文/河北省滄州市檔案局　王洪宇

信息化視角下的檔案管理探析

文/河北省滄州市檔案局王洪宇

本文主要基于信息化的視角，分析了檔案管理方面存在的問題以及相關(guān)的解決對策，從而為檔案管理的信息化建設(shè)提供相關(guān)的建議以及參考。

信息化；檔案管理；對策

隨著現(xiàn)階段計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段人們的需要。然而，現(xiàn)階段的檔案管理工作必須符合信息化時代的建設(shè)以及發(fā)展。

一、信息化檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。人們普遍認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的抄寫以及裝訂工作，不需要檔案管理人員有過高的專業(yè)技術(shù)知識，因此這些因素都導(dǎo)致檔案管理人員的素質(zhì)水平有待提升，部分檔案管理人員沒有具體的工作目標(biāo)，因此，在信息化迅速發(fā)展的今天，要想促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展，必須提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，才能提升檔案管理的信息化發(fā)展水平。

（二）檔案信息利用率過低。由于受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，部分檔案管理人員在工作的過程中只是默默無聞地整理檔案，工作的主動性比較差，因此，造成檔案信息的利用率過低。雖然目前檔案管理部門的主要工作是負(fù)責(zé)接待需要查閱資料的人員，但是檔案管理部門提供的檔案信息沒有經(jīng)過二次整理，檔案的信息管理手段主要是以人工查閱為主，很少利用計算機(jī)作為檔案管理工作的主要手段。

（三）檔案管理缺乏資金支持。由于現(xiàn)階段對檔案信息化管理不夠重視，使得檔案管理的信息化無法得到充足的資金支持，檔案管理的硬件設(shè)施嚴(yán)重不足并且十分落后，無法適應(yīng)現(xiàn)代化信息發(fā)展的需要。從信息化視角的角度出發(fā)，齊全的設(shè)備以及硬件和軟件設(shè)施是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)之一，因此，必須加大對檔案管理的資金支持。

（四）檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全問題比較突出。由于受計算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響，對于檔案管理的信息化建設(shè)來說，網(wǎng)絡(luò)安全問題亟待人們的關(guān)注以及解決。由于信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的形式以及載體也在呈現(xiàn)多樣化發(fā)展，使得檔案管理的工作能夠更加方便快捷，但是開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境容易帶來很多網(wǎng)絡(luò)信息安全問題，使得檔案管理資料的安全性不能得到很好的保證。

二、促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的手段

（一）加強(qiáng)對檔案管理人才的培養(yǎng)。專業(yè)的檔案管理人才是檔案管理工作的必備要素之一，只有不斷提升檔案管理人員自身的工作能力以及工作水平，才能逐漸使檔案管理工作走上正軌。因此，必須加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)與培養(yǎng)，建立起檔案管理信息化建設(shè)的觀念，使其不斷掌握計算機(jī)操作以及數(shù)據(jù)錄入等基本的信息化計算機(jī)操作技術(shù)，另外，在其掌握基本的操作方法之后，也要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的數(shù)據(jù)庫知識以及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，并且在未來的培訓(xùn)工作中，要不斷對其進(jìn)行專業(yè)技能的培養(yǎng)，用專業(yè)的技術(shù)知識與技能來使得檔案管理的信息化管理目標(biāo)能夠逐漸落到實處。

（二）完善檔案管理工作，提升檔案信息利用率。為了促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行，必須建立科學(xué)資源數(shù)據(jù)庫，并且逐漸形成數(shù)據(jù)規(guī)模，最終使得檔案管理的信息檢索功能實用化，通過用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來使得檔案管理的服務(wù)水平以及服務(wù)能力能夠有質(zhì)的提高與飛躍。并且在檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息開發(fā)方面逐漸向高水平靠攏，提高網(wǎng)絡(luò)通信的標(biāo)準(zhǔn)以及計算機(jī)軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，逐漸提升檔案管理的信息利用率以及利用水平。

（三）加大對檔案管理工作的投入。在樹立起檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)之后，首要工作就是要加大對檔案管理工作的投入，已有的檔案管理資金投入標(biāo)準(zhǔn)以及水平只能滿足檔案管理部門基本的正常運行，但是對于信息化技術(shù)迅速發(fā)展的今天，這種標(biāo)準(zhǔn)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因此，為了使得檔案管理工作能夠滿足人們的需求，必須加大資金投入，提升檔案管理軟件以及硬件的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）加強(qiáng)對檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全問題的管理。為了建立安全的檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理信息的安全，必須加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全問題的管理，建立以及完善檔案管理互聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控機(jī)制，一旦出現(xiàn)任何網(wǎng)絡(luò)安全問題，能夠及時得到解決。由于部門檔案信息的保密性，可能會隨時面臨黑客或者不法分子的網(wǎng)絡(luò)攻擊，這些因素會嚴(yán)重影響檔案管理信息的安全以及保密性，因此，要從軟件以及硬件設(shè)施上保障檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)是必然的，因此，在21世紀(jì)發(fā)展的今天，必須用信息化的觀念武裝檔案管理人員的思想，使檔案管理的信息化水平能夠迅速提升，從多角度、全方位的角度來推進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展與進(jìn)步。

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