徐行有

摘 要：新形勢(shì)是指事物發(fā)展新的態(tài)勢(shì)，在新形勢(shì)下，無論從哪個(gè)層面考量，檔案信息化的推進(jìn)都勢(shì)在必行。檔案工作者如何從被動(dòng)服務(wù)者轉(zhuǎn)為直接參與者，如何做好檔案信息化的推進(jìn)工作，是新形勢(shì)下企業(yè)檔案工作面臨的重要課題。本文從企業(yè)檔案信息化的必要性檔案信息化建設(shè)的實(shí)施要點(diǎn)兩方面進(jìn)行了分析，對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)具有積極意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；信息化；建設(shè)

企業(yè)信息化是目前企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的一個(gè)重要內(nèi)容，而企業(yè)檔案信息化正是企業(yè)信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。所謂企業(yè)檔案信息化，是指企業(yè)在檔案管理活動(dòng)中，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)企業(yè)所有檔案信息資源進(jìn)行有效采集、直至提供利用的全程管理，其覆蓋了企業(yè)信息流管理的全部內(nèi)容。檔案部門作為企業(yè)信息收集、整理、保管和傳遞的中心，在大力實(shí)施信息化建設(shè)的今天，必須抓住機(jī)遇，加快檔案信息化建設(shè)步伐，這是企業(yè)檔案工作發(fā)展的方向。

1 企業(yè)檔案信息化的必要性

1.1 企業(yè)檔案信息化是企業(yè)全局信息化發(fā)展的需要

現(xiàn)代企業(yè)的科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理都完全依賴于各應(yīng)用信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換，企業(yè)信息化為企業(yè)各項(xiàng)決策提供了可靠的信息和數(shù)據(jù)支持，使企業(yè)資源得到合理配置。目前企業(yè)信息化的主要應(yīng)用系統(tǒng)有：MES 執(zhí)行制造管理系統(tǒng)，項(xiàng)目管理系統(tǒng)，人才資源管理系統(tǒng)，ERP 應(yīng)用系統(tǒng)等，企業(yè)的研發(fā)、采購、生產(chǎn)、加工、銷售等各環(huán)節(jié)都依賴于各種數(shù)據(jù)的提取和使用，其中檔案信息是企業(yè)科研開發(fā)、生產(chǎn)運(yùn)營中最可靠、最直接的數(shù)據(jù)信息。因此，檔案信息化的推進(jìn)對(duì)企業(yè)的科研生產(chǎn)和運(yùn)營發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

1.2 企業(yè)檔案信息化是企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)交互的需要

隨著企業(yè)信息化的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)營基本上是建立在應(yīng)用系統(tǒng)之上，各應(yīng)用系統(tǒng)會(huì)產(chǎn)生不同的數(shù)據(jù)，如工藝CAPP 數(shù)據(jù)、PDM 數(shù)據(jù)、檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、公文管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、ERP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)、門戶系統(tǒng)數(shù)據(jù)、保密管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)及其數(shù)據(jù)交換成為現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營的重要支撐。在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，信息技術(shù)飛速發(fā)展，企業(yè)信息化也隨著科技和企業(yè)科研生產(chǎn)的需求不斷推進(jìn)。檔案信息化也應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的浪潮，否則，檔案管理系統(tǒng)將會(huì)因?yàn)闊o法與企業(yè)其他信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的交換而變成信息孤島[1]。

1.3 企業(yè)檔案信息化是企業(yè)科研生產(chǎn)對(duì)于數(shù)據(jù)的需求

1.數(shù)據(jù)量發(fā)生質(zhì)變。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)自身業(yè)務(wù)流程的擴(kuò)展，企業(yè)產(chǎn)生的檔案數(shù)量極速增加；同時(shí)，隨著企業(yè)科研、生產(chǎn)等各環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)的加快，各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案數(shù)量也在極速增加。2.數(shù)據(jù)形式發(fā)生變化。隨著三維仿真設(shè)計(jì)在各行業(yè)中的廣泛應(yīng)用，大量的三維數(shù)據(jù)成為企業(yè)歸檔文件的重要組成部分。三維數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式和利用形式都不同于傳統(tǒng)的二維數(shù)據(jù)的管理方式。3.載體形式發(fā)生變化。隨著信息技術(shù)的普及，檔案載體由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式向各種磁介質(zhì)、光介質(zhì)等新型載體轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)產(chǎn)生的各種新載體檔案的管理需求。

2 檔案信息化建設(shè)的實(shí)施要點(diǎn)

