楊欣等

摘要：為實(shí)現(xiàn)平臺辦公室信息管理的自動化，提高管理人員的工作效率，采用ASP.NET和SQL Server數(shù)據(jù)庫技術(shù)設(shè)計(jì)“江蘇省農(nóng)業(yè)種質(zhì)資源平臺辦公室信息管理系統(tǒng)”，用以輔助存儲、管理平臺辦公室信息資源。主要介紹該系統(tǒng)的架構(gòu)、功能設(shè)計(jì)等內(nèi)容，并詳細(xì)描述信息管理系統(tǒng)的工作流程。

關(guān)鍵詞：信息管理系統(tǒng)；文檔管理；資源；SQL Server；平臺

中圖分類號： S126；TP393.027+.3文獻(xiàn)標(biāo)志碼： A文章編號：1002-1302（2015）09-0461-03

通信作者：顏偉，碩士，研究員。E-mail：yanw9@hotmail.com。江蘇省農(nóng)業(yè)種質(zhì)資源保護(hù)與利用平臺是經(jīng)江蘇省科學(xué)技術(shù)廳批準(zhǔn)成立，依托江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院、江蘇省林業(yè)科學(xué)研究院、江蘇省淡水水產(chǎn)研究所共同參與組建的一個非獨(dú)立法人的種質(zhì)資源共享服務(wù)機(jī)構(gòu)，主要從事農(nóng)業(yè)種質(zhì)資源的收集、保存、評價和創(chuàng)新研究，同時開展優(yōu)異資源、信息的共享服務(wù)，為我省農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科研提供基礎(chǔ)支撐，是我省首批重點(diǎn)建設(shè)的七大科技基礎(chǔ)條件平臺之一。

平臺辦公室自成立以來，逐漸積累了數(shù)量龐大、電子形式與實(shí)物形式并存的文件資料[1]。由于文件數(shù)量大、種類多，對保護(hù)好一些重要文件極為不便，一旦出現(xiàn)文件管理人員的流動，文件查找與重新整理需要浪費(fèi)大量的人力、物力[2]。面對文件信息逐年急劇增長，平臺辦公室對于文件存儲的要求也越來越高，如何有效地存儲、獲取文件信息，已成為當(dāng)前實(shí)際工作亟需解決的問題[3]。本研究旨在設(shè)計(jì)一套基于ASP.NET技術(shù)B/S模式的文件信息管理系統(tǒng)，以輔助存儲、管理平臺辦公室信息資源，有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供完整的材料和數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)平臺辦公室信息管理的自動化，減輕管理人員的工作量。

1系統(tǒng)架構(gòu)

本系統(tǒng)采用B/S（Browser/Server）3層體系結(jié)構(gòu)，包括表示層、功能層和數(shù)據(jù)服務(wù)層（圖1）[4]。采用靈活的設(shè)計(jì)方式、流行的瀏覽器方式，所有用戶不需安裝額外軟件，只需和上網(wǎng)一樣打開瀏覽器即可方便地查詢、借閱檔案文件，便于操作和維護(hù)[2]。

2系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

江蘇省農(nóng)業(yè)種質(zhì)資源平臺辦公室信息管理系統(tǒng)主要包括

文檔管理、固定資產(chǎn)管理、人員管理和系統(tǒng)管理4大模塊（圖2）。

2.1文檔管理

文檔管理模塊主要負(fù)責(zé)管理江蘇省農(nóng)業(yè)種質(zhì)資源平臺辦公室日常工作中的所有文檔資料信息，實(shí)現(xiàn)各種實(shí)物文檔、電子文檔的錄入、編輯、檢索、借閱等功能。文檔管理模塊是本系統(tǒng)的核心模塊，其中可以劃分為分類管理、文檔錄入、文檔編輯、文檔組織、文檔檢索和文檔借閱等子功能模塊。

2.1.1分類管理分類管理模塊負(fù)責(zé)管理文檔的類別如文本文檔、聲像文檔等，系統(tǒng)支持根據(jù)平臺辦公室的工作要求創(chuàng)建新的文檔類別或者修改已有文檔類別。

2.1.2文檔錄入文檔錄入模塊主要用來將實(shí)物文檔和電子文檔相關(guān)信息錄入到本系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)文檔內(nèi)容的信息化管理。種質(zhì)資源平臺辦公室日常工作中涉及到的相關(guān)實(shí)物文檔保存在各辦公室文件柜中，通常包括文件、通知、票據(jù)等紙質(zhì)文檔及光盤等，系統(tǒng)中可錄入文件名稱、時間、文檔分類、發(fā)文單位、文件存放位置、管理人員等基本信息，方便后續(xù)檢索和借閱。對于重要或者常用的紙質(zhì)實(shí)物文檔，可以掃描上傳，并可進(jìn)行OCR識別轉(zhuǎn)換為可編輯的電子文檔，同時在系統(tǒng)中可保存實(shí)物文檔和對應(yīng)電子文檔的關(guān)聯(lián)關(guān)系，在后續(xù)查詢某實(shí)物文檔時，既可以獲得文檔存放位置的信息，也可以下載掃描的電子文檔或OCR識別后的可編輯文檔。對于純電子文檔，錄入時填寫名稱、日期、文檔分類、發(fā)文單位、摘要等基本信息，并上傳所有相關(guān)的文件附件。

