文/成都城市燃?xì)庥邢挢?zé)任公司　王鎖蘭

企業(yè)歷史檔案數(shù)字化的意義及外包工作風(fēng)險研究

文/成都城市燃?xì)庥邢挢?zé)任公司王鎖蘭

本文結(jié)合我國企業(yè)歷史檔案實施數(shù)字化管理的意義，簡單闡述在對檔案進(jìn)行外包過程中存在的工作風(fēng)險，并找到有效的對策防御風(fēng)險，保管好企業(yè)的歷史檔案。

企業(yè)；歷史檔案；數(shù)字化；外包工作；風(fēng)險研究

歷史檔案的數(shù)字化管理是現(xiàn)代化建設(shè)和科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的產(chǎn)物，顧名思義，所謂的數(shù)字化就是指在對企業(yè)檔案進(jìn)行搜集、整理的過程中，要利用計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢，將聲、光、電等信號轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并把語言、文字、圖像進(jìn)行編碼轉(zhuǎn)換，以電子資料的形式保存下來。但是，由于目前我國企業(yè)檔案信息資料的增多和工作難度的加大，使得很多企業(yè)不得不將一部分工作外包給其他企業(yè)，這樣就會存在一定的潛在風(fēng)險，不利于檔案信息的完整保存，甚至有可能導(dǎo)致資料泄密。針對這樣的現(xiàn)象，我國企業(yè)一定要在開展數(shù)字化檔案管理的同時，做好信息保密工作，將外包風(fēng)險降低到最小，提高檔案保存的安全性。

一、企業(yè)歷史檔案數(shù)字化的意義

第一，有利于避免原檔案受到損害。企業(yè)的歷史檔案基本上都保留了較長的時間，紙質(zhì)檔案隨著時間的流逝，極易造成損壞，出現(xiàn)字跡模糊、辨認(rèn)不清、紙張發(fā)黃、蟲子侵蝕等現(xiàn)象。實施數(shù)字化檔案管理，能夠?qū)⒅匾臍v史資料以電子檔的形式保存下來，從而避免原件檔案的丟失，更好地保存好企業(yè)的歷史資料。

第二，是適應(yīng)社會信息發(fā)展的必然趨勢。目前，人類的文明程度逐漸加深，信息化時代已經(jīng)到來，檔案的數(shù)字化管理是適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展的新形勢。它能夠?qū)嵤┳詣踊k公管理，實現(xiàn)無紙化資料管控，將大量的信息以電子化的樣式保留下來，進(jìn)而滿足時代進(jìn)步的新要求。

第三，有助于提高檔案管理的水平，減小工作量。對企業(yè)的歷史檔案開展數(shù)字化管理，不僅能夠更好地保留原件，避免信息的丟失，還可以減小工作量，提高工作效率。利用數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對信息的快速檢索和查閱，精確地查找想要獲取的信息，大大節(jié)約了工作時消耗的人力、物力和財力。

二、企業(yè)歷史檔案外包工作存在的風(fēng)險

開展數(shù)字化檔案信息管理是現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展的必然趨勢，它能夠極大地降低工作的強度和力度，提高工作效率。但是由于數(shù)字化對技術(shù)水平要求較高，使得很多企業(yè)不得不將一部分業(yè)務(wù)外包出去，這就存在著很大的工作風(fēng)險，具體而言主要有以下幾個方面：

（一）檔案外包對檔案管理部門造成的風(fēng)險。檔案管理部門承擔(dān)著管理檔案的艱巨任務(wù)，但是如若相關(guān)人員過份依賴外包公司，自身的檔案數(shù)字化技術(shù)不過硬，就存在著受控于人的危害。將一定的工作外包出去，目的是要減小工作量，改變工作現(xiàn)狀，提升工作效率。然而，當(dāng)外包工作過大，企業(yè)自身的數(shù)字化水平不高的時候，往往會將企業(yè)最重要的信息資料和檔案也外包出去，引起重要信息的丟失。與此同時，企業(yè)數(shù)字化設(shè)備落后，系統(tǒng)軟件的升級也會受到阻礙，不利于日常工作的維護(hù)，使得檔案管理部門成為擺設(shè)。

（二）外包企業(yè)的管理不力可能使得檔案在外包中遭受損失。企業(yè)檔案工作開展外包必須要選擇合適的企業(yè)承接工作，但是目前市場上的外包公司數(shù)量過多，真正能夠保證高質(zhì)量、高水平服務(wù)的卻較少。企業(yè)在將歷史檔案外包的過程中，如果沒有選擇好企業(yè)，只是草草地簽了一個協(xié)議，不僅不利于保護(hù)好檔案信息，還會造成外包工作的失敗，引發(fā)工作風(fēng)險。

三、歷史檔案數(shù)字化外包工作的應(yīng)對措施

根據(jù)企業(yè)歷史檔案在外包過程中存在的風(fēng)險，我國相關(guān)單位一定要做好嚴(yán)格的把控，以積極的態(tài)度完善工作質(zhì)量。

首先，企業(yè)在選取外包公司的時候要慎重。外包商一定要具有承擔(dān)工作的經(jīng)驗，技術(shù)水平要達(dá)標(biāo)，且取得過工作資質(zhì)。另外。檔案資料在外包前還要組織團(tuán)隊進(jìn)行分析，找專家聽取意見，對外包商的能力、技術(shù)開展審核，選擇信譽好的公司承接工作。

其次，企業(yè)要與外包商簽訂工作協(xié)議。在協(xié)議內(nèi)部細(xì)化工作的具體方法和內(nèi)容，并提前說明外包工作失敗要承擔(dān)的賠償義務(wù)，使其具有法律效力，以更好地保管檔案信息和資料。

最后，在外包工作開展過程中還要加強監(jiān)督和管理。企業(yè)要健全符合檔案數(shù)字化項目管理的實際規(guī)范，完善檔案數(shù)字化項目安全保障體系，定期派人去監(jiān)督外包工作的進(jìn)展情況，進(jìn)而做好安全防護(hù)管理，提高工作質(zhì)量。

四、結(jié)束語

總而言之，企業(yè)歷史檔案是最重要的信息資源，它能夠減小工作量，提高工作效率，加快檢索和查詢的速度。但是檔案在外包工作中卻容易造成信息的丟失，不利于企業(yè)數(shù)字化硬件設(shè)備的升級。對此，各大企業(yè)一定要做好外包工作，選取合適的外包商，對其開展評定，并在工作中加強監(jiān)管，從而避免外包風(fēng)險，切實管理好企業(yè)的歷史檔案。

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