文/新疆維吾爾自治區(qū)衛(wèi)生和計劃生育委員會 楊靜

關(guān)于檔案信息化管理的實踐與思考

文/新疆維吾爾自治區(qū)衛(wèi)生和計劃生育委員會 楊靜

【摘要】本文探討和研究了檔案信息化管理中現(xiàn)有的問題，對于提高信息化管理建設(shè)拋出了自己的意見和觀點，目的在于加速和推動檔案工作的信息化、數(shù)字化、智能化的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；措施；問題；信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展進步，整個社會在提高檔案工作的信息化管理問題上都應(yīng)做出努力，進而讓管理工作能夠沿著更大、更強的時代化方向前進?，F(xiàn)在檔案管理信息化建立過程中發(fā)現(xiàn)了諸多問題和一些缺陷，此文將對上述方面進行大致的剖析和總結(jié)，并且嘗試提出一些對策，從而有效地完善檔案管理的信息化，并且促進其不斷發(fā)展壯大。

一、檔案信息化管理中的問題

當(dāng)今社會的檔案管理信息化發(fā)展中存在著各種漏洞，絕大多數(shù)部門的缺點和問題表現(xiàn)為以下幾個方面。

（一）缺乏完善的信息化管理制度機制。包含面廣、信息量龐大、管理繁瑣等是檔案管理部門日常工作面對的主要問題，特別是涉及到規(guī)模大的部門時。這些工作涉及到對多種行政文書檔案資料的統(tǒng)籌，對各種專業(yè)性工程在各方面的數(shù)據(jù)資料、合同、規(guī)劃方案等進行管理，并且還涉及到基建、會計、科研、設(shè)備等有關(guān)方面信息的檔案。在衛(wèi)生檔案管理領(lǐng)域，涉及到各級衛(wèi)生行政管理部門和各醫(yī)療、疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、科研、血站、婦幼保健及社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)等機構(gòu)在機構(gòu)設(shè)立、人員管理、經(jīng)費和各類設(shè)施等方方面面。諸多方面的因素致使檔案管理工作在實現(xiàn)信息化建設(shè)路途中缺少合適的管理制度及機制，進而致使相關(guān)人員在進行檔案管理工作時常常會出現(xiàn)各種問題，最終使信息系統(tǒng)管理工作進行的不順暢，導(dǎo)致建檔的質(zhì)量低下。

（二）缺乏先進的信息化管理理念。當(dāng)今，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理和手工管理形式仍然在國家的檔案管理方面占據(jù)多半江山，并且管理理念不能與時俱進，缺少對檔案數(shù)字化信息管理的認識。同時，由于長期受到計劃經(jīng)濟的影響，導(dǎo)致有些單位對檔案管理工作的重視不足，缺乏對檔案工作的正確認識，管理人員思想僵化、墨守成規(guī)，缺乏革新精神，對新知識、新技術(shù)、新模式的接受度不高，從而在思想上嚴(yán)重阻礙了檔案信息化管理建設(shè)工作的開展。

（三）缺乏高素質(zhì)的檔案工作人員。當(dāng)今，由于傳統(tǒng)觀念的束縛以及認識不到社會經(jīng)濟條件的改變，導(dǎo)致了相關(guān)管理人員業(yè)務(wù)能力差、能力低、管理水平低，尤其體現(xiàn)在某些企事業(yè)單位中，進而阻礙了檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展。

二、加強檔案管理信息化建設(shè)的措施

考慮到當(dāng)今阻礙檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展中出現(xiàn)的各種障礙，各行各業(yè)若想加強和提升自身檔案管理方面的水平，可采納以下幾個措施，具體措施如下:

（一）建立健全檔案信息化管理的制度體系。各行業(yè)應(yīng)該制定并完善相關(guān)的信息化管理制度體系，進而達到科學(xué)、合理、實際、高效的目的。管理體制應(yīng)進一步標(biāo)準(zhǔn)化，對有關(guān)的電子檔案工作進行合理的細化，并且提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)流程的操作規(guī)范及熟悉度。與此同時，還要加強安全管理措施的制定，尤其是電子檔案方面，更要加強來自網(wǎng)絡(luò)方面的防范，從而更好地保障各類檔案文件的完整性、安全性和有效性。

（二）積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，強化信息化管理意識。社會各界必須改變已往傳統(tǒng)的檔案管理方式和觀念。同時，還應(yīng)大膽提出新的管理模式，讓現(xiàn)代化、數(shù)字化的檔案管理概念深入相關(guān)人員的內(nèi)心，并且提供相關(guān)管理模式信息化管理系統(tǒng)。在思想意識方面加大重視力度，為此應(yīng)強化相關(guān)人員的思想觀念，使他們認識到檔案工作的重要性，加大對檔案信息化管理工作的資金、技術(shù)和人員投人，促進相關(guān)管理內(nèi)容的成功進行。

（三）加強綜合型人才隊伍的建設(shè)。綜合性的人才在當(dāng)今社會左右著檔案信息化管理系統(tǒng)的制定與執(zhí)行。為此，在相關(guān)的管理工作方面，一定要重視并且培養(yǎng)綜合性人才。衛(wèi)生行政部門可以通過定期、不定期的職業(yè)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員在管理信息化方面的知識和意識，完善人員的檔案知識、計算機技術(shù)能力以及管理方面的相關(guān)知識。鑒于當(dāng)今社會發(fā)展的瞬息萬變，故而應(yīng)不斷提高這些人才的業(yè)務(wù)能力、技術(shù)水平、職業(yè)素養(yǎng)，打造出一支專業(yè)化、綜合化的檔案管理人才隊伍，從而有利于實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。

（四）加大硬件設(shè)施的現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理的信息化不僅應(yīng)具備人才等軟件，而且一定要配備現(xiàn)代化設(shè)備當(dāng)做硬件，因此，在管理過程中應(yīng)充分借助縮微技術(shù)、現(xiàn)代科技、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等當(dāng)代先進技術(shù)，更好地為檔案管理提供服務(wù)，進而推進檔案信息化建設(shè)的進程。有了各個軟件和硬件的同時，社會各界應(yīng)該做到：加強對相關(guān)工作的資金投入，重視對檔案部門的管理。進而進一步實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。

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