何微

摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為檔案部門最為常見的工作工具和管理手段。檔案信息以它所獨(dú)具的最直接、最真實(shí)、最原始的特點(diǎn)區(qū)別于其它信息，從而在信息領(lǐng)域有其特殊的地位。本文首先對當(dāng)前檔案管理信息化的現(xiàn)狀及發(fā)展進(jìn)行了初步的分析，然后針對檔案信息化的應(yīng)用提出了電子文件的管理方法，最后結(jié)合實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，探討了檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)采取的具體措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)信息化；措施

檔案是組織、機(jī)關(guān)、企業(yè)在社會(huì)活動(dòng)之中形成的具有保存性價(jià)值的音像、圖表、文字或者其他形式載體的歷史性記錄，它是一種非常重要的信息資源。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制不斷的完善與社會(huì)信息化的加快，深入對自身企業(yè)科技技術(shù)水平的了解，經(jīng)濟(jì)市場需求的了解，是一個(gè)企業(yè)占領(lǐng)市場，參與競爭的一個(gè)必要手段。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理，是為一個(gè)企業(yè)提供更好發(fā)展的動(dòng)力所在。對于無論任何一個(gè)組織來說，檔案管理都是一項(xiàng)非常重要的工作。而伴隨著當(dāng)今時(shí)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化的管理技術(shù)也逐漸的應(yīng)用到檔案管理之中。由于現(xiàn)在社會(huì)高節(jié)奏的生活速度，使網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理變得特別重要。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，其基礎(chǔ)工作就是實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的重要作用，首先要改變在過去以手工編寫各種檢索目錄的傳統(tǒng)模式，盡快使手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過渡；了解和掌握計(jì)算機(jī)的功能和作用；應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理館藏檔案；建立現(xiàn)代模式的檔案數(shù)據(jù)庫。

1 網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理的開發(fā)應(yīng)用

將網(wǎng)絡(luò)信息化更好的應(yīng)用在檔案管理中，就必須要利用相關(guān)配套的設(shè)施才可以進(jìn)行，所以，對配套設(shè)施的分析是十分重要的，這里就對網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理開發(fā)所應(yīng)用的管理媒介做一個(gè)簡要的討論。

1.1 有效管理系統(tǒng)軟硬件

在將網(wǎng)絡(luò)信息化的管理技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中時(shí)，軟硬件的配套設(shè)施是不可以缺少的。主要軟硬件都包括了：計(jì)算機(jī)基本軟件和硬件與各種類的輔助設(shè)備，例如存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、高安全系統(tǒng)、路由器、交換機(jī)、通信子網(wǎng)和寬帶等。一個(gè)企業(yè)可以依照自己部門和行業(yè)的特點(diǎn)開發(fā)一款適合自身企業(yè)并且實(shí)用的檔案管理相關(guān)軟件。因?yàn)闄n案管理體系中的軟硬件是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理的一個(gè)基礎(chǔ)，所以將各種配置設(shè)備進(jìn)行完善是進(jìn)行信息化檔案管理之前的重中之重。

1.2 高素質(zhì)管理人才的培養(yǎng)

由于成功將網(wǎng)絡(luò)信息化應(yīng)用在檔案管理中是一個(gè)難度比較大的工作，因此使檔案管理的人員有所欠缺。然而對于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理來說，單一人員管理的結(jié)構(gòu)已經(jīng)滿足不了網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理的要求。在進(jìn)行此項(xiàng)工作時(shí)需要對大量信息進(jìn)行處理和研究分析的工作人員，而且還需要有數(shù)據(jù)庫維護(hù)與軟硬件管理的人才。另外對進(jìn)行檔案管理人員的素質(zhì)要求也是非常高的。所以一個(gè)企業(yè)可以成立一支專門進(jìn)行檔案管理的高素質(zhì)人才隊(duì)伍，使檔案管理的作用在網(wǎng)絡(luò)信息化的形式下能夠得到最大效果的發(fā)揮。

