文/山東省成武縣體育發(fā)展辦公室 周向華

體育檔案管理的現(xiàn)代化研究

文/山東省成武縣體育發(fā)展辦公室 周向華

【摘要】本文首先闡述了體育檔案管理存在的問(wèn)題，并提出實(shí)現(xiàn)體育檔案管理現(xiàn)代化的具體方法和體育檔案管理現(xiàn)代化的策略，旨在為體育檔案管理提供科學(xué)依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】體育；檔案；管理；現(xiàn)代化

隨著辦公自動(dòng)化和CAD計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)的普及,越來(lái)越多的與體育相關(guān)活動(dòng)的記錄將產(chǎn)生于電子工作環(huán)境中,電子文件的形成,使體育檔案載體形態(tài)發(fā)生了很大的變化,出現(xiàn)了像電子材料、磁性材料、光電材料、光學(xué)材料等載體的文獻(xiàn)。面對(duì)這些新載體的出現(xiàn)，在體育檔案的保存過(guò)程中，應(yīng)建立完整信息保存途徑，通過(guò)完善信息檔案管理的制度，使體育檔案管理走向現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，有效提高體育檔案的工作效率，確保體育檔案的真實(shí)性、有效性、準(zhǔn)確性，為提升我國(guó)體育檔案管理機(jī)制，提高檔案管理能力服務(wù)，將有助于體育檔案利用價(jià)值的最大化。

一、體育檔案管理存在的問(wèn)題

（一）標(biāo)準(zhǔn)混亂以及發(fā)展存在差異性。在體育部門，一部分已經(jīng)進(jìn)行了檔案原文的計(jì)算機(jī)檢索和存儲(chǔ)，還存在一些單位檔案計(jì)算機(jī)管理主導(dǎo)是目錄管理，僅僅當(dāng)作憑證文件，存儲(chǔ)要求對(duì)原文進(jìn)行查閱。為此，大部分的體育檔案管理依舊處于單純的登記、搜集整理的階段，體育檔案缺少再生價(jià)值。

（二）不完善的檔案管理制度。體育檔案管理由于較晚起步，因而缺少完善的制度。從某種意義上被忽視，導(dǎo)致體育檔案管理缺少依法治理力度。體育檔案管理部門不規(guī)范、不完整、不及時(shí)地收集檔案材料，導(dǎo)致收集到的檔案材料不夠科學(xué)、全面，系統(tǒng)。因?yàn)槿鄙龠m宜檔案應(yīng)用的有效策略、規(guī)制、程序，造成了體育檔案缺少有效應(yīng)用率。

（三）檔案觀念較差，未能夠明確現(xiàn)代化檔案管理的意義。有人提出具備了計(jì)算機(jī)裝置然后進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理，這是片面的，他們不清楚前期的檔案管理事項(xiàng)是進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的突出問(wèn)題，不明確缺少了質(zhì)量較高的檔案數(shù)據(jù)輸入，即使是再好的程序與再先進(jìn)的裝置也是毫無(wú)價(jià)值的，而應(yīng)當(dāng)明確前期處理檔案數(shù)據(jù)是需要手工進(jìn)行的，這項(xiàng)任務(wù)十分繁瑣與艱巨，要求較強(qiáng)的責(zé)任感與時(shí)間觀念才可以實(shí)現(xiàn)，是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，并非一蹴而就。也有的人提出僅僅需要多購(gòu)置先進(jìn)的機(jī)器裝置，就屬于現(xiàn)代化的檔案管理。然而，不少體育檔案管理部門會(huì)閑置很多的計(jì)算機(jī)裝置，有時(shí)僅僅是打字用的，且很少切實(shí)服務(wù)于體育檔案管理。

（四）體育檔案工作者的素質(zhì)比較低。新形勢(shì)下的體育檔案管理要求富有責(zé)任感、素質(zhì)較高、層次較高的專業(yè)技術(shù)工作者來(lái)實(shí)施管理，這樣才可以進(jìn)行現(xiàn)代化的體育檔案管理。然而，當(dāng)今體育檔案管理部門缺少這種人才，他們當(dāng)中的絕大部分并非專門的檔案管理人員，而是一些兼職工作者，在完成自身本職工作之后兼職進(jìn)行檔案管理。為此，這會(huì)導(dǎo)致體育檔案管理缺少時(shí)效性和完整性。

