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學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀及對策淺析

文/山西省朔州農(nóng)業(yè)學(xué)校解詠晉

本文就當前學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題進行了淺析，并提出了相應(yīng)對策，以求為當前學(xué)校檔案管理工作提供一點思考。

學(xué)校檔案；管理現(xiàn)狀；措施

學(xué)校檔案是一所學(xué)校在學(xué)生學(xué)習(xí)活動、教師教學(xué)管理及教育活動中保存下來具有一定價值的檔案資料，其直接反映了學(xué)校在各個歷史時期的工作和活動情況，具有重要的價值。但隨著時代的發(fā)展，陳舊的設(shè)備、老化的制度以及管理條例不合時宜等，已經(jīng)成為近年來學(xué)校檔案管理的一種弊病。筆者在文中就當前學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀做出了簡析，并據(jù)我校實踐經(jīng)驗提出相對建議，以供同行探討。

一、當前學(xué)校檔案管理存在的問題

（一）系統(tǒng)老化，網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建不全面。近年來，各大學(xué)校的檔案管理都呈現(xiàn)出了系統(tǒng)老化、無法滿足現(xiàn)代化管理要求的趨勢，究其根本原因，是缺乏先進管理軟件而導(dǎo)致的。許多學(xué)校檔案管理軟件還處于較為初級階段，使得檔案信息的錄入和調(diào)取等工作較為繁瑣，且無完整的系統(tǒng)審批程序，極大降低了工作效率，不利于學(xué)校的現(xiàn)代化建設(shè)。就目前情況而言，我國只有高校建立了“學(xué)信網(wǎng)”，使高校在校生能夠在網(wǎng)上查詢到自身資料。而其它學(xué)校沒有在這方面作出規(guī)劃，學(xué)生在檔案調(diào)取過程中還需專門找校檔案管理員查尋，這使得許多外地學(xué)生在調(diào)取檔案的過程中費時、費力，不符合現(xiàn)代社會發(fā)展對檔案管理工作的需求。

（二）檔案管理制度缺陷。我國在2014年出臺了最新檔案管理條例。其中對人事單位、尤其是學(xué)校這類事業(yè)單位進行了重點要求。要求指出，在無批文的情況下任何人不得隨意調(diào)閱檔案；學(xué)校檔案管理員只有錄入權(quán)利、不具取出權(quán)；檔案管理員必須嚴格保證所經(jīng)手的檔案信息不泄露。但就這幾點上來看，我國當前雖已推行了檔案信息管理系統(tǒng)，但許多學(xué)校仍然存在諸如檔案隨意調(diào)取等問題，沒有完整、系統(tǒng)的檔案管理制度，使得檔案管理條例形同虛設(shè)。

（三）管理人員素質(zhì)參差不齊。除高校外，當前很多學(xué)校沒有設(shè)定專職的檔案管理崗位，一些學(xué)校的檔案管理人員不是臨時配備就是由教師兼職。這類檔案管理人員因不具備專業(yè)的檔案管理知識，且沒有接受過系統(tǒng)培訓(xùn)，有些甚至連基本的信息錄入培訓(xùn)都沒有接受過，更不具備服務(wù)意識及保密思想，這些均易導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)疏漏，嚴重制約了學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。高校的檔案管理人員也存在一些問題，如對國家相關(guān)法律法規(guī)了解不足、工作積極性不夠等現(xiàn)象也隨處可見，所以管理人員素質(zhì)問題也是當前學(xué)校檔案管理的一個重要問題。

二、完善學(xué)校檔案管理工作的具體措施

（一）增強信息化建設(shè)。新時期，學(xué)校檔案管理工作必須與時俱進，運用先進的管理手段來進行檔案管理工作，以適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校發(fā)展的要求。信息化檔案管理已經(jīng)在我國實行多年，最初的系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入方式過于復(fù)雜，但經(jīng)過多年的開發(fā)，當前的信息化檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)有了較為全面的發(fā)展。如我校當前使用的“人事達”，在最大程度上解決了之前信息錄入工作繁瑣的問題，且增強了管理模式，進一步加強了信息化檔案管理。隨著科技的進步，學(xué)校檔案管理的信息化、辦公自動化的普及已經(jīng)是時代需求。學(xué)校檔案管理工作需要與時俱進，依托現(xiàn)有的信息化建設(shè)進行系統(tǒng)、有重點、分步驟地對計算機信息技術(shù)進行開發(fā)利用，將檔案的收集、錄入、存儲、傳播及審批程序等納入到系統(tǒng)管理之中，改變當前學(xué)校檔案管理技術(shù)落后的局面。同時，還應(yīng)加強高校外學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，為學(xué)校和社會提供更快捷、到位的檔案信息化管理服務(wù)。

（二）專員管理，強化檔案管理基礎(chǔ)。需要設(shè)置專門的檔案管理人員，因檔案管理最終行為是靠人來進行，所以該人員必須有較高的思想政治素質(zhì)、具備專業(yè)的職業(yè)道德，且對檔案管理業(yè)務(wù)工作熟悉、精通。學(xué)校要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行檔案專業(yè)理論知識培訓(xùn)。學(xué)校要在做好檔案的收集、整理、統(tǒng)計、保管等工作基礎(chǔ)上，形成一套完整的檔案體系，并改善服務(wù)手段，如檔案外借、檔案閱讀服務(wù)及外借服務(wù)等，將死檔案變成活檔案，提高檔案信息資源的利用率，以此促進學(xué)校各方面工作的發(fā)展與進步。

（三）增強學(xué)校檔案管理制度。前文曾提及過，當前學(xué)校檔案管理制度也存有缺陷，如學(xué)生檔案可隨時調(diào)閱，沒有限制權(quán)限等。這類情況極易導(dǎo)致學(xué)生個人隱私無法得到有效保護，使其個人隱私暴露。導(dǎo)致這一問題發(fā)生的根本就是，學(xué)校沒有落實檔案管理條例，在信息系統(tǒng)上沒有設(shè)置調(diào)閱權(quán)限，導(dǎo)致學(xué)校在檔案管理過程中出現(xiàn)紕漏，致使他人權(quán)益受到損害。因此，學(xué)校想要從根本上加強檔案管理工作，就必須制定出相關(guān)對策，將內(nèi)部檔案管理制度調(diào)整至國家法律法規(guī)要求的層面。此外，學(xué)校檔案管理還應(yīng)借助社會或企業(yè)中優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗，并將其融入到自身檔案管理工作中，促進自身檔案管理工作的良性發(fā)展。

［1］賈紅梅.基于網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下的學(xué)校檔案管理方法分析［J］.課程教育研究：學(xué)法教法研究，2015（16）：231～232.

［2］馬麗.學(xué)校檔案管理人員的綜合素質(zhì)提高的策略［J］.教育界：高等教育研究（下），2015（02）：19～20.