理者的思想意識(shí)仍限于傳統(tǒng)的管理體制，對(duì)于檔案管理的意識(shí)還較淡薄，沒(méi)有予以足夠重視。加之研究生管理的日常工作也非常繁雜，對(duì)學(xué)位檔案管理缺乏時(shí)間和精力，而且研究生管理者大多是兼職檔案管理人員，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，檔案管理知識(shí)相對(duì)欠缺，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的檔案基本業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏有效的約束機(jī)制，責(zé)任心不強(qiáng)，造成歸檔資料不齊全，整理不規(guī)范，查找利用困難。

（二）研究生學(xué)位檔案管理規(guī)章制度欠缺，相關(guān)管理部門歸檔不及時(shí)。高校和培養(yǎng)單位的研究生管理者往往對(duì)如何提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量予以重點(diǎn)關(guān)注，忽視了研究生學(xué)位檔案管理的重要性。由于對(duì)研究生學(xué)位檔案的地位和作用認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠，致使研究生學(xué)位檔案缺乏系統(tǒng)有效的管理制度，給歸檔的完整性和規(guī)范性帶來(lái)了一定影響。學(xué)位檔案材料涉及內(nèi)容多而廣，不僅具有多樣性和復(fù)雜性，時(shí)效性也很強(qiáng)，還具有跨年度性。但目前多數(shù)研究生學(xué)位檔案都是在研究生離校前才匆忙整理，材料內(nèi)容千篇一律，不僅質(zhì)量不高，也體現(xiàn)不出學(xué)位檔案的個(gè)性化特征。

（三）研究生學(xué)位檔案管理信息化程度低。目前多數(shù)高校、培養(yǎng)單位雖配備了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，研究生學(xué)位檔案管理手段仍很陳舊，大多仍采用手工作業(yè)，距檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理還相差甚遠(yuǎn)，許多珍貴的信息資源隨著檔案材料的歸檔被束之高閣，沒(méi)有發(fā)揮出學(xué)位檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。而且，隨著研究生招生數(shù)量的增加，檔案數(shù)量也必然隨之增多，對(duì)檔案質(zhì)量的要求也會(huì)提高，僅靠有限的檔案管理人員手工操作顯然已不合時(shí)宜，所以改變現(xiàn)行檔案管理模式，提高研究生學(xué)位檔案系統(tǒng)化、信息化管理勢(shì)在必行。

三、加強(qiáng)研究生學(xué)位檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）增強(qiáng)研究生學(xué)位檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、研究生管理部門、導(dǎo)師和研究生本人對(duì)學(xué)位檔案重要性的認(rèn)識(shí)。首先，對(duì)研究生在入學(xué)時(shí)進(jìn)行有關(guān)檔案方面的教育，明確提出需要?dú)w檔的內(nèi)容，使其形成學(xué)位檔案的意識(shí)，明白學(xué)位檔案與個(gè)人發(fā)展息息相關(guān)的重要性。其次，提高研究生管理者的檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任心，提高工作積極性，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貙?duì)待每一份研究生學(xué)位檔案，及時(shí)做好整理和歸檔工作。再者，定期舉行專題教育培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高相關(guān)人員的檔案信息資源意識(shí)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。最后，學(xué)位檔案是研究生培養(yǎng)的重要?dú)v史資料，檔案管理工作也是院校全局工作的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視，以確保檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展。