二、現(xiàn)代化體育檔案管理的內(nèi)容

（一）體育檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化。現(xiàn)代化的體育檔案管理過(guò)程是循序漸進(jìn)的，各個(gè)單位務(wù)必根據(jù)相應(yīng)的實(shí)際現(xiàn)狀，在對(duì)先進(jìn)技術(shù)裝置進(jìn)行配置的時(shí)候，堅(jiān)持效益為先的原則，綜合性地探究檔案管理者的素質(zhì)能力、單位檔案管理的實(shí)際現(xiàn)狀、標(biāo)準(zhǔn)化的體育檔案管理，對(duì)方案進(jìn)行科學(xué)地選用，實(shí)現(xiàn)高效地配置。先是現(xiàn)代化的基礎(chǔ)技術(shù)，也就是體現(xiàn)在收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等一系列的環(huán)節(jié)。再者是對(duì)現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)應(yīng)用，也就是體現(xiàn)在體育檔案管理的一系列編纂與檢索上。最后是應(yīng)用現(xiàn)代化的裝置實(shí)現(xiàn)體育檔案的管理，這涵蓋縮微化體育檔案存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)化的體育檔案工作，以及應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)裝置。

（二）組織和法制管理現(xiàn)代化的體育檔案管理?，F(xiàn)代化體育檔案管理的基礎(chǔ)就是組織管理的現(xiàn)代化。組織管理現(xiàn)代化的體育檔案工作就是借助系統(tǒng)工程的方法與理論，為了使體育檔案管理總?cè)蝿?wù)與總目標(biāo)實(shí)現(xiàn)而創(chuàng)建的一種功能結(jié)構(gòu)，并且為了使這個(gè)功能實(shí)現(xiàn)而設(shè)計(jì)的，有著分明職責(zé)、層次多等特點(diǎn)，且在總?cè)蝿?wù)與總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)當(dāng)中實(shí)現(xiàn)最大的效率。而作為體育檔案管理歷史性轉(zhuǎn)移的法制現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。創(chuàng)建立足于《檔案法》的體育檔案法規(guī)體系，以及使體育檔案宏觀調(diào)控健全，妥善地解決發(fā)展與改革的關(guān)系，從而努力促使法制現(xiàn)代化的體育檔案管理實(shí)現(xiàn)。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化的體育檔案管理。以工作指標(biāo)、管理指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)等標(biāo)準(zhǔn)體系對(duì)體育檔案管理的硬件裝置、實(shí)體，組織等管理的規(guī)范與衡量是標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理體系的重點(diǎn)內(nèi)容。技術(shù)指標(biāo)是安全、有序、統(tǒng)一、集中管理檔案實(shí)體；管理指標(biāo)是根據(jù)體育檔案工作的特點(diǎn)和客觀規(guī)律制定的一致性指標(biāo)，而工作指標(biāo)設(shè)置不同崗位與體育檔案機(jī)構(gòu)的指標(biāo)。換言之，在統(tǒng)計(jì)、收集、整理體育檔案以及管理和建設(shè)檔案庫(kù)房的過(guò)程當(dāng)中，需要制定一致性的指標(biāo)。

三、體育檔案管理現(xiàn)代化的策略

（一）在體育檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)。跟傳統(tǒng)意義上的體育檔案管理模式進(jìn)行比較，體育檔案管理的電子化和信息化業(yè)已變成一種發(fā)展方向。跟以往紙質(zhì)的體育檔案進(jìn)行比較，電子檔案可以對(duì)運(yùn)動(dòng)員訓(xùn)練以及體育比賽的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行更加全面、準(zhǔn)確地記錄，并且可以更加方便與快捷地保存電

子化的體育檔案，能夠借助計(jì)算機(jī)在任何的地點(diǎn)與時(shí)間對(duì)所要求的檔案信息進(jìn)行提取，這使得體育檔案信息的應(yīng)用效率大大地提高。為此，強(qiáng)化建設(shè)體育檔案管理系統(tǒng)。在共享系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，體育檔案管理結(jié)構(gòu)能夠強(qiáng)化互相之間的協(xié)作，創(chuàng)建一種健全的體育檔案管理系統(tǒng)，且借助現(xiàn)代化的科學(xué)方法，對(duì)體育檔案的信息進(jìn)行更加有效地應(yīng)用。

