文/廣東省體育局　黃慶容

運動會檔案管理工作的做法探討

文/廣東省體育局黃慶容

本文通過對第九屆全國運動會、第十六屆亞洲運動會在廣州市成功舉辦的運動會檔案管理工作做法的分析，探討大型運動會檔案管理模式，從收集整理、規(guī)范管理、健全制度、提高人員素質(zhì)、注重學(xué)習(xí)交流、重視歸檔和利用等方面的內(nèi)容，不斷創(chuàng)新和提高檔案管理的做法和成效。

運動會檔案；檔案做法；檔案利用；檔案成效

運動會檔案管理工作是整個運動會的一項重要基礎(chǔ)工作，它不但反映運動會的籌備、組織和開展的全過程，而且對保證體育工作的連續(xù)性和反映體育運動的歷史面貌都具有十分重要的意義。檔案工作是運動會開展過程中一項不可缺少的組成部分，并伴隨著我們今后將承辦更多、更大規(guī)模綜合性體育盛會而發(fā)揮著越來越重要的作用。本文結(jié)合自身工作實際，從如何做好運動會檔案管理工作的角度談幾點粗淺做法和體會，供同行交流探討。

一、舉辦運動會情況

我國是體育強國，我省是體育強省。近些年，多次成功舉辦了大型體育盛會，具備承辦世界大賽的能力，尤其是運動檔案工作有了豐富的經(jīng)驗。如：1987年第六屆全國運動會。2001年第九屆全國運動會。1991年第一屆世界女足錦標(biāo)賽。1999年第十二屆世界青年女子錦標(biāo)賽。2010年第十六屆亞洲運動會。2008年奧林匹克科學(xué)大會等在廣州市成功舉辦。在類似體育盛會中，我們加強了檔案工作的宣傳、培訓(xùn)、管理等，使檔案工作體現(xiàn)出系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理的特點，檔案工作成為運動會的一個重要組成部分。

二、如何做好運動會檔案工作

運動會組委會對檔案工作的重視程度將直接影響到運動會檔案工作的開展，領(lǐng)導(dǎo)充分認識到檔案工作對體育事業(yè)發(fā)展將起到重要作用，我們曾多次舉辦了大型運動會，每次運動會主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作都給予足夠的重視和大力支持，在人力、物力和經(jīng)費上給予保證，使檔案工作在硬件、軟件上首先達到要求，使檔案工作得到快速、全面地開展，保證了檔案工作的順利進行。

（一）檔案工作納入工作日程。運動會組委會對檔案工作給予了高度重視，把檔案工作納入重要工作議事日程，加強對檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的力度，制定檔案工作計劃、方案、工作流程等，精心組織，認真實施，使檔案工作和籌備工作同步進行，規(guī)范檔案工作的流程，加強學(xué)習(xí)和溝通，確保運動會籌備期間所生產(chǎn)的檔案材料收集齊全，歸檔完整。

（二）檔案人員的配備。運動會組委會指定1名領(lǐng)導(dǎo)主管檔案工作，檔案職能部門領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，安排專職檔案員具體負責(zé)檔案工作，并落實到籌委會、組委會、競委會各部門，各部門指定1至2名專（兼）職檔案員，具體負責(zé)檔案工作的收集、整理、分類、歸檔等工作。檔案人員隊伍的組成，有利于保證檔案工作的順利開展。

（三）加大投入，完善設(shè)備。為了確保檔案工作的順利進行，領(lǐng)導(dǎo)高度重視，加大投入，添置了現(xiàn)代化檔案技術(shù)設(shè)備，如檔案工具類，塑管裝訂機（裝訂比較厚的文件），縫紉機（裝訂16頁左右的文件），檔案專用計算機、掃描儀、打印機、數(shù)碼攝像機、刻錄機、檔案專用軟件等辦公自動化設(shè)備，加快了檔案存儲的數(shù)字化，推行了文檔一體化管理，實現(xiàn)了電子文件管理的高科技化。為運動會的檔案工作提供最新技術(shù)支持，使其封閉的模式轉(zhuǎn)向以信息資源管理為主體的現(xiàn)代開放模式，實現(xiàn)了辦公科學(xué)化、自動化的優(yōu)越條件，有效地提高了工作效率。

（四）建立健全規(guī)章制度。運動會檔案管理工作，制定切實可行的檔案工作目標(biāo)，強化檔案工作基本要求和信息資源建設(shè)，健全和完善檔案工作規(guī)章制度，是運動會檔案管理中的根本環(huán)節(jié)。實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，關(guān)鍵在建立健全制度。在全運會、亞運會等大型運動會檔案工作中，我們按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實施辦法》和國家體育總局《大型運動會檔案管理辦法》的要求，并結(jié)合我省體育事業(yè)工作發(fā)展實際，制定了《檔案管理制度》《檔案管理辦法》《電子文件與電子檔案管理辦法》《檔案歸檔辦法》《檔案分類大綱》《文件材料歸檔范圍和保管期限》《檔案查（借）閱制度》《檔案工作保密制度》《檔案管理工作崗位職責(zé)》等，做到了檔案事前、事中和事后管理的各個環(huán)節(jié)有章可循，責(zé)任到人。