2.1 統(tǒng)一目標(biāo)，明確而行

企業(yè)檔案信息化工作任重而道遠(yuǎn)，這就要求從領(lǐng)導(dǎo)層、管理層開始，將其納入到企業(yè)信息化的整體規(guī)劃之中，堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、檔案信息化與企業(yè)信息化建設(shè)同步實(shí)施的原則。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)為：以信息化規(guī)劃為指導(dǎo)，結(jié)合檔案專業(yè)特點(diǎn)，立足于規(guī)范管理和提高效率，依托先進(jìn)的信息技術(shù)，注重信息、業(yè)務(wù)和系統(tǒng)的集成，建立檔案目錄中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置及信息共享，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平。這一目標(biāo)也可形象地概括為：檔案資源數(shù)字化、檔案信息結(jié)構(gòu)化、數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化、信息利用全員化[2]。

2.2 統(tǒng)籌規(guī)劃，分步推進(jìn)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)既然是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，那就應(yīng)該在目標(biāo)明確后做好統(tǒng)籌規(guī)劃，而總體規(guī)劃的制定，必須服從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，要根據(jù)本企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和檔案信息化建設(shè)的客觀規(guī)律，制定出符合企業(yè)自身實(shí)際又切實(shí)可行的檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，繼而制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、措施、要求，突出重點(diǎn)，分層推進(jìn)，分步實(shí)施，確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的有序進(jìn)行。這種規(guī)劃方式在檔案信息化建設(shè)過程中體現(xiàn)出了一定的優(yōu)勢(shì)，有了統(tǒng)一的實(shí)施規(guī)劃，統(tǒng)一的制度保障，統(tǒng)一的技術(shù)支持，檔案信息化建設(shè)開展起來就比較順利。同時(shí)這種集中分級(jí)的管理模式也避免了資源的重復(fù)開發(fā)和浪費(fèi)，節(jié)省了投資，提高了效率[3]。因此，企業(yè)在規(guī)劃檔案信息化建設(shè)時(shí)應(yīng)從全公司角度通盤考慮，根據(jù)全公司的整體情況，做好系統(tǒng)需求及軟硬件配置的設(shè)計(jì)和有關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)的制定，具體實(shí)施時(shí)則可根據(jù)自身實(shí)際，采取合理適用、經(jīng)濟(jì)可行的實(shí)施方案。

2.3 基于技術(shù)，創(chuàng)新管理

從表層看，企業(yè)檔案信息化是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用實(shí)施過程，然而究其實(shí)質(zhì)，則是一種復(fù)雜的融合了現(xiàn)代管理學(xué)思想的管理實(shí)施過程，其驗(yàn)證的唯一標(biāo)準(zhǔn)就是其實(shí)施后的成效。要保證企業(yè)檔案信息化實(shí)施后的成效，就要在實(shí)施過程中讓信息技術(shù)和信息管理“比翼雙飛”，技術(shù)是手段，管理創(chuàng)新是關(guān)鍵。企業(yè)檔案信息化建設(shè)要雙管齊下，一方面利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，減少工作量，提高工作效率；另一方面，不斷創(chuàng)新思路，接受新事物，將有效的檔案管理方式與先進(jìn)的信息相結(jié)合，使其發(fā)揮最大效用。

2.4 注重管理，完善制度

凡事有法可依則通，有章可循則達(dá)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)也應(yīng)遵循這個(gè)準(zhǔn)則，以此建立一套完善的企業(yè)信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。在遵循國家相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實(shí)際，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，著力開展檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作。堅(jiān)持從管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)三個(gè)層面上系統(tǒng)規(guī)劃檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，先后在公司層面制訂多個(gè)制度體系文件，建立一套行之有效的檔案管理制度和規(guī)范。這些規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建立，優(yōu)化了檔案工作流程，有力地保障了檔案信息化建設(shè)的有序開展[4]。

2.5 正確處理高效利用和安全保密的關(guān)系

檔案信息系統(tǒng)在提供多方位、多角度、快捷、準(zhǔn)確的用戶服務(wù)，滿足各類利用需求的同時(shí)，決不可忽視安全保密問題，檔案信息對(duì)安全保密有嚴(yán)格的要求，有相當(dāng)一部分檔案信息是需要控制使用權(quán)限的。因此，檔案信息化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全，其中包括檔案實(shí)體安全和電子信息安全兩部分。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體安全可通過加強(qiáng)檔案實(shí)體流動(dòng)過程的監(jiān)控管理予以保證；而電子信息的安全則必須針對(duì)電子信息的特點(diǎn)和不安全因素建立信息安全機(jī)制，通過加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，使系統(tǒng)及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

3 結(jié)束語

大型企業(yè)的檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其涉及的范圍廣、牽涉的前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)多、數(shù)據(jù)量大并且數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，在開展檔案信息化建設(shè)之前，應(yīng)針對(duì)自身企業(yè)的實(shí)際情況、信息化建設(shè)的程度，進(jìn)行深入的調(diào)查、分析和科學(xué)的論證，制定出檔案信息化發(fā)展的總體框架、規(guī)劃、具體措施、技術(shù)支撐、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及組織實(shí)施，使檔案信息化建設(shè)能夠規(guī)范、有序、快速地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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