馮燕

近年來(lái)，中國(guó)的汽車(chē)市場(chǎng)迎來(lái)了爆發(fā)式的增長(zhǎng)，從2010年開(kāi)始，中國(guó)一躍成為世界規(guī)模第一的汽車(chē)生產(chǎn)國(guó)，成為全球最具活力的汽車(chē)市場(chǎng)之一，全國(guó)各省市先后出臺(tái)了促進(jìn)汽車(chē)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的規(guī)劃，各大汽車(chē)廠商也紛紛跑馬圈地，產(chǎn)能成倍地增長(zhǎng)。這意味著汽車(chē)廠商在迎來(lái)千載難逢的市場(chǎng)機(jī)遇的同時(shí)，也必將面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

本文將通過(guò)對(duì)北京汽車(chē)股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“北京汽車(chē)”）零部件采購(gòu)現(xiàn)狀的分析，運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法來(lái)規(guī)劃和實(shí)施采購(gòu)信息化系統(tǒng)建設(shè)，同時(shí)和大家分享項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中在范圍管理、溝通管理和質(zhì)量管理方面的一些經(jīng)驗(yàn)。

一、北京汽車(chē)零部件采購(gòu)現(xiàn)狀

2010年9月，北京汽車(chē)正式成立，雖然有不少有經(jīng)驗(yàn)、背景的人才加入，但是對(duì)北汽自主品牌來(lái)說(shuō)，從研發(fā)、采購(gòu)到生產(chǎn)的全過(guò)程還是像個(gè)蹣跚學(xué)步的小孩，一點(diǎn)點(diǎn)在摸索中成長(zhǎng)。就零部件采購(gòu)來(lái)說(shuō)，其存在的主要問(wèn)題是：整車(chē)廠以自身利益為中心， 不顧零部件企業(yè)的實(shí)際情況和利益， 用零部件企業(yè)的大量庫(kù)存來(lái)?yè)Q取自身的零庫(kù)存， 并把價(jià)格戰(zhàn)的壓力推向零部件企業(yè)， 導(dǎo)致汽車(chē)行業(yè)整體供應(yīng)鏈競(jìng)爭(zhēng)力減弱；信息溝通的手段和工具落后，主要還是采用傳統(tǒng)方式（ 電話、傳真、信件、E - mail）與供應(yīng)商進(jìn)行信息交流， 使信息不能及時(shí)傳達(dá)， 導(dǎo)致采購(gòu)效率低下， 企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的反應(yīng)速度遲滯， 造成生產(chǎn)與市場(chǎng)的脫節(jié)， 而供應(yīng)商為了適應(yīng)由于信息不暢造成的需求變化， 只得加大庫(kù)存量， 導(dǎo)致流動(dòng)資金占用過(guò)多；零部件定點(diǎn)和開(kāi)發(fā)認(rèn)可進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)管控困難，成本對(duì)標(biāo)與統(tǒng)計(jì)完全靠手工臺(tái)賬處理，人員流失導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息流失，這種狀態(tài)已經(jīng)嚴(yán)重制約了采購(gòu)業(yè)務(wù)的開(kāi)展，尤其是在整車(chē)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的大環(huán)境下，要求規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)流程、提高工作效率、與供應(yīng)商協(xié)同合作、共同發(fā)展的呼聲越來(lái)越高，采購(gòu)信息化管理也就勢(shì)在必行。

二、北京汽車(chē)采購(gòu)信息化系統(tǒng)分階段實(shí)施計(jì)劃

2011年下半年，在北京汽車(chē)各方領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，采購(gòu)中心協(xié)同信息技術(shù)部開(kāi)始規(guī)劃零部件采購(gòu)信息化系統(tǒng)，即SRM（Supplier Relationship Management，供應(yīng)商關(guān)系管理）系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)是一種不斷優(yōu)化供應(yīng)商選擇，縮短采購(gòu)周期，貫徹集中采購(gòu)，并實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商建立和維持長(zhǎng)久、緊密伙伴關(guān)系的管理思想和軟件技術(shù)解決方案。筆者作為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理有幸參與了整個(gè)規(guī)劃和實(shí)施過(guò)程。根據(jù)采購(gòu)實(shí)際業(yè)務(wù)開(kāi)展的緊迫程度，將系統(tǒng)規(guī)劃實(shí)施分成三個(gè)階段進(jìn)行，具體安排見(jiàn)下表。

