文/荊州長江公路大橋管理局　萬瓊

探討信息化在交通行業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

文/荊州長江公路大橋管理局萬瓊

本文主要闡述了交通檔案的信息化應(yīng)用，并結(jié)合其意義及現(xiàn)狀進(jìn)行深入探討，同時，為我國交通檔案管理的信息化建設(shè)給出相應(yīng)的建議，進(jìn)而實現(xiàn)我國交通檔案管理信息化。

交通檔案管理；信息化；必要性

信息化在交通檔案管理中的建設(shè)就是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)把交通系統(tǒng)中的資料及檔案利用計算機(jī)進(jìn)行管理，這樣不但方便使用者對檔案的使用和查找，也能充分地發(fā)揮出檔案的作用，進(jìn)而獲得人們的普遍使用，達(dá)到檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及科學(xué)化。我國“信息高度公路”仍處于發(fā)展中的初級階段，但其管理交通檔案有著超前意識，為交通事業(yè)將來的發(fā)展奠定了堅實基礎(chǔ)。

一、信息化在交通檔案管理建設(shè)中的含義

信息化建設(shè)在交通檔案管理中的應(yīng)用指得是根據(jù)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用，管理交通系統(tǒng)中的資料以及檔案，達(dá)到方便使用者使用檔案或者查找檔案，并且能夠把檔案的作用及其目地充分的發(fā)揮出來。普遍利用交通檔案，實現(xiàn)管理檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，這也是現(xiàn)代管理交通檔案的重要工作內(nèi)容之一。通常，在信息化建設(shè)交通檔案的主要內(nèi)容中，有電子檔案的收集、硬件建設(shè)（基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)）、紙質(zhì)資源電子化（信息資源的建設(shè)）、軟件建設(shè)（信息平臺的建設(shè)）、人才隊伍的建設(shè)、檔案的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)以及規(guī)范建設(shè)等。

二、信息化建設(shè)在交通檔案管理的現(xiàn)狀及信息化建設(shè)的必要性

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國交通檔案管理有了明顯的進(jìn)步和發(fā)展，機(jī)讀文件隨之出現(xiàn)。但在很多基層的交通檔案管理部門，在信息化管理過程當(dāng)中，相對來說較為落后，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化不足，有些地方檔案部門依舊重視紙質(zhì)的檔案，交通檔案的信息化、電子化意識缺乏。管理檔案信息人員的素質(zhì)還有待提高。

（一）信息化在交通檔案管理建設(shè)中，收集信息時較為方便。首先，信息化在交通檔案管理的建設(shè)中，在進(jìn)行收集信息的時候，極其的方便。因為在信息化的過程當(dāng)中，存儲檔案以及收集檔案的時候是根據(jù)手工輸入、OCR 識別以及圖像掃描等手段來實現(xiàn)的。所以，檔案中的資料都是根據(jù)數(shù)字化的信息加以存儲，這樣進(jìn)一步減少了資料時間相對滯后以及資料丟失等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（二）處理及使用交通檔案信息較為便利。一是處理交通檔案信息較為便利。信息化建設(shè)在交通檔案的管理及其處理的時候，極其方便。以往的檔案管理工作大多以實物及紙質(zhì)資料為主，這就造成在處理信息的時候，由人工編制為核心，并且容易破損等問題出現(xiàn)。保存的時候也要有特定的環(huán)境。通過信息化的管理交通檔案，這樣不但有效地節(jié)約了儲存空間，而且還方便了信息的處理和編制。其次，信息化在交通檔案管理的建設(shè)中，其儲存的時候極其方便。以往的紙質(zhì)的、實物的檔案資料通常儲存很久之后，一旦儲存條件變化或不佳的情況下，這些檔案資料非常容易有破損的現(xiàn)象出現(xiàn)。而由信息化建設(shè)的交通檔案管理，在大容量光盤以及硬盤更新之后，使交通檔案在存儲的時候非常方便，既有效地節(jié)約了空間，又消除了儲存環(huán)境對資料保存的影響。二是使用交通信息檔案較為方便。信息化建設(shè)在交通檔案管理中，其使用的時候顯得極其方便。以往的檔案材料在進(jìn)行使用和檢索的時候很復(fù)雜，這就造成在應(yīng)用檔案材料的時候，檢索速度不高，工作效率也隨之較低。建設(shè)交通檔案管理信息化之后，使用者能夠快速地在很多資料中立刻定位到自身想要查找的檔案資料，在短短的幾秒鐘內(nèi)，便可以輕松地完成查找檔案資料的工作。所以，信息化在交通檔案管理的建設(shè)中，優(yōu)勢最為突出的便是可以很好地便于用戶使用。三是建設(shè)管理交通檔案的信息化，在傳輸時極為方便。如今，互聯(lián)網(wǎng)以及計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，在進(jìn)行檔案資料的存貯利用以及檢查的時候，已不再單單局限在單位內(nèi)部使用。檔案資料能夠由網(wǎng)絡(luò)來滿足檔案資料的傳輸以及檢索，達(dá)到全球資源共享，并且用戶可以在得到授權(quán)的前提之下，實現(xiàn)異地檔案資料的提取以及檢索工作。

