袁海霞

摘 要：紙質(zhì)檔案是企業(yè)檔案種類的重要組成部分，雖然很多企業(yè)開始建設(shè)、完善了電子檔案系統(tǒng)，但是，很多重要的經(jīng)營(yíng)管理痕跡，例如國(guó)家方針政策文件原件，與客戶簽署的一系列經(jīng)濟(jì)合同等，目前還是以紙質(zhì)材料出現(xiàn)。這些對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展具有重要保存價(jià)值與參考依據(jù)的重要檔案材料，企業(yè)通常都會(huì)進(jìn)行歸檔處理。在我國(guó)，企業(yè)檔案管理工作發(fā)展了數(shù)十年之久，筆者針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作中呈現(xiàn)出的弊端，結(jié)合企業(yè)檔案收集與管理的實(shí)際需要，借本文表述自身對(duì)于紙質(zhì)檔案收集工作創(chuàng)新的思路。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;收集與管理;創(chuàng)新思路

一、前言

在企業(yè)檔案越來越被重視的今天，所有大中型企業(yè)都建立有自己的檔案管理部門。筆者認(rèn)為，企業(yè)檔案收集工作是不僅可以解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理的一項(xiàng)重要和基本內(nèi)容。也就是說，把分散在企業(yè)內(nèi)部職能部門和個(gè)人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保管起來。

二、檔案收集工作的內(nèi)容及對(duì)象

檔案收集工作是檔案管理工作的起點(diǎn)，就是按照黨和國(guó)家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各部門、個(gè)人手中有價(jià)值的檔案分別集中到各有關(guān)檔案室和各級(jí)檔案室的工作。筆者認(rèn)為，檔案收集工作的內(nèi)容主要包括三個(gè)方面：一是本企業(yè)需要?dú)w檔檔案的接收工作。企業(yè)各部門辦理完畢的文件是檔案室檔案的主要來源，建立健全企業(yè)內(nèi)文件材料的歸檔工作制度是企業(yè)檔案部門開展檔案收集工作的主要途徑。二是對(duì)企業(yè)各部門和撤銷部門具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作。接收現(xiàn)有部門和撤銷部門的檔案，特別是接收現(xiàn)有部門的檔案，是企業(yè)各級(jí)綜合檔案室收集工作的經(jīng)常性任務(wù)。三是對(duì)企業(yè)歷史檔案的接收和征集工作。

筆者認(rèn)為，檔案工作的對(duì)象是檔案，檔案收集的齊全與否，會(huì)直接影響檔案工作其他環(huán)節(jié)，尤其是直接影響到社會(huì)各方面對(duì)企業(yè)檔案的有效利用。收集工作是檔案室要貫徹集中統(tǒng)一、分級(jí)管理原則的重要措施，檔案對(duì)國(guó)家規(guī)定應(yīng)該歸檔的各種門類和載體的檔案，不得分散保存，任何個(gè)人更不能據(jù)為己有。只有通過行之有效的檔案收集工作，才能把檔案室集中到各下屬單位和部門檔案室，形成統(tǒng)一的檔案信息保管基地，實(shí)行集中統(tǒng)一，分級(jí)分專業(yè)科學(xué)管理。

三、企業(yè)檔案收集工作的價(jià)值及意義

在檔案管理工作中，收集工作是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件。檔案數(shù)量的多少?zèng)Q定檔案工作規(guī)模的大小，檔案的質(zhì)量高低決定檔案工作的水平高低。檔案室所管理的檔案是靠收集工作所取得的，只有收集工作搞好了，才能有效地開展整理、鑒定、保管、編研等工作，檔案工作才能存在并得到發(fā)展。與此同時(shí)，收集工作也是衡量檔案室工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺。收集工作是檔案是取得檔案的手段，收集工作的效果決定檔案室室藏檔案的數(shù)量多少與質(zhì)量高低。

除了上述這些，檔案收集更是貯存檔案信息資源的重要途徑，是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段，是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，是決定檔案存在和發(fā)展的前提條件。總之，檔案收集是檔案業(yè)務(wù)管理工作的首要環(huán)節(jié)，是檔案室工作的起點(diǎn)。

四、檔案收集工作體系建立完善的思路

檔案室的檔案主要來自四個(gè)方面，一是接收現(xiàn)有各部門的檔案，二是接收撤銷部門的檔案，三是征集歷史檔案，四是檔案室之間交換檔案。

筆者認(rèn)為，要保證企業(yè)檔案征集工作的實(shí)效，必須從制度上完善檔案征集工作。使得工作有思路可循，有力度執(zhí)行。首先，要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的高度忠實(shí)和相關(guān)政策，加大項(xiàng)目爭(zhēng)取力度，為檔案室工作發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。其次，要深入開展檔案法制宣傳教育。檔案部門要采取多種形式，廣泛宣傳檔案法律、法規(guī)、規(guī)章，進(jìn)一步提高廣大干部群眾貫徹執(zhí)行檔案法律、法規(guī)的自覺性，提高全社會(huì)對(duì)檔案工作的支持度和參與度，營(yíng)造有利于檔案事業(yè)發(fā)展的良好氛圍。