（二）技術(shù)與人的統(tǒng)一。正所謂物的現(xiàn)代化僅僅是表面上的，而人的現(xiàn)代化才是深層次上的，而現(xiàn)代化應(yīng)當(dāng)是先人后物。這體現(xiàn)了只有使所有的工作貫徹實(shí)施到人，才可以完成，而少了人，即使是再先進(jìn)的裝置，再理想的管理模式也難以奏效。為此，在制定和實(shí)施規(guī)劃的時(shí)候，務(wù)必重視技術(shù)和人的統(tǒng)一，避免技術(shù)和人的分離，最為根本的是人的技術(shù)素質(zhì)，倘若忽視了掌握技術(shù)的程度，盲目地應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方式與技術(shù)，就難以進(jìn)行現(xiàn)代化的體育檔案管理。

（三）持續(xù)完善體育檔案管理的團(tuán)隊(duì)。重點(diǎn)是培訓(xùn)體育檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力、專業(yè)知識(shí)、綜合素質(zhì)，確保體育檔案管理工作者在工作的過(guò)程中可以結(jié)合有關(guān)的需要實(shí)現(xiàn)自身的工作目標(biāo)，提高工作質(zhì)量，只有如此，才可以順應(yīng)我國(guó)體育事業(yè)發(fā)展的需要。具體而言，應(yīng)當(dāng)搞好下面的一些工作事項(xiàng)：首先應(yīng)當(dāng)對(duì)體育檔案管理工作者實(shí)施專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，以及使培訓(xùn)的方式持續(xù)地豐富，使培訓(xùn)有著非常強(qiáng)的多樣性，進(jìn)而讓檔案管理工作者可以更加有效地學(xué)習(xí)和理解檔案管理的知識(shí)，進(jìn)而推動(dòng)他們?cè)隗w育檔案管理的實(shí)際工作當(dāng)中應(yīng)用理論知識(shí)，推動(dòng)體育檔案管理的持續(xù)健康發(fā)展。再者應(yīng)當(dāng)從職業(yè)道德上要求體育檔案管理工作者，讓他們有著較高的職業(yè)素質(zhì)，重點(diǎn)是更進(jìn)一步提高管理工作者的上進(jìn)心和工作熱情，使管理工作者的責(zé)任觀念增強(qiáng)，讓他們有著強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，并且還應(yīng)當(dāng)更加深入地向體育檔案管理工作者普及體育檔案管理的重大意義，只有如此，才可以更加有效地推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作者保證質(zhì)量地實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。

（四）重視體育檔案管理的組織建設(shè)。對(duì)各類各級(jí)體育檔案室跟各級(jí)體育檔案管理部門的關(guān)系要理順，完善企事業(yè)單位、團(tuán)體、機(jī)關(guān)等機(jī)構(gòu)，創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化、合理化的體育檔案管理制度，可以系統(tǒng)地控制體育檔案的管理組織，以及時(shí)地反饋，從組織上確保體育檔案管理方法與技術(shù)的現(xiàn)代化。首先，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要關(guān)注且從組織上給予保障。對(duì)體育檔案管理理想之處進(jìn)行縱觀，大部分的決策人員從初期就明確現(xiàn)代化體育檔案管理的重大意義，創(chuàng)建和完善跟本機(jī)構(gòu)與本區(qū)域發(fā)展要求一致的體育檔案管理制度與體育檔案管理部門，進(jìn)而從組織上給予很好的保障。在同一機(jī)構(gòu)內(nèi)，可以提高檔案部門的地位，從而推動(dòng)體育檔案管理工作的有序進(jìn)行。其次，物質(zhì)基礎(chǔ)是投入的資金?，F(xiàn)代化體育檔案管理有效進(jìn)行的基礎(chǔ)和前提條件是良好的硬件環(huán)境。在當(dāng)前的信息技術(shù)條件的基礎(chǔ)上，購(gòu)置一部分現(xiàn)代化的辦公裝置，能夠提高工作效率，也保障了理想管理效益的實(shí)現(xiàn)。只有確保上述兩點(diǎn)的真正實(shí)施，才可以由根源上確保理想的現(xiàn)代化體育檔案管理工作的進(jìn)行。

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