文/國藥中生成都生物制品研究所有限責任公司　徐萌萌　聶梓楠　陳鍵

目標管理給辦公室工作帶來的生機與活力

文/國藥中生成都生物制品研究所有限責任公司徐萌萌聶梓楠陳鍵

面對辦公室紛繁瑣碎的工作，合理運用目標管理可以激發(fā)團隊活力，樹立團隊意識；增進彼此感情，消除本位意識；凸顯問題所在，加強危機意識，預判防范風險；掌握重點工作，充分發(fā)揮個人潛能，提升工作效率等，給辦公室工作帶來新的蓬勃生機與活力。

目標管理；辦公室工作

目標管理（Management by Objectives）是管理大師彼得·德魯克于1954年出版的《管理的實踐》一書中提出來的。這種管理既是一種管理原則又是一種管理方式，即根據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃組織運用系統(tǒng)化方式，把各項管理事務展開為有主次的、可控的、高效的管理活動，通過激勵員工共同參與，以實現(xiàn)整體和個人目標的過程。目標管理著重強調(diào)把整體目標轉化為團隊和個人的具體目標，使參與者能清楚了解掌控自身的成績。

一、辦公室目標管理的運用

如何將目標管理運用在辦公室管理中呢？經(jīng)過一段時間的摸索和嘗試，我們初步歸納為三個步驟：

第一步，進行目標設置。這步由辦公室負責人完成，主要確定7項內(nèi)容：1.目標是什么；2.達到什么程度；3.何時完成目標；4.誰來完成；5.采取什么樣的措施、手段、方法；6.配套什么樣的資源和授權；7.如何評價完成情況。其中，目標既可以是針對辦事的業(yè)績型目標也可以是提高個人能力素質的能力型目標，既可能是短期目標也可能是長期目標，但無論哪種形式的目標都應擬定進度計劃表及相應配套資源表。

第二步，目標過程管理。這步由辦公室團隊共同完成。目標管理重視結果，過程中強調(diào)自主、自治和自覺，但并不意味著自由散漫、無章無序，不等于辦公室負責人可以放手不管聽之任之。相反，由于形成了目標體系，一環(huán)失誤，就會牽動全局。因此更需要在目標實施過程中加強管理：首先進行定期檢查，辦公室負責人利用日常的擺談自然地進行信息反饋，糾正偏差。其次辦公室團隊定期通報進度，相互交流，協(xié)調(diào)目標節(jié)點間的合作，在遇到困難時辦公室負責人要及時指導或團隊共同討論，一起解決問題。最后，當出現(xiàn)意外、不可測事件嚴重影響目標實現(xiàn)時，可以采取糾正和預防措施，修訂原定目標。

第三步，總結與評價成果。達到目標預定完成期限后，執(zhí)行目標的團隊人員（個人）對自己應完成的目標首先進行自我評估，然后辦公室負責人與團隊（個人）一起評價目標完成情況，找出成功或失敗的原因，同時討論下一階段目標，開始新循環(huán)。如果目標沒有完成，應認真分析原因，總結吸取教訓，切忌相互指責，始終保持相互信任的環(huán)境。為更好地激勵團隊（個人），可以根據(jù)完成目標的質量，與績效考核掛鉤進行獎懲。

二、目標管理給辦公室工作帶來的新氣象

結合辦公室工作的實際情況，我們設定了提升個人能力的辦公技能操作、組織協(xié)調(diào)、知識拓展等目標；辦會籌辦準備、現(xiàn)場管理目標；辦文時效性、規(guī)范性、準確性目標；辦事全面性、合理性、及時性目標……這些目標既不偏離本職又不好高騖遠難以實現(xiàn)。在一個又一個，一次又一次的目標設定與完成中，辦公室工作逐步展現(xiàn)出了勃勃的生機與新鮮的活力。

工作氛圍變得融洽。由于辦公室的工作分散多頭，雜而無形，經(jīng)?？吹侥阍诿Γ以诿?，人人都在忙，忙什么？不清楚……反而事情一多大家有時就會比較煩躁，為雞毛蒜皮的小事而劍拔弩張，導致辦公室的氣氛緊張，影響工作心情，工作效率自然而然地就降低了。通過目標管理，各自的工作內(nèi)容明確了，交接點界定清楚了，大家避免了像無頭蒼蠅飛來飛去的雜亂無章，相互間的溝通反而更容易、更順暢，大家共同分享成功的喜悅和快樂，共同出謀劃策解決問題和困難，無形中增進了心與心之間的交流，人與人之間的理解與信任。

主動意識顯著增強。面對常規(guī)枯燥重復的工作，辦公室會逐漸呈現(xiàn)出一種“圍繞事務轉，平庸300天”的工作狀態(tài)，這種狀態(tài)就像溫水煮青蛙一樣，人越來越懶散，思想產(chǎn)生了惰性。通過目標管理，每星期、每月、每年的新目標使工作有了新鮮感，按期完成目標不斷產(chǎn)生了成就感，辦公室工作人員也更加關注領導、部門、基層等主要服務對象的所思、所想、所急、所需，工作思維也從“領導交辦，辦完就好”開始向“怎樣去辦、辦就辦好”轉變，相互間也變得能主動配合、主動補位，領導交辦的事情也能在第一時間積極響應完成，不再需要催促。真是印證了俄國哲學家車爾尼雪夫斯基說的一句話： “沒有目標，哪來的勁頭？”

個人能力明顯提升。有人說辦公室人員是“萬金油”：動手能干、張嘴能說、提筆能寫?？蛇@些看似簡單、人人都會的能力想要運用好，應用的得心應手，卻并不是一件容易的事兒，因為這需要不斷地提高政治理論素養(yǎng)和專業(yè)知識、操作技能，需要細致周全的計劃性，需要吃透上情、了解外情、熟悉內(nèi)情的預見性……通過目標管理，我們根據(jù)每位辦公室人員工作性質和崗位職責量身訂制了學習內(nèi)容和培訓項目，經(jīng)過一段時間的堅持不懈，大家銳意進取的學習能力、勝任崗位的工作能力以及積極高效的實踐能力明顯增強。

工作質量顯著提高。雖然辦公室的辦文、辦會、辦事工作有規(guī)范化管理、標準化操作、程序化運行、制度化監(jiān)督，但還是會存在磨洋工、常返工、微過細故的情況。通過目標管理，辦公室工作日趨規(guī)范，運轉更加有序，政令更加暢通，基本消除了漏辦、滯辦、錯辦現(xiàn)象，形成了強服務意識、明確責任、高效運轉、靈敏反應的工作模式，有力提升了工作效能和服務水平，提高了領導和職工對辦公室工作的滿意度，實現(xiàn)了“凡事有人負責、凡事有人監(jiān)督、凡事都有結果”的目標。

美國“鋼鐵大王”安德魯·卡耐基說：“如果你想要快樂，設定一個目標，這個目標要能指揮你的思想，釋放你的能量，激發(fā)你的希望?！碑斵k公室每個人有了自己的目標后，工作的心情變得愉悅順暢，工作的態(tài)度變得樂觀向上，工作的質量變得高效出色，整體素質大幅提升。通過目標管理給辦公室工作帶來了新的氣象，形成了新的良性循環(huán)，相信在不久的將來必定能鍛造出一支自律自強、服務熱情、辦事高效的辦公室隊伍。