文/余姚市招標投標中心　徐晶晶

淺析政府采購檔案的管理

文/余姚市招標投標中心徐晶晶

政府采購檔案，是采購活動各項決策全過程的同步記錄，做好政府采購檔案管理工作在整個采購活動中具有十分重要的地位，本文就政府采購檔案管理工作的一些現(xiàn)象及規(guī)范管理的方式進行分析。

政府采購；檔案；管理

政府采購是一項巨大的、精細化的工程，全方位、多層面的真實記錄和反映其活動過程，形成完整、科學的檔案資料，對于政府采購來說具有深遠的歷史現(xiàn)實意義。政府采購檔案是反映采購程序、記載采購過程、維護采購權(quán)益的重要資料，是政府采購管理工作中形成的文字、圖表、聲像、紙質(zhì)、磁盤等不同介質(zhì)載體的真實記錄，包括采購項目實施過程中形成的各種文件資料，是采購活動的全程見證。

政府采購項目檔案整理目錄一般有中標通知書、政府采購合同、中標（成交）公告、資金審批表、采購文件備案表、采購文件、投標保證金收付明細表、開標會議簽到冊、投標文件接收記錄表、投標文件密封、標記確認單、資格證明、技術(shù)部分評分匯總表、開標記錄表、最終報價表、評分表、評標報告、投標文件等，要結(jié)合采購項目的具體采購方式制作相應的檔案整理目錄。

一、政府采購檔案管理的重要作用

政府采購檔案有著重要作用，它是政府采購當事人在采購活動時所保留下來的，并且有必要較長時間保存，同時有著極其重要參考價值的，較有說服力的原始資料的總的稱呼。首先，它的存在可以解決政府采購中一些有爭議的問題，并且可以為統(tǒng)計歸檔提供有力的依據(jù)。其次，政府采購檔案可以有效確保政府采購程序的平穩(wěn)運行，做到采購過程有據(jù)可查。最后，政府采購檔案可以為反腐倡廉以及加強政府的管理工作提供依據(jù)。

二、政府采購檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，檔案管理工作是政府采購工作的重要組成部分，《政府采購法》有效規(guī)范了政府部門的采購行為，但其配套的檔案管理制度卻相對滯后，制約著政府采購工作的進行。

第一，主體不明?！墩少彿ā分幸?guī)定采購人、采購代理機構(gòu)應當保存政府采購文件，但尚未對保存的責任主體進行明確。從目前政府采購檔案管理模式來看，采購人、采購代理機構(gòu)大都建立了自己的政府采購檔案管理制度，各自保存采購文件，既造成管理資源的浪費，還使政府采購檔案管理質(zhì)量存在較大差異。

第二，管理落后。政府采購檔案保存在經(jīng)辦人手中，經(jīng)辦人對自己辦理的采購項目了然于胸，查閱調(diào)用也較為方便。隨著政府采購范圍的擴大，政府采購檔案的數(shù)量越來越多，采購檔案存放在經(jīng)辦人手中，這種比較落后的管理辦法，較難適應發(fā)展的需要。

第三，價值缺失。檔案具有實證性、原始性的作用與功能和使用效應，但檔案的使用效率較低。供應商的投標技術(shù)方案描述、技術(shù)參數(shù)、財務狀況、售后服務承諾等方面的內(nèi)容，對制作標書與評分辦法有較強的借鑒參考作用，但因涉及商業(yè)機密等因素，不能借閱檔案資料，失去檔案再次利用的價值。

三、政府采購檔案管理工作的有效途徑

筆者認為，要提高政府采購檔案管理工作的質(zhì)量，實現(xiàn)其檔案價值，提高歸檔效率，應從以下幾方面著手：

（一）加強宣傳。要廣泛深入地宣傳檔案管理工作的重要性，加強學習《檔案法》《政府采購法》及《政府采購法實施條例》等相關(guān)法律法規(guī)，提高政府采購部門的檔案管理意識和法制觀念，按照學用結(jié)合、重在實效的原則，樹立依法管理意識，形成人人重視采購檔案，并成為招投標各方當事人的自覺行動。

（二）健全制度?！耙婪ńn”是規(guī)范檔案管理工作的重要原則，“制度管檔”是規(guī)范管理的核心問題，完善的規(guī)章制度是保障政府采購檔案管理工作正常進行的保障。建立一套完整的規(guī)章制度加強管理，對資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用以及銷毀等方面都有明確的規(guī)定和要求，結(jié)合采購工作實際，制作采購檔案模板，統(tǒng)一歸檔內(nèi)容和口徑，做到規(guī)檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，查閱有程序，從細節(jié)上保證檔案工作的順序開展。

（三）積極創(chuàng)新。要進一步加強政府采購檔案信息管理。利用現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)，通過努力開發(fā)信息資源，把檔案從產(chǎn)生、存儲、整理至流動、交流、利用、評估一系列過程，整合成完整的資源管理體系，建立起與經(jīng)濟社會發(fā)展相適應的檔案管理體系，充分將檔案的潛力充分發(fā)揮出來。

四、結(jié)束語

提高對政府采購工作的重視，完善政府采購制度，應用電子信息技術(shù)對檔案進行電子化管理，及時總結(jié)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并提出切實有效的改善措施，以促進政府采購檔案管理工作的開展。

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