2.1.3文檔編輯文檔編輯模塊實(shí)現(xiàn)對已錄入文檔進(jìn)行修改、刪除等操作，支持修改文檔的基本信息，添加文檔新版本，

修改和重新上傳文檔，刪除無用的文檔等。

2.1.4文檔組織文檔組織功能實(shí)現(xiàn)按項(xiàng)目或任務(wù)方式來組織文檔信息，針對日常工作中的某一項(xiàng)目、會議等，在系統(tǒng)中建立一個專題，專題內(nèi)可以關(guān)聯(lián)各種電子文檔、實(shí)物文檔，將系統(tǒng)中各類文檔信息有效地聚合和關(guān)聯(lián)起來，提升文檔的組織管理效率。

2.1.5文檔檢索文檔檢索模塊主要用于管理員或普通用戶輸入各種組合查詢條件來檢索所需要的文檔，系統(tǒng)支持根據(jù)關(guān)鍵詞、文檔類型、發(fā)文時間、發(fā)文單位等字段進(jìn)行單項(xiàng)檢索和組合檢索，支持對文件的基本信息和附件進(jìn)行全面的搜索。例如，檢索“平臺2013—2014年度種質(zhì)資源庫（圃）績效考核結(jié)果的報告”電子文檔，可輸入關(guān)鍵詞“平臺庫（圃）績效考核”、文檔類型為“電子文檔”進(jìn)行檢索。系統(tǒng)支持對檢索到的電子文檔可瀏覽其基本信息，并支持對文檔附件的在線預(yù)覽。

2.1.6文檔借閱該模塊用來實(shí)現(xiàn)辦公室文檔的借閱功能，包括實(shí)物文檔和電子文檔的借閱。普通用戶可使用文檔檢索模塊查詢所需要的文檔并提交借閱申請。管理員可登錄到系統(tǒng)中處理審批申請，審批通過后，用戶可至平臺辦公室領(lǐng)取相應(yīng)的實(shí)物文檔，或者通過本系統(tǒng)在線瀏覽和下載相應(yīng)的電子文檔。系統(tǒng)中能記錄并管理文檔的借閱狀態(tài)和相關(guān)借閱歷史記錄。實(shí)物文檔使用完畢，用戶將所借文檔歸還至平臺辦公室，管理員在系統(tǒng)中結(jié)束借閱流程。

2.2固定資產(chǎn)管理

固定資產(chǎn)管理模塊主要實(shí)現(xiàn)平臺重要固定資產(chǎn)的信息管理，包括類別管理、固定資產(chǎn)錄入和編輯、固定資產(chǎn)檢索等功能。

2.2.1固定資產(chǎn)類別管理固定資產(chǎn)主要分為辦公家具、實(shí)驗(yàn)家具、儀器設(shè)備等類別，支持在系統(tǒng)中維護(hù)固定資產(chǎn)類別，新增或者修改類別信息。

2.2.2固定資產(chǎn)錄入和編輯系統(tǒng)支持對固定資產(chǎn)進(jìn)行信息錄入，包括固定資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)編號、購買日期、資產(chǎn)類別、規(guī)格型號、配置說明、使用人、存放地點(diǎn)、資產(chǎn)狀態(tài)等信息。系統(tǒng)支持編輯已有資產(chǎn)的相關(guān)信息，修改資產(chǎn)狀態(tài)等，并保存相關(guān)歷史記錄。endprint

2.2.3固定資產(chǎn)檢索系統(tǒng)支持對固定資產(chǎn)按照各種查詢條件進(jìn)行單項(xiàng)或者組合檢索，支持按資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)編號、使用人、資產(chǎn)狀態(tài)、關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，并瀏覽查詢結(jié)果。

2.3人員管理

人員管理模塊主要包括人員類別、人員檔案、聘用合同和人才培養(yǎng)管理等功能，實(shí)現(xiàn)平臺辦公室相關(guān)工作人員的信息管理。系統(tǒng)支持配置人員類別，如在編人員、人事代理人員、臨時人員等，各類人員中又可細(xì)分為科研、管理等子類別。支持錄入各類工作人員的檔案信息、聘用合同信息和人才培養(yǎng)信息，并可按關(guān)鍵詞、姓名、年份等字段實(shí)現(xiàn)信息檢索。

