李繼軍

高等院校增強檔案收集工作的策略分析

李繼軍

隨著人類進入知識時代，人才的作用日益凸顯，各個高等院校都在加大對人才的挖掘與培養(yǎng)力度，提升師生整體的素質(zhì)與水平，不斷提升高校學(xué)生的整體能力，增強高校自身的科研能力與教學(xué)水平。在這一背景下，本文旨在結(jié)合當今檔案收集工作的實際，對高校的檔案收集工作進行探討與分析，為高校的檔案收集工作改進提供一定的借鑒經(jīng)驗，為日后有效地增強高校檔案收集工作提供一定的理論支持。

檔案作為高校各類管理活動的真實記錄，同時也是對自身發(fā)展的階段性回顧，是高等院校群體文化和發(fā)展模式的科學(xué)規(guī)劃，是完善自身、科學(xué)發(fā)展的一種重要的途徑。高校需要適應(yīng)時代的要求，根據(jù)現(xiàn)實的要求，不斷調(diào)整檔案收集工作的重點，尋找檔案收集工作的新途徑，逐漸形成科學(xué)高效的高等院校檔案收集新模式，從而推動高等院校檔案管理工作的順利進行。

1 檔案收集在高校開展的必要性

1.1 對高校檔案的科學(xué)收集是我國法律提出的客觀要求。相關(guān)法律要求，學(xué)校要依法對檔案進行科學(xué)高效的整理，并且規(guī)定高等院校應(yīng)重視檔案收集重要性的宣傳，從思想層面提高學(xué)校師生對檔案收集重要性的認識，并根據(jù)高等院校工作的實際情況，定期制定檔案收集計劃，對檔案收集工作進行一定的梳理與總結(jié)，對檔案收集工作中表現(xiàn)出來的難點，在新的工作計劃中進行重點突破，深化檔案收集工作，使得高等院校的檔案收集工作科學(xué)高效地進行，為檔案的合理使用奠定堅實的基礎(chǔ)。

1.2 檔案收集作為一種信息收集與分析，在實踐中有著十分重要的作用。高等院校作為我國教育體系中的重要一環(huán)，其在國家發(fā)展過程中扮演著重要角色，因此更需要對檔案進行合理的利用，將檔案收集與高校學(xué)術(shù)氛圍的養(yǎng)成，教學(xué)質(zhì)量的提升以及校園文化的構(gòu)建有機地結(jié)合起來。在檔案收集環(huán)節(jié)，對于高校的發(fā)展進行階段性的回顧，對自身發(fā)展的優(yōu)勢與短板進行科學(xué)的認知，制定出科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，以此為起點，不斷強化自身的發(fā)展優(yōu)勢，保證高校發(fā)展的良好勢頭，提升高校自身的生存空間，提升高校自身的教學(xué)質(zhì)量與科研能力，從而為國家培養(yǎng)出更多優(yōu)秀人才?？梢哉f，檔案收集是我國高等院校進行自身科學(xué)總結(jié)，明確優(yōu)勢與短板的重要方式，也是高校明確自身發(fā)展方向，獲得生機與活力的重要手段。

1.3 高校文化的構(gòu)建與高校檔案收集之間存在千絲萬縷的聯(lián)系，高校文化作為一種文化生態(tài)，對于學(xué)生的日常學(xué)習(xí)與高校自身的發(fā)展有著十分重大的作用，檔案收集工作能夠讓我們對學(xué)生的文化素質(zhì)、生活習(xí)慣有一個較為全面的了解，為學(xué)生的選撥與培養(yǎng)提供一個科學(xué)的標準，從源頭上構(gòu)建起獨特的校園文化環(huán)境，而這種獨特的校園文化形成之后，又會對學(xué)校與學(xué)生產(chǎn)生深遠持久的影響，發(fā)揮著重要的作用。

2 新背景下進行檔案收集的原則

2.1 遵循制度化的原則。高等院校在檔案收集的實際工作中，要將檔案收集制度化，實現(xiàn)檔案收集責任制，采用科學(xué)的檔案收集手段，建立起一個高效的檔案收集體系，并將檔案收集作為檔案管理工作考核的重要內(nèi)容。

2.2 遵循高效化的原則。檔案收集作為時效性較強的工作，需要我們在較短時間內(nèi)，以較快的速度來完成，來滿足高校檔案管理體系的客觀要求。這就需要我們借助信息技術(shù)對檔案進行高效的整理，利用計算機技術(shù)，對學(xué)生檔案進行持續(xù)的更新與完善，大大增強我國高等院校檔案收集工作的時效性，并在此基礎(chǔ)上，對檔案進行科學(xué)的分類，便于高等院校對檔案的使用，為檔案的科學(xué)使用奠定堅實的基礎(chǔ)。

2.3 遵循法理性的原則。近些年來，國家將檔案管理工作放在一個十分重要的位置上，加強了對檔案收集工作的立法。在這一背景下，要求高等院校在檔案收集的實際工作中，嚴格遵守國家相應(yīng)的法律法規(guī)，以法律來規(guī)范自身的檔案收集工作。這為我國高等院校的檔案收集工作提供了一定的標準，保證檔案收集工作的順利進行，同時也為普通公民維護自身的合法權(quán)益提供法律依據(jù)，保證我國檔案收集整理工作的持續(xù)進行。

3 高等院校增強檔案收集的途徑與方法

3.1 科學(xué)調(diào)整歸檔的范疇，拓寬檔案收集的范圍。歸檔范疇作為檔案收集的重要手段，能夠?qū)n案收集的范圍進行科學(xué)的判定。由于我國教育體系正處于改革階段，高等院校的教育職能也在不斷發(fā)生改變，為了適應(yīng)這種變化，檔案收集人員要以更為辯證的方法來進行歸檔調(diào)整，從而保證檔案收集的合理性與科學(xué)性。這種做法使得檔案收集能夠滿足高校自身發(fā)展的需要，能夠適應(yīng)我國教育改革的步伐。

3.2 將更為先進更為高效的檔案收集方法與手段引入到檔案收集的實踐活動中，要充分利用信息技術(shù)與計算機技術(shù)等技術(shù)手段。在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，對檔案進行分類收集與整理，并編寫更為全面更為實用的檔案檢索方式，便于我們對檔案進行整理完善，防止出現(xiàn)檔案收集遺漏或者重復(fù)的現(xiàn)象，同時也方便檔案的利用。

3.3 定期進行檔案整理，確保檔案收集的簡潔明了。檔案收集雖然要遵循齊全完整的原則，避免信息的遺漏，但是這并不意味著對每一條信息的詳細記錄。檔案收集與記錄的信息應(yīng)該適中，既能夠反映學(xué)校自身發(fā)展的情況，又不能過于繁瑣，影響到正常的查閱，這就需要我們在檔案收集的過程中，定期對檔案進行科學(xué)的整理，在不影響檔案管理的情況下，對于一些無用信息進行刪除，降低檔案收集工作的強度，保證檔案收集工作的順利進行。

[1]袁琳.試論高校檔案數(shù)字化建設(shè)[J].黃岡師范學(xué)院學(xué)報,2014(3)

[2]羅竹蓮.略論文件收集渠道方法及其它[J].北京檔案,2014(2）

[3]饒永.簡論高校檔案數(shù)字化建設(shè)[J].電子科技大學(xué)學(xué)報社科版,2015(6)

（作者單位：湖北科技學(xué)院437100）