[摘 要]電子文件是指在數字設備及環(huán)境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。在電子信息技術飛速發(fā)展的時代，信息技術的發(fā)展和應用給檔案管理工作帶來了全新型網絡化辦公方式。同時也給電子文件與傳統(tǒng)的紙質文件如何規(guī)范管理帶來了新的研究課題。

[關鍵詞]無紙化辦公；歸檔管理；技術應用

當今計算機信息技術的飛速發(fā)展，為檔案管理工作現代化提供了廣泛的應用空間，同時也對檔案管理規(guī)范工作提出了更高的要求。那么如何應用現代信息技術促進檔案的規(guī)范管理，如何有效地提高檔案管理效率？針對上述問題，下面就“無紙化辦公”給電子文件歸檔管理的現狀及對策進行了探析。

一、OA的概念及OA產生的背景。

辦公自動化是Office Automation的縮寫（簡稱OA系統(tǒng)），是一種技術，是一個軟件，是一個高科技平臺，是一種現代辦公環(huán)境，是一個涉及諸多方面的系統(tǒng)工程，利用技術的手段提高辦公效率，進而實現辦公的自動化處理。在計算機技術的推動下，我國事業(yè)單位的檔案管理開始偏向于電子文件管理。經過最近幾年的推廣運用，事業(yè)單位開始意識到電子文件的便捷性、安全性、可靠性，文檔管理人員只需在電腦上操作則可自動生成表格。

隨著科技的進步，信息科學和計算機的廣泛應用，辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）在黨政機關、企事業(yè)單位工作中推廣普及。在辦公自動化環(huán)境下進行大量的文件處理等，由此產生了大量的電子文件，如何收集、整理、保管和利用這些電子文件，是新時期檔案管理工作者所面臨的一個重要課題。

二、OA電子文件歸檔管理的現狀

自新型的文件形式推廣運用后，事業(yè)單位對OA電子文件的運用更為普及，也給事業(yè)單位內部日常管理工作創(chuàng)造了有利的條件。而為了讓OA電子文件發(fā)揮更好的作用，檔案管理人員必須要深入分析這種電子文件使用存在的問題，及時改進調整后讓電子文檔發(fā)揮出更大的功能作用。雖然各事業(yè)單位的辦公自動化水平不斷提高，但在電子文件的歸檔管理方面還普遍存在著一些不足。目前我國OA電子文件歸檔管理工作存在的問題主要有以下幾點：

（一）對歸檔工作認識不足

很多單位缺乏對歸檔管理工作的認識。電子文件的制作直到歸檔的各個環(huán)節(jié)管理都比較混亂，有的是職責沒有明確，個別檔案人員認為歸檔工作應該是信息部門負責，因而不愿接受文秘人員遞交的電子文件；有的是工作人員缺乏重視，覺得沒必要歸檔，或是沒必要重視歸檔管理，使得電子文件歸檔工作不規(guī)范，導致文件丟失、損壞等現象時有發(fā)生。

（二）檔案管理和OA系統(tǒng)不兼容

OA系統(tǒng)僅僅是計算機軟件上的配置構成，其必須要符合計算機硬件設備的要求才能發(fā)揮操作性能。檔案管理和OA系統(tǒng)的不兼容表現在兩個方面，首先，硬件設備上，事業(yè)單位采用的計算機及其外圍設備難以滿足OA系統(tǒng)運行的要求，如：信息處理速度、主機運行速率等，這些都阻礙了OA系統(tǒng)的正常運行；其次，軟件設備上，還有很多單位的檔案管理系統(tǒng)不能夠與OA系統(tǒng)兼容，而且二者分屬不同的部門正常歸檔工作復雜化，而各類軟件安裝使用不到位也阻礙了系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

（三）缺乏健全的歸檔管理制度

良好的管理制度是事業(yè)單位日常經營有序進行的保證，也是事業(yè)單位擴大經營規(guī)模的基本條件。對于OA系統(tǒng)及其相關文件的運用，事業(yè)單位要采取綜合性的歸檔管理制度，引導內部職員開展歸檔管理工作。雖然國家已經頒布了相關的制度規(guī)范，但很多單位還是沒有建立規(guī)范、完善的管理制度，也沒有先進的管理方法，使得歸檔管理工作比較混亂。難以控制的混亂局面使得檔案管理效率降低，這導致歸檔信息的完整性、準確性難以得到有效的保障，而且影響了電子文件的使用。