三、北京汽車(chē)采購(gòu)信息化系實(shí)施過(guò)程的管理模式

1.項(xiàng)目組織類(lèi)型選擇

由于采購(gòu)SRM系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與實(shí)施涉及多個(gè)部門(mén)，如生產(chǎn)部門(mén)、零部件采購(gòu)部門(mén)、供應(yīng)商管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、信息技術(shù)部、軟件開(kāi)發(fā)商等，根據(jù)項(xiàng)目需要每個(gè)部門(mén)需要安排一名關(guān)鍵用戶，對(duì)參與項(xiàng)目的關(guān)鍵用戶的要求是對(duì)部門(mén)業(yè)務(wù)熟悉且表達(dá)能力強(qiáng)，同時(shí)需求調(diào)研階段和測(cè)試階段需要全程參與，其余時(shí)間還是要參與到部門(mén)事務(wù)中去，所以項(xiàng)目的組織類(lèi)型選擇矩陣式管理。矩陣式管理較其他組織結(jié)構(gòu)相比，至少有三大優(yōu)點(diǎn)：一是提高工作效率，由于采用了靈活的組織結(jié)構(gòu)，在資源上進(jìn)行了共享，當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)的時(shí)候，可以馬上調(diào)集與之相匹配的資源，組建跨功能部門(mén)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，提高了團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力，減少了溝通環(huán)節(jié)，加快了信息的共享，提高了反應(yīng)速度，矩陣式管理使各個(gè)部門(mén)的管理聚焦到公司的業(yè)務(wù)發(fā)展上，更加有利于公司的戰(zhàn)略實(shí)施；二是資源得到共享，在矩陣式的組織結(jié)構(gòu)中，各個(gè)部門(mén)的資源得到了共享，使資源得到了充分的利用，減少了以前出現(xiàn)的“忙的忙死，閑的閑死”的情況，根據(jù)研究表明，采用矩陣式的管理模式比采用傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)的管理模式要減少20%的資源；三是更加有利于人才的發(fā)展，采用矩陣式管理模式并不會(huì)影響到人才的晉升通道，而且采用跨部門(mén)的協(xié)作模式，有利于提高員工的綜合能力的培養(yǎng)。矩陣式管理更加有利于人員的團(tuán)隊(duì)合作精神，避免了以前的部門(mén)本位主義。

2.項(xiàng)目的范圍管理

項(xiàng)目范圍是指為了達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)，項(xiàng)目所規(guī)定要完成的工作及過(guò)程。利益相關(guān)方必須在產(chǎn)品方面達(dá)成共識(shí)，也要在如何完成這一項(xiàng)目達(dá)成一致的意見(jiàn)。項(xiàng)目范圍管理是指對(duì)項(xiàng)目包括什么與不包括什么定義與控制的過(guò)程。這個(gè)過(guò)程用于確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)者對(duì)作為項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過(guò)程有一個(gè)共同的理解，簡(jiǎn)單地說(shuō)，項(xiàng)目范圍管理就是為項(xiàng)目劃定一個(gè)界限，劃定哪些方面是屬于項(xiàng)目應(yīng)該做的，哪些是不應(yīng)該包括在項(xiàng)目之內(nèi)的，定義項(xiàng)目的工作邊界，確定項(xiàng)目的目標(biāo)和主要的項(xiàng)目可交付成果。