三、運動會檔案管理工作的具體做法

運動會從籌備到舉辦結(jié)束，歷經(jīng)幾年時間，籌備過程中形成許多珍貴的文件材料，具有科學(xué)、歷史、文化價值意義，不僅是我省體育事業(yè)發(fā)展的參考價值和文化遺產(chǎn)，也是國家體育事業(yè)的文化財富。這些檔案在今天的實際工作中都體現(xiàn)了特有的價值。

（一）學(xué)習(xí)交流。運動會檔案工作，我們不僅重視計劃的制定，更重視學(xué)習(xí)與交流其它省市的做法與經(jīng)驗。一是在第九屆全國運動期間，省檔案局對大型運動會檔案高度重視并親臨現(xiàn)場進行指導(dǎo)，還安排一些專業(yè)技術(shù)人員在現(xiàn)場指導(dǎo)和協(xié)助做好運動會檔案工作，使檔案工作得到有序進行，起到重要作用。二是運動會組委會組織主要負責(zé)運動會檔案工作的人員前往北京、上海參觀學(xué)習(xí)。三是國家體育總局在廣州市舉行了運動會檔案工作研討會，北京、上海、江蘇、湖南、長春、廣東等分別介紹經(jīng)驗與做法，通過互相學(xué)習(xí)與交流，吸取了運動會檔案工作的好經(jīng)驗、好做法，我們根據(jù)舉辦運動會的工作實際，制定了檔案工作計劃、方案等有關(guān)規(guī)定，不僅保證了運動會檔案工作的順利完成，而且質(zhì)量、效率和標(biāo)準(zhǔn)均達到了較高的水平。

（二）檔案人員培訓(xùn)。各部門指定主管領(lǐng)導(dǎo)和專（兼）職檔案工作人員，具體負責(zé)本部門文件材料的收集工作。由于指定檔案工作人員，平時幾乎都是沒有接觸到檔案工作，對檔案工作不太了解，無知從何入手，為此，我們專門舉辦檔案人員培訓(xùn)班，邀請省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處專業(yè)技術(shù)人員親臨指導(dǎo)并授課，陳述了許多例子，如檔案專業(yè)軟件的操作，檔案盒的填寫，文件的收集、分類、整理等，以直觀、形象的范例為主題進行培訓(xùn)，使大家基本掌握文件材料的收集、分類、整理、歸檔、編目等流程，尤其是對競賽檔案、基建檔案、聲像檔案、照片檔案、實物檔案等有了初步的了解。通過培訓(xùn)，我們培養(yǎng)了一批具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、道德素質(zhì)、創(chuàng)新素質(zhì)、法律素質(zhì)等綜合能力強的檔案管理人員，并逐漸成長為大型運動會檔案管理工作的核心。

（三）檔案材料收集。從運動會籌備到舉辦，各部門所形成的文件材料較多，牽涉面較廣，籌備時間跨度長，如，亞運會從申辦到申辦成功，從舉辦到結(jié)束，歷時6年。為解決檔案人員在收集過程中，由于業(yè)務(wù)水平不一致導(dǎo)致影響工作進展的問題，我們通過溝通和及時解決問題，加強檔案人員專業(yè)知識教育，提高敬業(yè)愛崗的意識，做到統(tǒng)一認識，分工明確、責(zé)任到人，確定收集范圍、收集種類，使整個檔案工作形成一個完整有序、各盡其職、各盡其力的局面。雖然運動會檔案工作量比較繁重，但大家堅持以高度的工作熱情和強烈的責(zé)任感，經(jīng)常加班加點，工作既有耐心又細心，還有默默奉獻的精神，按時、按質(zhì)、按要求完成了各部門文件材料的收集工作，做到文件材料收集完整、齊全。