三、交通檔案管理中信息化的應(yīng)用

為提升高速公路檔案管理工作的效率及其質(zhì)量，關(guān)鍵利用科學(xué)且先進(jìn)的計算機(jī)通信技術(shù)以及現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來對已有的文件信息加以管理，從而解決項目管理工作當(dāng)中所存在的相關(guān)問題。進(jìn)而轉(zhuǎn)變以往的檔案管理工作方式，盡量避免檔案管理工作的弊端。從而實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。具體表現(xiàn)在以下幾個層面。

（一）信息化在檔案管理中的應(yīng)用應(yīng)以交通特征為依據(jù)。

信息化在檔案管理工作中，要以交通建設(shè)工程的特點為依據(jù)，對交通建設(shè)項目管理進(jìn)行系統(tǒng)化的研究和開發(fā)，把專業(yè)化的管理軟件運用到檔案管理工作當(dāng)中，形成集成的項目管理機(jī)制，對承包商、設(shè)計單位以及項目法人之間的業(yè)務(wù)進(jìn)行疏通，并且利用信息化在檔案管理中的應(yīng)用，達(dá)到檔案信息的高效共享，這也是檔案信息化的核心所在。

（二）交通管理系統(tǒng)化的實施要滿足交通部門的相關(guān)要求。

交通管理系統(tǒng)化的實施要滿足于交通部門的相關(guān)特點和要求，同時要與國家建設(shè)工程中的有關(guān)內(nèi)容相互協(xié)調(diào)。并且按照工程建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)水平，滿足建設(shè)資料的科學(xué)性和規(guī)范性。由此可見，在今后的交通施工建設(shè)當(dāng)中，檔案管理工作不斷朝著管理信息化的方向發(fā)展。因交通建設(shè)工作中的信息及資料具有一定的傳統(tǒng)性，同時也需要具備一定的法律效力。所以，對系統(tǒng)的安全性提出較高的要求。同時也對于檔案管理的內(nèi)容有較高的要求。特別是在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計的工作當(dāng)中，要采取較先進(jìn)的管理方式以及管理軟件，使用戶的操作權(quán)限得到保障，同時，保證網(wǎng)絡(luò)管理的真實性及高效性，只有這樣才可以為檔案管理信息化的進(jìn)程創(chuàng)造出更好的發(fā)展環(huán)境。

（三）項目管理單位應(yīng)設(shè)專人進(jìn)行系統(tǒng)的管理、更新和維護(hù)。根據(jù)檔案管理中的不同要求，建立健全與信息化管理系統(tǒng)相互適應(yīng)的工程建設(shè)文件資料管理機(jī)制，分階段性地在系統(tǒng)中對監(jiān)理資料以及施工進(jìn)行檢查并確認(rèn)，及時掌握資料的全面性、真實性和完整性。

四、加快推進(jìn)交通行業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)措施

（一）統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善信息應(yīng)用系統(tǒng)。要以規(guī)范交管業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)推進(jìn)軟硬件建設(shè)。在機(jī)構(gòu)調(diào)整的基礎(chǔ)上整合業(yè)務(wù)需求，以優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)為前提，使各項工作流程適應(yīng)計算機(jī)處理的要求，進(jìn)一步規(guī)范數(shù)據(jù)采集、存儲、運輸?shù)雀鞣矫鏄I(yè)務(wù)操作，以不斷適應(yīng)交管行業(yè)發(fā)展的需要。提高整個系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平。

（二）信息化建設(shè)中要注意保障信息數(shù)據(jù)的安全。在建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時，應(yīng)同步建立安全保密體系，堅持內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)分離，利用數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、身份認(rèn)證、實時檢測與監(jiān)控、訪問控制、病毒防護(hù)等手段確保信息網(wǎng)絡(luò)的安全。并通過定期培訓(xùn)，教育等方式強化工作人員的安全保密和安全防護(hù)意識，保證交通行業(yè)的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)運行安全和信息安全。

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