胡曉敏

（江西應(yīng)用工程職業(yè)學(xué)院,江西 萍鄉(xiāng) 337042）

EXCEL 處理軟件是由美國微軟公司研發(fā)的辦公自動化軟件。筆者在本文中對該軟件在辦公自動化中的有效運用進行深入的探討。

1 Office Excel 軟件在辦公自動化的高效管理作用

該款辦公軟件可以實現(xiàn)對表格中的數(shù)據(jù)運用公式、函數(shù)等進行復(fù)雜的運算，讓我們從繁瑣的數(shù)據(jù)中解放出來?？梢宰尡砀竦墓δ芎同F(xiàn)實的需求相適應(yīng)，該軟件會對數(shù)字型、文本型、日期型等進行自動的劃分。對表格編輯操作也很便捷，插入或者刪除行、列、單元格等很隨意?？梢詫ζ渲械淖煮w大小、顏色等進行修飾性的編輯。它的編輯功能非常靈活、實用。這些優(yōu)點的存在大大的增加了工作的效率和質(zhì)量。

2 EXCEL 辦公軟件的應(yīng)用價值

（1）鏈接性。有的企業(yè)下屬單位比較多，分布的區(qū)域也比較廣泛，資料、數(shù)據(jù)、文獻的傳遞不方便。如果使用EXCEL軟件進行辦公，把企業(yè)中各個部門、分支機構(gòu)、下屬企業(yè)使用局域網(wǎng)連接在一起，就可以形成一個虛擬的集中化辦公場所。

（2）溝通性。由EXCEL 軟件形成的辦公平臺可以對數(shù)據(jù)信息進行很好的交流和共享,就和郵件發(fā)送與接收一樣方便。把有用的信息快速的傳遞給需要者，這讓辦公更為輕松。

（3）協(xié)同性。所謂的協(xié)同性指網(wǎng)絡(luò)辦公中主要是工作管理，通過網(wǎng)絡(luò)辦公有效的組織人員、信息、數(shù)據(jù)的安排，有目的的進行處理，檢索、轉(zhuǎn)換等相關(guān)資料。

（4）監(jiān)控性。讓協(xié)同工作得到有效保證的是監(jiān)控，協(xié)同組織者可以對數(shù)據(jù)進行有針對性的查看、分析。對工作的流程和狀態(tài)進行有效的監(jiān)督和控制。

3 EXCEL 辦公軟件運算分析能力

（1）對用戶、對象進行數(shù)據(jù)匯總。一個或者多個單元格以及運算符組成了EXCEL的公式。可以說這款辦公軟件非常的好學(xué)，很容易上手，運算功能讓我們的運算操作更加的方便、快捷。讓我們從繁瑣的運算中解放出來，大大的提高了工作的速度和效率。

（2）EXCEL 函數(shù)的運用。EXCEL的函數(shù)具有很強大的運算功能，在相關(guān)函數(shù)中運算的公式具有廣泛性、科學(xué)性系統(tǒng)性的特點，可以讓我們對各種繁瑣的運算工作進行方便、快捷的處理。在Excel系統(tǒng)中已經(jīng)預(yù)設(shè)了相關(guān)的公式，參數(shù)就是函數(shù)計算的值，語法就是計算的規(guī)則，可以在編輯欄中對函數(shù)積極性輸入，同時還能在對話框中進行輸入。

（3）EXCEL 函數(shù)的常用格式。SUM()是其常用的格式，要是對運算數(shù)據(jù)進行直接的求和：只需要在單元格中輸入“SUM（1，2，3）”，然后敲擊回車鍵就可以得出運算的結(jié)果。要是單元格不連續(xù)其求和方式為“= SUM（A2，C5，B3）”，對連續(xù)的表格中求和公式為“=SUM（B1：B7）”然后再進行按回車鍵就可以得到最終的運算結(jié)果。不管是那種版本的EXCEL，它本身都帶有完善的運算函數(shù)，具有非常強大的運算功能。對諸如財務(wù)等之類需要進行大量數(shù)據(jù)運算的工作可以有效的提高其工作效率。

4 EXCEL 的數(shù)據(jù)處理能力

（1）數(shù)據(jù)排序。EXCEL對數(shù)據(jù)進行排列的方式有兩種：降序、升序。一般我們會選用數(shù)字的大小進行排序，對序號、工號、成績、工資等信息進行有順序的排列。排列文本的時候可以以拼音字母或者筆畫數(shù)進行排列，通常是對名稱、部門、家庭住址等其它文本信息進行排序，可以把信息相近、內(nèi)容差不多的信息歸在一起，集中起來，便于查閱。

（2）數(shù)據(jù)篩選。對數(shù)據(jù)進行篩選的時候，可以隱藏暫時不需要的數(shù)據(jù)、記錄等，顯示的數(shù)據(jù)都是我們需要的，大大提高了針對性。在信息管理的過程中這個管理非常的重要，我們可以對條件進行設(shè)定，然后對設(shè)定的條件執(zhí)行相關(guān)的操作，然后對符合操作條件的信息進行顯示。

（3）分類匯總。在管理信息的時候，一般需要進行分類匯總、總數(shù)、統(tǒng)計工作等，那么該軟件中的分類匯總工作就會讓你如魚得水，快速的完成各項工作。

5 EXCEL 的應(yīng)用意義

應(yīng)用EXCEL 表格，在節(jié)省了工作時間的同時還提升了工作的效率，如在進行工作量信息表制作的時候利用EXCEL 表格進行，統(tǒng)計每個月的信息。包括輸入數(shù)據(jù)、公式、填充等等。該軟件的功能非常的完善，完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作也只是需要幾分鐘的時間，更重要的是信息統(tǒng)計的層次性比較強。讓人觀看了非常的清晰、明了，和其它辦公自動化設(shè)備、軟件一起使用，讓工作的效率大為提升。如企業(yè)、單位對年工作量進行統(tǒng)計并分析的時候，可以高效、準(zhǔn)確的完成工作的各項部署。同時，對一些具較多生產(chǎn)過程、財政支出管理流動性較大的企業(yè)、單位，Excel的使用可以使相應(yīng)的生產(chǎn)環(huán)節(jié)比較繁瑣的過程記錄、數(shù)據(jù)分析等變得簡單、準(zhǔn)確。一般情況下，使用WPS、Word會出現(xiàn)不兼容的現(xiàn)象，但是該軟件卻沒有這些煩惱，不會給工作由于不兼容帶來不必要的麻煩，Excel軟件的使用，讓數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作快而準(zhǔn)確。比較適合單位中財務(wù)統(tǒng)計、報表分析、業(yè)務(wù)往來等領(lǐng)域，同時也讓需要大量數(shù)據(jù)分析的企業(yè)得到滿足。

6 結(jié)束語

總而言之，實用、快捷、方便是Office Excel辦公軟件的強大之處。在企業(yè)中熟練的運用該軟件可以讓辦公管理取得較大的突破。因此這就要求企業(yè)按照相關(guān)的需求進行該辦公自動化軟件的實用，可以達到事半功倍的效果。

[1]劉平.Excel在辦公中的高級應(yīng)用初探[J].電腦知識與技術(shù),2010(27).

[2]屈國忠.Excel自動篩選與高級篩選用法辨析[J].職業(yè),2010(26).