針對(duì)SRM項(xiàng)目實(shí)施來(lái)說(shuō)，需求調(diào)研階段生成的需求文檔就是對(duì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)范圍的界定，這個(gè)也是整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，一般會(huì)占整個(gè)開(kāi)發(fā)周期三分之一的時(shí)間?！澳サ恫徽`砍柴工”，前期需求越明確，后續(xù)開(kāi)發(fā)返工才會(huì)越少，進(jìn)度才越有保障。否則有可能開(kāi)發(fā)出來(lái)的產(chǎn)品和業(yè)務(wù)部門(mén)想要的內(nèi)容南轅北轍，項(xiàng)目只能以延時(shí)或是失敗告終。需求調(diào)研階段，首先根據(jù)立項(xiàng)報(bào)告中的功能模塊定義，規(guī)定好每個(gè)模塊的調(diào)研時(shí)間，也就是確認(rèn)需求調(diào)研計(jì)劃和參與人員，當(dāng)然時(shí)間是很緊湊的了。然后，我們組織關(guān)鍵用戶和軟件公司開(kāi)發(fā)顧問(wèn)一起進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，每個(gè)人根據(jù)自己業(yè)務(wù)的實(shí)際需要，提出需要哪些功能，業(yè)務(wù)流程應(yīng)該是什么樣的，頁(yè)面該如何展示，審批流程應(yīng)該是什么樣的等等，開(kāi)發(fā)顧問(wèn)會(huì)詳細(xì)記錄這個(gè)需求內(nèi)容，同時(shí)對(duì)討論未決事項(xiàng)確定責(zé)任人，需要找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)明確需求，并生成會(huì)議紀(jì)要下發(fā)再次征詢(xún)意見(jiàn)。討論會(huì)后，需要關(guān)鍵用戶將模塊的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，生成模塊的流程圖。每個(gè)模塊大概都需要三輪需求討論才能定第一稿需求文檔。由于關(guān)鍵用戶一般都是業(yè)務(wù)骨干，但不是部門(mén)經(jīng)理，沒(méi)有決定權(quán)。第一稿確定后，需要集中各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行宣講和征詢(xún)意見(jiàn)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)再次修改后審批完成才能最終定稿。需求文檔必須明確標(biāo)記每個(gè)模塊需要哪些頁(yè)面、頁(yè)面功能和字段有哪些、頁(yè)面功能之間的關(guān)系、權(quán)限的設(shè)定、審批流等詳細(xì)信息。同時(shí)為了以防萬(wàn)一，擔(dān)心開(kāi)發(fā)人員理解有誤，需要軟件開(kāi)發(fā)商根據(jù)需求文檔提供系統(tǒng)界面原型，作為需求調(diào)研階段另一個(gè)交付物，界面原型同樣需要關(guān)鍵用戶和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)才能生效，這也是需求調(diào)研階段的雙保險(xiǎn)，根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，這樣做后續(xù)開(kāi)發(fā)過(guò)程中的分歧會(huì)比較少。

當(dāng)然，再完善的需求也很難避免由于各種原因而出現(xiàn)需求變更或新增需求（范圍變更）的問(wèn)題。針對(duì)需求變化，首先需要提出部門(mén)提交變更申請(qǐng)單，項(xiàng)目組內(nèi)部進(jìn)行綜合評(píng)估，首先判斷這個(gè)需求是否真的有必要體現(xiàn)，如果需要，就要看需求變更對(duì)其他功能的影響，影響有多大；如果該變更不開(kāi)發(fā)將影響其他業(yè)務(wù)流程，那一定要在本期上線前開(kāi)發(fā)完成，否則系統(tǒng)無(wú)法使用。這種情況就需要調(diào)整開(kāi)發(fā)計(jì)劃，形成新的項(xiàng)目計(jì)劃基線。如果該變更是單獨(dú)功能，不影響其他功能的使用，看開(kāi)發(fā)進(jìn)度是否允許，時(shí)間充裕可以上線前開(kāi)發(fā)；否則協(xié)商后可以系統(tǒng)上線后開(kāi)發(fā)，但規(guī)定好具體完成時(shí)間。如果經(jīng)項(xiàng)目組評(píng)估后覺(jué)得功能根本沒(méi)必要體現(xiàn)，需求變更不予實(shí)施。變更申請(qǐng)單需要層級(jí)審批后，由開(kāi)發(fā)經(jīng)理評(píng)估費(fèi)用和時(shí)間進(jìn)度，按計(jì)劃執(zhí)行。變更申請(qǐng)單由信息技術(shù)部存檔，作為項(xiàng)目收尾時(shí)結(jié)算的依據(jù)。

3.項(xiàng)目的溝通模式

項(xiàng)目溝通主要是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與其他組織、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的信息傳遞和理解。項(xiàng)目溝通貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期，在確認(rèn)系統(tǒng)需求階段需要溝通；在項(xiàng)目計(jì)劃階段制定各類(lèi)計(jì)劃時(shí)需要溝通；系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和實(shí)施階段需要溝通；在系統(tǒng)測(cè)試階段需要溝通，以及上線運(yùn)維階段都需要溝通；可見(jiàn)溝通在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要地位，有效的溝通對(duì)項(xiàng)目的成功具有重要的意義。如果溝通不暢，相關(guān)人員不能理解項(xiàng)目經(jīng)理的意圖，無(wú)法做到上傳下達(dá)，最終會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目混亂甚至失敗。另一方面，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及其與外部環(huán)境之間的信息溝通可以使項(xiàng)目組及時(shí)準(zhǔn)確地獲取項(xiàng)目的進(jìn)展情況，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行合理的組織和控制，因?yàn)橹挥幸詼?zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息為依據(jù)，項(xiàng)目組才能做出正確的決策和合理的計(jì)劃。