2 網(wǎng)絡(luò)信息化應(yīng)用于檔案管理時(shí)存在的問題以及解決辦法

網(wǎng)路信息化應(yīng)用于檔案管理實(shí)際上是將文件存儲(chǔ)在光磁介質(zhì)之中，并且其存在的形式是一種數(shù)字代碼，它需要依靠相關(guān)電腦的軟硬件系統(tǒng)和存儲(chǔ)介質(zhì)才能擁有生命力。所以這種檔案管理方式不僅受到任務(wù)操作影響還受到了許多自然因素的影響。此外，在利用電子數(shù)據(jù)保存資料的時(shí)候，電子數(shù)據(jù)對操作以及設(shè)備具有很高的依賴性。所以應(yīng)用電子文件進(jìn)行資料保存時(shí)必須要注意資料的安全。在將網(wǎng)絡(luò)信息化的技術(shù)應(yīng)用在檔案管理時(shí)，還存在著很多安全隱患問題方面。一方面是在利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)一定會(huì)用到網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)，而一旦有網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵就可能會(huì)使資料被盜用或者受到損壞，而且這種入侵是隱蔽、突發(fā)的，令人防不勝防。另一方面是在設(shè)備和數(shù)據(jù)載體出現(xiàn)物力故障時(shí)，可能會(huì)損害到原有文件，危及到資料的正常運(yùn)行。所以利用這一技術(shù)進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，也會(huì)增加管理的難度。

為了避免上述一些問題的出現(xiàn)，有效保證資料安全性，在管理時(shí)一定要做好殺毒軟件安裝和防火墻處理，與此同時(shí)要定期對電腦進(jìn)行殺毒，要防止病毒的入侵。在對于設(shè)備技術(shù)故障還有物理故障時(shí)，管理人員必須在管理時(shí)定期對設(shè)備和數(shù)據(jù)載體進(jìn)行詳細(xì)檢查，避免故障發(fā)生只夠所造成的不可挽回局面。此外，在利用網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)行檔案管理時(shí)的網(wǎng)絡(luò)一般比較小，但是還應(yīng)該對保密方面的工作加強(qiáng)管理，在管理人員對檔案進(jìn)行管理的時(shí)候要制定一個(gè)全面的管理制度，使網(wǎng)絡(luò)信息化管理技術(shù)應(yīng)用于方案管理的時(shí)候可以依靠一定的制度進(jìn)行管理。防止一系列人為原因?qū)е碌钠茐?。可以利用設(shè)置系統(tǒng)密碼的方式對網(wǎng)絡(luò)檔案信息進(jìn)行有效管理，想要進(jìn)入系統(tǒng)就需要一個(gè)身份驗(yàn)證的過程，有效預(yù)防對資料蓄意破壞的人進(jìn)入。

3 檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

3.1 加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

根據(jù)檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案（如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案）進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。

3.2 從穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型

保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的。檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合人才；提高整支隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)進(jìn)行知識(shí)更新，適應(yīng)對外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競爭機(jī)制，克服人的惰性，充分發(fā)揮入的主觀能動(dòng)性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；建立激勵(lì)機(jī)制，合理設(shè)置崗位。工作科學(xué)量化，體現(xiàn)一個(gè)單位內(nèi)工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創(chuàng)造性充分發(fā)揮。

3.3 從提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理

檔案工作要圍繞部門的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識(shí)“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息共享、共建的目的。對此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包容性。

實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理是一個(gè)具有艱難挑戰(zhàn)性工作，是當(dāng)今社會(huì)信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的一個(gè)客觀要求，這種發(fā)展趨勢是不可阻撓的。隨著當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷全球化的發(fā)展，檔案管理的資源共享程度也隨之增加，這將是一個(gè)企業(yè)創(chuàng)造更高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展，所以將網(wǎng)絡(luò)信息化應(yīng)用于檔案管理是當(dāng)今社會(huì)的一個(gè)發(fā)展的趨勢。檔案信息化建設(shè)，要以檔案信息資源為核心，以網(wǎng)絡(luò)化管理為基礎(chǔ)，依托各地政務(wù)信息網(wǎng)，加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加大文檔一體化、館室一體化管理的推進(jìn)力度，加速完成各級(jí)綜合檔案館文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)任務(wù)，為檔案信息化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和條件。檔案信息化建設(shè)應(yīng)從基礎(chǔ)做起，以實(shí)際需要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是不可阻擋的趨勢，看一個(gè)地區(qū)和行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)被人們逐漸的重視，將網(wǎng)絡(luò)信息化應(yīng)用于檔案管理中的工作是十分重要的，能夠更有利于為人民，為建設(shè)經(jīng)濟(jì)型社會(huì)服務(wù)。