（四）存儲載體的不安全性

許多電子文件進行邏輯歸檔后存儲于服務器中，或被存儲于光盤等介質中歸檔，而這些存儲載體一旦損壞，許多為不可修復的，因此電子文件就會被破壞，甚至全部丟失。

三、OA電子文件歸檔管理的措施

（一）健全電子文件管理制度

電子文件作為新生事物，不僅有著便捷等種種優(yōu)勢，也由于其易修改、易丟失等特點需要工作人員特別的加以重視。在管理上首先應明確電子文件處理流程、各部門職責、歸檔范圍等，只有妥善的做好電子文件歸檔管理工作才能保證電子文件的完整、準確、安全，才能及時、便捷的為單位的日常工作提供信息的支持；其次，檔案工作人員要認識到自身工作的重要性，做好檔案工作不僅是檔案人員的責任，更是為單位做貢獻的基本方式，是體現自身價值的根本途徑。有效防范電子文件被非法訪問和隨意修改，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全性和保密性。同時系統(tǒng)管理員采取實時監(jiān)控、定期備份等措施，防止系統(tǒng)中數據的丟失和被非法使用，確保系統(tǒng)安全和正常使用。

（二）檔案管理人員全程參與電子文件管理

檔案人員要更為熟悉檔案工作，所以要建立以檔案人員為主的歸檔工作隊伍，并吸收一些責任心強、素質好并熱心檔案工作的計算機、信息管理等方面人才，以保證歸檔工作的順利進行。軟件公司在機構編制OA系統(tǒng)時，從前期的功能需求調研到試運行和驗收，到檔案管理人員全程參與，根據電子文件歸檔管理要求對系統(tǒng)設計提出具體要求，并根據實際操作情況由軟件公司進行不斷完善。同時各部門設兼職檔案員對本部門的電子文件處理進行跟蹤工作人員從文件擬寫、核稿、制發(fā)、歸檔各環(huán)節(jié)進行嚴格把關，并對處理流程進行實時跟蹤監(jiān)督。辦公室綜合檔案員按規(guī)定時限接收各職能部門移交的電子文件，并進行鑒別后正式歸檔，實現對電子文件進行全過程管理。因此要提高檔案人員的素質，檔案人員要在重視自身工作的基礎上，積極學習電子文件歸檔管理的相關知識和技能，主動的去學習新的經驗和工作方法，檔案部門要根據實際情況積極開展培訓工作，鼓勵檔案人員不斷提高專業(yè)能力，幫助其盡快的熟悉、掌握OA系統(tǒng)，以切實做好歸檔工作。

（三）保證電子檔案的安全

由于電子文件存儲的特殊性質決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲在電腦服務器硬盤中，為保證電子文件的安全性，避免由于計算機網絡、病毒以及人為錯誤操作對電子文件造成破壞或丟失，最重要的工作就是數據備份和恢復工作。數據備份包括對數據庫的備份和對電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設定的時間段自動備份和增量備份，而且還需要對備份的數據進行刻錄保存，有條件的還可以進行異地備份，保證檔案數據和電子文件的絕對安全。

首先，要做好日常歸檔管理工作，遵循按時歸檔、歸檔文件核對鑒定等原則，積極采取有效的歸檔管理措施，防止出現電子文件錯亂或人為刪改等現象；其次，要設專人負責檔案系統(tǒng)的實體安全，每天對庫房溫濕度等環(huán)境因素進行調控，保證系統(tǒng)設備的運行安全；再次，要保證系統(tǒng)軟件的安全，通過登錄權限等對人員操作進行限制，在計算機上安裝防火墻和殺毒軟件，并及時更新，不使用外來的光盤等存儲介質，以保證系統(tǒng)的安全運行；最后，要做好檔案的備份工作，通過數據庫備份，并重視電子文件載體的質量以提高文件存儲的壽命等方式來保證文件的存儲安全。

三、結束語

只有充分認識OA系統(tǒng)中電子文件的特征，針對各單位的辦公自動化環(huán)境電子文件歸檔管理中存在的具體問題，完善OA系統(tǒng)電子文件歸檔管理制度，重視電子文件管理人員的培養(yǎng)，加強對操作者權限的控制，實現對電子文件的全過程管理，并保持與紙質文件的同步歸檔，才能切實做好OA系統(tǒng)中電子文件的歸檔管理工作。面對網絡化“無紙化辦公”給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)，檔案管理部門領導要從思想上高度重視，行動上積極支持，經費上大力投資。檔案管理者要恪盡職守，精通檔案管理和“無紙化辦公”業(yè)務，為機關辦公自動化積極工作，不懈努力。我們相信隨著電子信息技術的飛速發(fā)展，“無紙化辦公”將為檔案管理工作帶來重大變革，同時也為檔案資源的自動化管理注入新的活力和生機。

參考資料：

1.楊公之主編.《檔案信息化建設導論》[M].北京：中國檔案出版社，2001年9月第1版。

2.楊公之主編.《檔案信息化建設實務》[M].北京：中國檔案出版社，2003年8月第1版.

3.GB/T18894—2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》.

4.馮惠玲主編.《電子文件管理教程》[M].北京：中國人民大學出版社，2001年8月第1版.

5.《電子文件管理理論與實踐》（科學出版社，主編：劉家真）

6.《電子文件管理基礎》（中國檔案出版社，主編：丁海斌、趙淑梅）

作者簡介：朱志強（1984-），男（漢族），黑龍江大慶人。館員，學士，2006年畢業(yè)于在黑龍江八一農墾大學，主要從事機構編制檔案管理。