針對(duì)SRM項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，采用的是輪式溝通渠道模式，就是項(xiàng)目經(jīng)理作為信息中心分別與項(xiàng)目中不同類(lèi)型角色發(fā)生聯(lián)系，集中匯集和傳遞來(lái)自各個(gè)部門(mén)的信息，但是不同角色之間彼此之間不發(fā)生聯(lián)系，只分別掌握本部門(mén)的情況，接受主管人員的指令并反饋信息。溝通的方式主要以書(shū)面溝通的形式，會(huì)議上溝通討論的以會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)，個(gè)別溝通的內(nèi)容以郵件為準(zhǔn)，或是根據(jù)項(xiàng)目要求提交各類(lèi)報(bào)告，這些信息可以長(zhǎng)期保存且信息描述周密、邏輯性強(qiáng)，不容易產(chǎn)生誤解和糾紛。但是缺點(diǎn)是耗費(fèi)的時(shí)間比口頭溝通要多，同時(shí)無(wú)法保證接收者是否能夠正確理解，綜合兩者的優(yōu)缺點(diǎn)，我們最終采用的溝通方式是以書(shū)面溝通為主，口頭和書(shū)面相結(jié)合的方式，每次口頭溝通后會(huì)落實(shí)到文字上雙方認(rèn)可再實(shí)施，保證溝通的有效性。

4.項(xiàng)目的質(zhì)量管理

項(xiàng)目質(zhì)量管理是為滿足項(xiàng)目利益相關(guān)者的需要而開(kāi)展的項(xiàng)目管理活動(dòng)。針對(duì)SRM項(xiàng)目的質(zhì)量管理就是軟件功能測(cè)試，包括單元測(cè)試和集成測(cè)試。由于我們此次合作的軟件開(kāi)發(fā)商沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的測(cè)試團(tuán)隊(duì)，只是開(kāi)發(fā)人員交換測(cè)試，一方面由于時(shí)間進(jìn)度緊而測(cè)試不充分，另一方面對(duì)別人開(kāi)發(fā)的模塊需求不清晰測(cè)不出業(yè)務(wù)流程的正確與否。所以到單元測(cè)試和集成階段，關(guān)鍵用戶就要參與進(jìn)來(lái)，每個(gè)關(guān)鍵用戶測(cè)試自己所熟悉的領(lǐng)域，除了對(duì)頁(yè)面字段功能進(jìn)行驗(yàn)收外，還要對(duì)功能之間的業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)行驗(yàn)證，這樣開(kāi)發(fā)與測(cè)試并行進(jìn)行，有利于保證進(jìn)度。但是從另一方面來(lái)看，我們收到的最初的交付物錯(cuò)誤百出，通過(guò)問(wèn)題清單的形式發(fā)給開(kāi)發(fā)經(jīng)理進(jìn)行修改和再次發(fā)布驗(yàn)證。雖然我們驗(yàn)證的比較充分，但是這樣項(xiàng)目組面對(duì)的工作量就會(huì)成倍的增加。建議以后最好選有專(zhuān)業(yè)測(cè)試團(tuán)隊(duì)的軟件開(kāi)發(fā)商，讓其分擔(dān)項(xiàng)目組的測(cè)試工作量。

四、小結(jié)

最終采購(gòu)信息化系統(tǒng)SRM項(xiàng)目分階段都如期完成，每個(gè)項(xiàng)目上線后都會(huì)進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)分享，讓項(xiàng)目組成員在業(yè)務(wù)能力上能得到很好的提升。有效地運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法和工具對(duì)項(xiàng)目成功實(shí)施至關(guān)重要，但是也要活學(xué)活用。作為一名合格的項(xiàng)目經(jīng)理，是在不斷學(xué)習(xí)中成長(zhǎng)起來(lái)的，要善于從每個(gè)項(xiàng)目中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)才能不斷進(jìn)步。

（作者單位：北京汽車(chē)股份有限公司）