劉莉

[摘 要]企業(yè)的文書資料、基建圖紙、財務(wù)報表、人事檔案、信用憑證等等，都要求要比較完整和真實地保存下來，要為日后的工作需要和解決實際問題提供歷史的證明。檔案管理成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等各項工作規(guī)范性管理的基礎(chǔ)與前提。作為企業(yè)管理工作者，必須充分認(rèn)識到檔案管理工作在企業(yè)生存發(fā)展中具有基礎(chǔ)性作用和保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的重要性。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案；問題；途徑

一、企業(yè)檔案管理存在的問題

1.檔案管理觀念滯后

檔案管理水平的高低決定了檔案作用的發(fā)揮程度。檔案管理水平越高，檔案對企業(yè)經(jīng)營的支撐作用就越大，反之亦然。許多企業(yè)由于管理理念落后，管理制度不健全，在檔案管理上存在著許多問題。

2.對檔案價值重視不夠

公司管理層對檔案工作的重視程度決定著檔案管理水平的高低。管理層對檔案工作重視程度越高，檔案管理水平就越高。管理層對檔案工作重視程度不夠，影響了企業(yè)檔案工作的開展。

3.檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理水平的高低及檔案利用效果的好壞。從事檔案工作的人員少，相對又缺乏檔案專業(yè)管理人員，相互學(xué)習(xí)、相互交流的機(jī)會較少，檔案工作人員缺乏計算機(jī)、圖像、情報、法律等復(fù)合型知識及運用能力，素質(zhì)水平良莠不齊。

二、提高企業(yè)檔案管理水平的路徑

1.規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)首要做好的一項基礎(chǔ)性工作

當(dāng)今世界已進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)和信息時代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是一種重要信息資源，檔案管理工作作為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。首先必須具備完整的硬件設(shè)施，嚴(yán)格按照《檔案法》的明確規(guī)定，以單位具體情況科學(xué)安排檔案室的工作庫房選址，合理分布好辦公、閱覽和庫房三室的位置，并配備好成套必需的辦公用具，為檔案工作的順利開展做好充分的準(zhǔn)備工作。

2.增強(qiáng)做好檔案工作的自覺性，積極拓展檔案信息資源

進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案管理的前提下積極拓展檔案信息資源，這是當(dāng)前檔案管理工作的一個重點。目前，單位的檔案管理是將平時上級下發(fā)的收文、公司內(nèi)部發(fā)文和簽報分別收集，于當(dāng)年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分類以件裝訂保存，內(nèi)容是簡單地將行政、黨群、人事、經(jīng)營管理、綜合業(yè)務(wù)管理制度多方面的集中起來，基本處在檔案管理的初級保管階段。檔案人員要通過檔案專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)和考察外地先進(jìn)檔案館，系統(tǒng)地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進(jìn)行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，對檔案管理的各項具體工作要有了進(jìn)一步的了解和把握。要全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，明確了日后管理檔案工作的發(fā)展方向。檔案管理人員要充分認(rèn)識到，要將檔案管理工作做細(xì)做實，首先要制定一個工作計劃安排收集資料、歸檔工作具體時間，定時向各科室各部門收集相關(guān)文件，盡可能齊全完整，并要做到隨收隨歸，方便平時查找，提高工作效率和檔案資料的質(zhì)量。同時，要著力完善檔案類目的編排和存放工作，從細(xì)處做起，保護(hù)好檔案和便于今后利用檔案，為解決企業(yè)發(fā)展所需各項問題發(fā)揮余力。

3.自覺提高業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)新形勢下檔案工作的新要求

努力提高檔案人員自身專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項檔案制度，制定相關(guān)管理制度，這是新形勢下檔案管理工作的基本要求。檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。要經(jīng)常舉辦各類培訓(xùn)，要讓檔案員深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法，來自于所探究的如何針對企業(yè)特點構(gòu)建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。要讓檔案員深知參加檔案培訓(xùn)的目的，就是要把理論知識應(yīng)用到實踐中去。如何能學(xué)以致用，是當(dāng)前應(yīng)該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。必須要求每個檔案員都要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底和較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識，提高認(rèn)識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎(chǔ)；二是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

4.建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范化開展

檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作規(guī)范化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。一是將檔案管理制度正式納入企業(yè)管理制度，明確管理檔案的部門或人員；二是建立健全公司檔案工作各項制度，依據(jù)制度對有關(guān)部門進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全；三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入企業(yè)管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。而要將檔案管理工作納入企業(yè)管理程序，納入企業(yè)各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。即部門檔案的管理工作做到：納入工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

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