摘 要：我國(guó)近些年來(lái)，生產(chǎn)力大大提高，經(jīng)濟(jì)水平也隨之上升。國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)也在逐步發(fā)展，慢慢向城市化的進(jìn)程靠攏。一系列的經(jīng)濟(jì)變化也引起了另一些變化，比如一些大城市的新興，老城區(qū)的擴(kuò)大還有一些工程的改建等等，隨之而來(lái)的城建檔案的數(shù)量也不斷增多。為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，在城建檔案的儲(chǔ)存和管理方面的要求也變得越來(lái)越高。本文主要總結(jié)歸納了如何正確處理傳統(tǒng)的管理模式與現(xiàn)代化的管理模式以及怎樣實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化的問(wèn)題。最后則是在城市規(guī)劃和建設(shè)、管理方面提出了一些建設(shè)性的建議，使得能夠?yàn)槌鞘械慕?jīng)濟(jì)、社會(huì)以及文化的發(fā)展提供有效的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化管理；檔案管理

城建檔案是城市規(guī)劃以及建設(shè)的重要的支持和保證，并且能夠促進(jìn)城市的建設(shè)和社會(huì)的發(fā)展。目前我國(guó)正逐步呈現(xiàn)城市化，城建檔案的信息量也隨之攀升，為此，檔案管理所負(fù)擔(dān)的壓力也越來(lái)越大。那么更換新的檔案管理模式是我們所能想到的最好的檔案管理方法，也是當(dāng)前形勢(shì)下所必須要做的。數(shù)字化管理能夠全面記錄城建信息，并且與科技掛鉤，更能夠與時(shí)俱進(jìn)。除此之外，它的服務(wù)質(zhì)量也是傳統(tǒng)的管理模式所不能媲美的。

一、使用數(shù)字化城建檔案管理的意義

過(guò)去的城建檔案大部分是依靠人力進(jìn)行信息的分類(lèi)和管理，并且以紙質(zhì)的形式儲(chǔ)存的，存儲(chǔ)起來(lái)需要很大的空間，保存很不方便。此外，大量的城建檔案都是僅僅建立了檔案的分類(lèi)目錄以及全部的宗卷目錄，在查看時(shí)需要找人來(lái)進(jìn)行搜查，進(jìn)而導(dǎo)致調(diào)檔的速度很慢，效率很低。最重要的是，由于檔案儲(chǔ)存的比較分散，要查詢(xún)一些信息時(shí)，必須要靠一大批人來(lái)進(jìn)行查詢(xún)和整理；紙質(zhì)的檔案也比較容易損壞，經(jīng)過(guò)多次的翻閱，有可能會(huì)損失很多重要的信息，尤其是年代久遠(yuǎn)的一些檔案；如果有大的自然災(zāi)害或者是人為的意外發(fā)生，也會(huì)導(dǎo)致檔案的損壞；城建檔案是在規(guī)定的館內(nèi)分類(lèi)存儲(chǔ)的，所以只能本地閱讀，不能遠(yuǎn)程查看，很難實(shí)現(xiàn)資源共享以及信息的交換；城建檔案信息的系統(tǒng)性以及完整性不夠好，因此在廣度和深度上不夠完善。上述一系列問(wèn)題的存在，使得城建檔案的管理面臨很大的困難，相反，數(shù)字化的管理就能很好的解決這些問(wèn)題。主要是因?yàn)槭紫人腔跀?shù)字技術(shù)，其次又是根據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和它的儲(chǔ)存技術(shù)等。在結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了分享資源，也使得檔案信息很好的發(fā)揮它的查詢(xún)以及使用的作用。

二、目前城建檔案管理所面臨的一些問(wèn)題

檔案管理最注重的是它的時(shí)效性，因此在進(jìn)行城建檔案管理時(shí)，我們首先要考慮的也是最關(guān)鍵的問(wèn)題就是時(shí)效性。此外，直接影響它的因素有科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、計(jì)算機(jī)的軟件以及計(jì)算機(jī)的硬件等問(wèn)題。數(shù)字化的城建檔案信息是在物質(zhì)載體的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，也就意味著物質(zhì)載體的性能決定著存儲(chǔ)時(shí)間的長(zhǎng)短。因此在進(jìn)行存儲(chǔ)載體的選擇時(shí)一定要選擇穩(wěn)定性高和使用時(shí)間長(zhǎng)的載體。城建檔案自身的性質(zhì)使得它具有一定的法律價(jià)值。由于數(shù)字化比紙質(zhì)存儲(chǔ)更容易改變，所以在法律價(jià)值上，數(shù)字化的城建檔案的法律價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及傳統(tǒng)化的城建檔案。要想實(shí)現(xiàn)資源的共享，就需要有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，可是現(xiàn)在我們的數(shù)字化城建檔案并沒(méi)有能夠找到一個(gè)統(tǒng)一的方式，進(jìn)而會(huì)對(duì)資源的共享帶來(lái)一定的影響，也使得資源交換的難度上升到另一個(gè)階段。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的城建檔案相比，數(shù)字化的穩(wěn)定儲(chǔ)存需要更高的要求，比如：良好的技術(shù)設(shè)備，嚴(yán)格的環(huán)境條件以及穩(wěn)定性高的存儲(chǔ)載體等。