（二）建立健全研究生學(xué)位檔案長(zhǎng)效管理機(jī)制。對(duì)于龐大而繁雜的研究生學(xué)位檔案材料，高校和培養(yǎng)單位的檔案管理部門必須要做到全面、系統(tǒng)、科學(xué)地管理和應(yīng)用，建立和運(yùn)行高效的管理機(jī)制。首先，要建立健全檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行，做到環(huán)環(huán)相扣，扎實(shí)、有效地把握好學(xué)位檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，為廣泛深入地利用奠定好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其次，需建立嚴(yán)格的考評(píng)機(jī)制，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔方式等做出明確要求和規(guī)定。以研究生個(gè)人為案卷，個(gè)人具體材料為卷內(nèi)文件，每位研究生的材料為一盒。建檔工作要與研究生教育管理工作同步進(jìn)行，不能拖延到研究生離校時(shí)再行歸檔各類材料。對(duì)于提交的檔案材料，需認(rèn)真整理、核查，如發(fā)現(xiàn)不合格的，要及時(shí)修改，資料不齊全的，要及時(shí)找當(dāng)事人補(bǔ)齊。第三，要理順管理體制，加強(qiáng)部門協(xié)作。建立“研究生本人、培養(yǎng)單位研究生管理部門移交—高校研究生處（院）立卷歸檔—高校檔案館接收”三級(jí)歸檔模式。學(xué)位檔案形成于研究生的培養(yǎng)過(guò)程，高校下屬培養(yǎng)單位的研究生管理部門是具體從事研究生培養(yǎng)工作的業(yè)務(wù)部門，是學(xué)位檔案的建立者和組織者，學(xué)位檔案是他們對(duì)研究生進(jìn)行管理的工作成果，同時(shí)也反映出他們的研究生管理水平。高校研究生處（院）是研究生工作的行政主管部門，需要對(duì)培養(yǎng)單位的研究生學(xué)位檔案歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、篩選和統(tǒng)計(jì)等。最后由高校檔案館對(duì)全校的研究生學(xué)位檔案歸檔工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和全局指導(dǎo)，并對(duì)各部門移交的檔案材料進(jìn)行集中接收和科學(xué)保管。這樣才能使研究生學(xué)位檔案管理更加完善。

（三）促進(jìn)并加強(qiáng)研究生學(xué)位檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)。

現(xiàn)階段，許多高校學(xué)位檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)和管理仍比較落后，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的日趨成熟，檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)在檔案現(xiàn)代化管理中的作用日益明顯。信息環(huán)境下的歸檔模式在規(guī)范傳統(tǒng)的手工整理工作之余，應(yīng)充分利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息與檔案實(shí)體同步歸檔，將學(xué)位檔案管理工作從單一的紙質(zhì)材料發(fā)展成學(xué)位檔案信息的采集、傳播和利用的綜合管理模式。信息環(huán)境下，研究生學(xué)位檔案歸檔模式的選擇和構(gòu)建，應(yīng)基于研究生學(xué)位檔案形成特點(diǎn)，結(jié)合學(xué)位檔案的數(shù)量和實(shí)際應(yīng)用等情況，以信息化建設(shè)和管理為手段，以提高檔案工作效率、檔案信息服務(wù)質(zhì)量和檔案管理水平為目的，使研究生學(xué)位檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

［1］ 王翠蘭，田德，王全喜.加強(qiáng)研究生學(xué)位檔案管理的思考［J］.內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2005，7（3）：160～161.

［2］ 于春燕.對(duì)館藏研究生學(xué)位檔案的管理及信息化建設(shè)的思考［J］.山東檔案，2008（4）：16～17.

［3］ 周玲玲，朱曉東.抓住特點(diǎn)，做好研究生學(xué)位檔案工作［J］.檔案與建設(shè)，1996（11）：42～43.

［4］ 李清，陳峰君.試析高校研究生學(xué)位檔案的管理［J］.蘭臺(tái)世界， 2006（12）：37～38.

［5］ 張紹英.淺談研究生學(xué)位檔案管理［J］.蘭臺(tái)世界，2009 （1）：45～46.

［6］ 肖千紅， 唐國(guó)華.淺議高校研究生學(xué)位檔案的管理［J］.數(shù)據(jù)庫(kù)與信息管理， 2012，8（29）：6907～6908.

［7］ 鄭奇茹，徐志紅.高校研究生學(xué)位檔案歸檔模式研究［J］.蘭臺(tái)世界， 2013（7）：42～43.

［8］ 李青.高校研究生學(xué)位檔案管理機(jī)制與利用模式新探［J］.山西檔案，2011（4）：48～49.