（四）檔案整理歸檔。運動會文件材料整理、歸檔、編目工作，是以國家體育總局《大型運動會檔案管理辦法》和我省《文件材料歸檔方法改革方案》以及組委會制定的《運動會檔案歸檔實施方案》為標(biāo)準(zhǔn)，按歸檔原則、歸檔要求、歸檔方法等進行整理歸檔。1.檔案分類。按年度—機構(gòu)—保管期限逐級進行分類。2.整理要求。按年度—期限—時間順序，同一活動、同一項目、同一會議形成的文件材料排列在一起。以“件”為單位進行裝訂、編號、編目、裝盒，按各部門順序依次排列。3.歸檔范圍。按照組委會內(nèi)置機構(gòu)和職能，確定本部門的歸檔范圍，分別是辦公室、競賽部、人事部、行政部、新聞宣傳部、電子技術(shù)部、場館建設(shè)部、大型活動部、群眾部、安全保衛(wèi)部、監(jiān)察審計部、青年志愿者服務(wù)部、興奮劑檢測部、市場策劃推廣部、廣播電視委員會、集資委員會、各賽區(qū)籌委會等17個部門。計劃、方案、會議紀(jì)要、開閉幕式程序、講話、總結(jié)、競賽規(guī)程、程序冊、成績冊、圖片、光盤、相片、錄像、錄音、會徽、吉祥物、合同、審計報告、立項計劃、財務(wù)憑證、賬簿、實物等50幾種均屬文件材料歸檔范圍。4.歸檔質(zhì)量。凡是有保存價值的文件材料，在歸檔前做好清理、鑒定、分類、裝訂，遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，對歸檔文件整體質(zhì)量進行檢查、驗收。

（五）檔案移交。運動會形成競賽檔案、基建檔案、照片檔案、聲像檔案、會計檔案、實物檔案等，根據(jù)本省市檔案局（館）要求，分別按照要求進行整理套數(shù)。運動會結(jié)束后，按照規(guī)定時間完成歸檔工作，并按質(zhì)、按量、按時分別移交給省市檔案局（館）或國家體育總局。

四、檔案開發(fā)利用

大型運動會檔案是體育事業(yè)發(fā)展的財富，是無價之寶。檔案不但要保管好，更重要的是要利用好，這環(huán)節(jié)很重要，只有對檔案信息資源進行開發(fā)利用，才能真正體現(xiàn)出檔案的價值，為體育事業(yè)發(fā)展提供科學(xué)化、優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。

（一）檔案信息與編研。我們利用運動會檔案信息資源編寫了《廣東歷屆奧運冠軍》《奧運圣火傳南粵》《盛世中華》等。在編寫過程中，缺少材料和照片，將會影響編輯的真實性和歷史性，我們積極為編寫人員提供編研信息，幫助他們查閱許多珍貴照片、錄音、錄像等。對所需照片進行掃描、翻拍、刻錄，使畫冊的內(nèi)容更具真實、直觀，成為體育事業(yè)發(fā)展科醫(yī)、訓(xùn)練、教學(xué)、宣傳的好素材，檔案的重要性和特有的價值也得到了充分的體現(xiàn)。

（二）檔案信息與研究。多年來，我們?yōu)榭漆t(yī)人員提供相關(guān)領(lǐng)域有關(guān)參考信息分析、研究，為科醫(yī)人員、教練員提供科學(xué)依據(jù)，使運動員得到科學(xué)訓(xùn)練和頑強拼搏的精神。如：歷屆優(yōu)秀運動員參加奧運會、亞運會、世界大賽等各類賽事中均獲得冠軍、打破紀(jì)錄，以及獲得國際級、國家級體育運動健將等突出成績和光榮稱號，為我省體育事業(yè)做出積極貢獻。因此，運動會檔案在體育領(lǐng)域更具有研究性和歷史意義。

五、運動會檔案利用初見成效

加強運動會檔案管理工作，使檔案達到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，為檔案信息資源的開發(fā)利用提高了效率，我們利用現(xiàn)有的檔案信息資源，進行運動營養(yǎng)生化研究、體育發(fā)展規(guī)律研究、科學(xué)技術(shù)研究、科醫(yī)研究等，找出科學(xué)的依據(jù)和規(guī)律，為我省培養(yǎng)優(yōu)秀運動員，彰顯尖子更尖的特點，使運動員從小得到科學(xué)訓(xùn)練和良好的教育方法，我們培養(yǎng)出一批又一批，一代又一代的頂尖運動員，代表廣東、代表中國參加國際大賽，在賽場上表現(xiàn)出更高、更快、更強的頑強拼搏精神，走向世界、走向成功，為他們提供了基礎(chǔ)服務(wù)?？茖W(xué)研究和依據(jù)，使檔案的本質(zhì)特性和根本價值得到體現(xiàn)，檔案利用可以說是初見成效，因此，我深深地體會到檔案工作不僅是為了保管好檔案，而更重要的是要體現(xiàn)出檔案信息資源利用的效果和價值。綜合性運動會多次在廣州成功舉辦，在體育強國、體育強省的建設(shè)過程中，運動會檔案將更具有歷史意義和值得我們探討。

從總體上看，我們有能力、有條件、有技術(shù)、有信心辦好綜合性體育盛會，更有信心、有經(jīng)驗做好運動會檔案工作，努力使自己成為博學(xué)多才，具有現(xiàn)代化管理水平的新時代檔案工作者，進一步推動運動會檔案工作實現(xiàn)新突破、新跨越，希望為我省的體育事業(yè)發(fā)展貢獻自己的微薄之力。

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