三、基于數(shù)字化城建檔案的幾點(diǎn)思考

1.規(guī)劃

前期的規(guī)劃對(duì)于城建檔案的數(shù)字化建設(shè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，我們可以想象將全部的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案是多么大的一項(xiàng)工程。只有對(duì)本館的館藏檔案有一定程度的了解以及徹底的調(diào)查才能很好的進(jìn)行數(shù)字化規(guī)劃。在這一過(guò)程中，執(zhí)行人員需要特別認(rèn)真、謹(jǐn)慎，找出工作的重點(diǎn)，按程序辦事，遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，為城建檔案的數(shù)字化做好鋪墊。

2.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化

數(shù)字化的城建檔案之所以要特別強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化，是因?yàn)樗哂匈Y源共享的性質(zhì)，而這一特質(zhì)的發(fā)揮對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的要求是很高的。所以，在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中就需要我們制定一個(gè)完整的制度，主要涵蓋以下內(nèi)容：標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的信息化以及管理標(biāo)準(zhǔn)。所謂前者是指在使用數(shù)字化對(duì)信息進(jìn)行收集、整理以及分類(lèi)時(shí)要嚴(yán)格按照數(shù)字檔案所規(guī)定的格式，還要依照網(wǎng)站的各種相關(guān)規(guī)定。后者則是指標(biāo)準(zhǔn)的接收以及細(xì)目的管理。加強(qiáng)這方面的建設(shè)能夠?yàn)樗囊幌盗械牟僮魈峁┛茖W(xué)的依據(jù)。

3.信息建設(shè)

總的來(lái)說(shuō)，城建檔案的管理還是以計(jì)算機(jī)為主，首先是創(chuàng)建一個(gè)管理系統(tǒng)（需要相應(yīng)的設(shè)備和軟件），之后建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，協(xié)助檔案的管理以及資源的共享。此處，最需要的說(shuō)明的是信息系統(tǒng)的安全性問(wèn)題，需要對(duì)使用者在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)進(jìn)行身份的識(shí)別。避免重要信息被盜走或者非法使用，進(jìn)而保證信息的安全。

4.資源庫(kù)的建設(shè)

信息資源庫(kù)的建立是城建檔案中必不可少的一個(gè)元素，是城建檔案的支柱。主要做的包括目錄數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)以及目錄中心等的建設(shè)。為了凸顯數(shù)字檔案更專(zhuān)業(yè)，我們將會(huì)把重心放在特色資源庫(kù)的建設(shè)上，即將不同專(zhuān)業(yè)、不同類(lèi)型的信息建立專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，使得數(shù)據(jù)庫(kù)的管理更方便，也有利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。

5.提高檔案使用率

城建檔案作為相關(guān)資料的存儲(chǔ)者，除了要記錄一些信息外，還應(yīng)該為使用者提供查詢(xún)、使用的功能，為社會(huì)建設(shè)奉獻(xiàn)自己的力量。數(shù)字化的城建檔案更要能夠滿(mǎn)足不同部門(mén)對(duì)相關(guān)檔案的需求，進(jìn)而提高城建檔案的使用率。

四、總結(jié)

城建檔案的數(shù)字化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，是不可避免要出現(xiàn)的新生事物，它對(duì)于城市的建設(shè)所發(fā)揮的價(jià)值是不可估量的。要做好城建檔案的數(shù)字化就需要檔案管理者在這方面多用一些精力，更加認(rèn)真一點(diǎn)，只有他們這一流程能夠保質(zhì)保量，才使得數(shù)字化的城建檔案具有現(xiàn)實(shí)的意義。與此同時(shí)，需要管理者在檔案建設(shè)過(guò)程中重視檔案信息是否安全，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性是否合格，關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是否完善等等。這樣才能使得數(shù)字化的使用效益大大提高，才能使得檔案管理的工作順利發(fā)展，進(jìn)而為社會(huì)的快速發(fā)展提供更高效的信息服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：

劉錫峰（1973.4～），女，漢族，湖南冷水江人，大專(zhuān)學(xué)歷，館員，現(xiàn)任單位副館長(zhǎng)，主要從事檔案管理工作。