再次，要加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法，要將檔案行政執(zhí)法檢查作為依法管理檔案事業(yè)的重要手段，并使之經(jīng)常化、制度化，檔案部門要配合上級(jí)主管部門組織檔案行政執(zhí)法檢查，對(duì)出現(xiàn)問題的及時(shí)整改提高，切實(shí)改變檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)和落后面貌。最后，要高度重視檔案安全保管和有效利用，各級(jí)檔案室要建立檔案信息安全保障體系，做好檔案信息的備份工作，同時(shí)要完善保護(hù)措施，及時(shí)消除隱患，嚴(yán)格管理制度，正確處理檔案安全和方便利用的關(guān)系，嚴(yán)把檔案利用關(guān)。

五、企業(yè)檔案收集工作的具體要求

企業(yè)檔案收集工作的基本要求是加強(qiáng)檔案室外業(yè)務(wù)工作的調(diào)查與指導(dǎo)，保證歸檔和接收進(jìn)室檔案的齊全完整，維護(hù)全宗和全宗群的不可分散性，實(shí)現(xiàn)入室檔案的標(biāo)準(zhǔn)化。

1.加強(qiáng)檔案室外業(yè)務(wù)工作的調(diào)查與指導(dǎo)

筆者認(rèn)為，檔案收集工作要解決檔案的分散形成與集中管理的矛盾，這就要求在收集工作中必須重視室外檔案業(yè)務(wù)工作的調(diào)查，掌握收進(jìn)檔案等方面的信息，以便科學(xué)地安排和指導(dǎo)檔案移交工作。檔案室在接收檔案前，應(yīng)當(dāng)對(duì)確定進(jìn)室的檔案進(jìn)行基本情況的調(diào)查與分析，協(xié)同檔案行政管理部門制定相應(yīng)的辦法，對(duì)有關(guān)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督，指導(dǎo)與檢查，提高組卷與初步鑒定的質(zhì)量，做好歸檔與進(jìn)室的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

2.維護(hù)全宗和全宗群的不可分散性

全宗是一個(gè)單位檔案的整體，一個(gè)企業(yè)的各項(xiàng)工作活動(dòng)不是孤立進(jìn)行的，相互之間有著密切的聯(lián)系，在工作中形成的文件材料，無論從來源、內(nèi)容、形式，時(shí)間等方面都存在著固有的聯(lián)系，是一個(gè)不可分割的整體。作為一個(gè)全宗，集中在一個(gè)機(jī)關(guān)檔案室或檔案室，不允許人為地分割。

六、企業(yè)檔案整理、歸檔的步驟

從檔案整理、歸檔工作來看，首先應(yīng)當(dāng)按歸檔范圍收集文件材料，先到企業(yè)最高行政管理部門拿回本單位、本部門頭年制發(fā)的文件材料，收集本單位、本部門及各寫書機(jī)構(gòu)應(yīng)歸檔的其他文件材料。其次，應(yīng)當(dāng)檢查文件材料的質(zhì)量，一是看文件的正本，附件、簽發(fā)單，定稿是否齊全，是否為原件，二是看字跡材料是否符合要求，歸檔文件的字跡材料最好使用墨、墨汁、碳素墨水、黑色油墨等材料，允許采用彩色油墨，藍(lán)黑墨水，印泥等字跡材料，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)決杜絕使用純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆油、印臺(tái)油、鉛筆、光敏紙、傳真件等字跡材料，凡使用此類字跡材料制作的文件材料，均須復(fù)制后連同原件一并歸檔。

除了上述這些，在企業(yè)檔案整理、歸檔的過程中，還應(yīng)當(dāng)確定相關(guān)文件材料的年度，要正確判定歸檔文件的時(shí)間，并歸入相應(yīng)年度，歸檔文件的年度確定有如下三種情況：一份文件做一件時(shí)按簽發(fā)年度確定;成套性的文件按文件辦結(jié)年度確定;幾份文件作為一件時(shí)年度的確定。這些都要依據(jù)實(shí)際工作的需要及本企業(yè)長(zhǎng)期以來形成的檔案保管流程，嚴(yán)格按照規(guī)定做好登記、整理、歸檔工作，確保檔案歸檔環(huán)節(jié)有據(jù)可依，使之走向完善、科學(xué)化。