2.4系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理模塊主要包括用戶管理、角色和權(quán)限管理、系統(tǒng)幫助、系統(tǒng)日志等功能。用戶管理模塊支持創(chuàng)建管理員和普通用戶賬號，供平臺相關(guān)人員登錄和使用本系統(tǒng)。權(quán)限和角色管理模塊支持設(shè)定用戶角色和對應(yīng)的權(quán)限，管理員具有文檔錄入、借閱審批等高級權(quán)限，一般普通用戶只有文檔檢索和瀏覽公開文檔的權(quán)限。系統(tǒng)幫助模塊包含本系統(tǒng)的相關(guān)操作說明。系統(tǒng)日志模塊記錄系統(tǒng)中所有關(guān)鍵性的歷史操作日志。

3系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

3.1文檔錄入流程

文檔錄入是實(shí)現(xiàn)文檔信息化管理的前提條件，本系統(tǒng)中管理員錄入文檔流程見圖3。

3.1.1電子文檔的錄入管理員進(jìn)入文檔管理中的文檔錄入模塊，選擇“新建電子文檔”，輸入電子文檔的各項(xiàng)字段信息，包括文檔名稱、文檔類別、發(fā)文單位、發(fā)文日期、作者姓名、文件保密狀態(tài)等基礎(chǔ)信息；錄入完成基本信息后，可通過瀏覽

器上傳所有相關(guān)附件；錄入完成保存，系統(tǒng)能自動生成相應(yīng)的文檔編號，實(shí)現(xiàn)完整的電子文檔錄入流程。

3.1.2實(shí)物文檔的錄入管理員選擇“新建實(shí)物文檔”，輸入實(shí)物文檔的各項(xiàng)信息，除名稱、類別、發(fā)文單位、保密狀態(tài)等基本信息字段外，還需要輸入實(shí)物文檔的保存位置和保管人。管理員可根據(jù)具體文檔的需要決定是否要關(guān)聯(lián)錄入電子文檔，如果需要可掃描生成相應(yīng)的電子文檔，并可選擇進(jìn)行OCR識別；相應(yīng)工作完成，可在系統(tǒng)中新建對應(yīng)的電子文檔記錄，保存實(shí)物文檔和電子文檔之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，方便后續(xù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)檢索。

3.2文檔檢索和借閱流程

文檔檢索和借閱是系統(tǒng)中最常見的應(yīng)用場景，隨著種質(zhì)資源平臺辦公室工作的開展，日常相關(guān)的文檔越來越多，也就會經(jīng)常檢索或查找資料。本系統(tǒng)對文檔建立了強(qiáng)大的信息管理功能，給文檔檢索和借閱瀏覽帶來非常大的便利（圖4）。

3.2.1實(shí)物文檔的檢索、借閱、審批、領(lǐng)用和歸還用戶在系統(tǒng)中輸入各種組合查詢條件進(jìn)行文檔檢索，找到所需的實(shí)物文檔。如果文檔當(dāng)前未被其他用戶借閱，用戶可在系統(tǒng)中提交借閱申請并等待審批結(jié)果。管理員用戶查看系統(tǒng)中的所有借閱申請并進(jìn)行審批，審批通過，用戶可查看到具體的審批結(jié)果，如果審批不通過，可看到拒絕原因；如果審批通過，則可看到文檔位置并找管理員獲取指定的實(shí)物文檔。用戶使用完畢歸還實(shí)物文檔，管理員記錄歸還信息，結(jié)束借閱流程。

3.2.2電子文檔的檢索、借閱、審批對于公開的電子文檔，用戶檢索后可直接在線瀏覽或下載；對于保密的電子文檔，用戶檢索后需要提交借閱申請并等待審批結(jié)果，管理員審批通

過后用戶即可在系統(tǒng)中查看電子文檔的完整信息，可在線瀏覽或者下載所有文檔附件。對于實(shí)物文檔和電子文檔，系統(tǒng)中能保存所有相關(guān)的借閱、查看和下載歷史記錄。

4總結(jié)

江蘇省農(nóng)業(yè)種質(zhì)資源平臺辦公室信息管理系統(tǒng)的建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)平臺辦公室信息資源的有序化，其強(qiáng)大的文檔檢索功能可解決紙質(zhì)文檔查找難、利用率低等問題，使信息文檔得以科學(xué)、規(guī)范的管理，極大地提高平臺辦公室的管理工作效率。同時，本研究對于其他農(nóng)業(yè)辦公信息化管理也具有較高的參考和應(yīng)用推廣價值。

參考文獻(xiàn)：

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